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viernes 25 de junio del 2021
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Automatización de la fuerza de ventas en NetSuite – 2da parte

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Trabajando con Prospectos (Leads)

Como representante de ventas, usted es responsable de trabajar con leads que le han sido asignados o que usted mismo ha creado. Su rol es iniciar contactos con los prospectos, desarrollar relaciones, y comenzar a calificar estos prospectos como prospectos potenciales, aquellos que han expresado interés en los productos o servicios ofrecidos.

La gestión de leads involucra muchas llamadas telefónicas, y actividades que cultivan la relación entre usted y los prospectos con los cuales esta trabajando. NetSuite soporta el proceso de gestión de leads por lo que le permite capturar todos los contactos y actividades directamente en el registro del lead. Estos contactos y actividades seguirán siendo accesibles no sólo durante el proceso de gestión del lead sino a través de todo el ciclo de vida del prospecto a cliente.

Una vez identificada una oportunidad con el lead, puede crear una oportunidad asociada directamente con el lead y a su vez, convertir el lead en un prospecto calificado o si usted no usa la funcionalidad de oportunidades en NetSuite, puede manualmente convertir el lead en un prospecto calificado.

Cuando se crea el lead en NetSuite queda en estado lead-New el cual esta asociado con una probabilidad del 0% de que el lead se convierta en cliente en esta fase del proceso. Esta información no impacta los reportes de pronósticos. Si el lead no esta interesado en los productos o servicios en el registro de estado se cambia por lead –dead. Cuando comienza a trabajar con los lead se inician operaciones como creación de contactos en donde se ingresa información como nombre, apellidos, número telefónico, dirección de correo electrónico y otra información relevante acerca del contacto. Adicionalmente trabajar con lead requiere manejar muchas actividades tales como tareas, eventos, y llamadas telefónicas.

Como buena practica para los representantes de ventas que están usando NetSuite mientras trabaja con leads se recomienda crear una consulta que despliegue todos los leads asignados a usted y publique estos en su página de inicio (home) o tablero de control.

Diagrama de flujo de la gestión de Leads

Es un típico flujo de trabajo de la gestión de Leads que realizan los representantes de ventas.

El primer paso del proceso es seleccionar o registrar el lead. Acá se recomienda tener definidas las búsquedas avanzadas (ver explicación más adelante) y el Quik Add (ver explicación más adelante) y colocarlos en el home o tablero de control, ya que le permite seleccionar de forma rápida el lead para trabajar y utilizar la funcionalidad de adicionar o ver directamente desde el tablero de control. También puede filtrar los lead que tiene asignados el representante de ventas.

Note que usted puede crear nuevos contactos y actividades tales como llamadas telefónicas, eventos, tareas para el registro del lead

Como representante de ventas su próxima responsabilidad es calificar el lead. Calificar el lead involucra hacer contactos, presentarse, hacer llamadas, o programar reuniones en persona, en esta etapa igual se crean contactos y actividades. Cuando se califica un lead su meta es determinar el nivel de interés que demuestra el lead por los productos y/o servicios. Si el lead demuestra un genuino interés en sus productos y servicios, entonces debe cambiar el estado del lead, de lead-new a lead-qualified, usted quizás en esta etapa programe un seguimiento de llamadas y reuniones. Ahora si los leads no están interesados en los productos o servicios usted puede cambiar el estado del lead de lead-new a lead-dead. NetSuite provee medidas de cuantos leads son nuevos, cuantos se convirtieron en lead-qualified y cuantos lead-dead existen utilizando los KPI.

Ahora cuando los lead demuestran interés y cambian el estado del lead a lead-qualified usted comienza  a trabajar con el lead para identificar alguna oportunidad de que el lead nos compre los productos o servicios.

Si más tarde identifica que no hay oportunidad con el lead usted puede cambiar el estado a lead–dead. Si una oportunidad existe usted puede crear una oportunidad en su cuenta desde el registro del lead resultando en la conversión automática de un lead a prospecto, en donde cambia automáticamente el estado de lead-qualified to prospect-qualified esto solo ocurre si utiliza la funcionalidad de oportunidad en su cuenta. Usar la funcionalidad de oportunidades es recomendable como mejores practicas dentro del ciclo de vida del lead to customer. De todas formas NetSuite reconoce que no todas las organizaciones implementan la gestión de oportunidades. Pero no se preocupe que si usted no utiliza la funcionalidad de oportunidad en su cuenta puede cambiar el estado del lead a prospect de forma manual.

Búsquedas Avanzadas

La creación de búsquedas avanzadas le permite al usuario realizar consultas con filtros de información de agilizando su trabajo ya que la información la tiene a la mano según sus necesidades.

Para el caso concreto de leads, es conveniente tener la información de cuales son los lead-qualified. Para esto se crea una búsqueda avanzada.

Se ingresa por la tarjeta de leads-relationship-leads-search, en donde se despliega la pantalla indicada abajo. En la tarjeta de Standard se indican los filtros, en este ejemplo estamos filtrando por el campo de Status y el criterio son los lead-qualified. Al salvar esta búsqueda solo nos mostrará los lead que cumplan este criterio. Después de finalizada la creación de la consulta, se puede salvar en el home o tablero de control del usuario, es decir que cuando ingrese a NetSuite esta información será vista a su ingreso. El usuario puede personalizar la información que desea ver en el home o en el tablero de control, esto lo realiza utilizando la opción Customize this page.

Las consultas se pueden cambiar en cualquier momento, depende del trabajo que este realizando cada día.

Creación de la búsqueda

Tipos de filtros

Ejemplo de home con lead – qualified

Con la funcionalidad Quick Add puede adicionar leads de forma rápida y eficiente, solamente pide información clave para poder crear el lead. Más adelante puede complementar la información. La mejor práctica es realizarlo desde el home o tablero de control.

Quick Add

Cambio de información sin entrar al registro

Se puede cambiar información como número telefónico, email y otros campos directamente desde el tablero de control, sin tener que entrar a cada registro. Adicionalmente puede crear desde este sitio nuevas tareas, editar o ver la información de cada uno de los registros.

Creación de información desde el lead en el home

En el mismo tablero de control se puede desplegar la información  de las llamadas telefónicas y las tareas que se están programando para llevar a cabo con los leads. NetSuite provee flexibilidad en la personalización de su tablero de control de acuerdo con sus necesidades.

Phone calls – Task desde el Home

Cambio de estado de los lead

En la tarjeta de Leads se puede cambiar el estado del lead si es un lead-qualified o lead-dead. Los usuarios pueden crear a través de la opción Customer status list diferentes estados y la probabilidad que estos tendrían asignada. Es decir por defecto existe lead – new, lead qualified y lead-dead pero si se considera necesario se puede adicionar un estado nuevo diferente a los anteriores y su porcentaje de probabilidad de que en esa fase se pueda convertir en cliente.

Información que maneja el lead

También existe la opción de crear los leads directamente desde la tarjeta de lead, en la tarjeta general se ingresa información del lead como nombre de la compañía, número telefónico, número de fax, la dirección web de la compañía. etc. Se pueden crear contactos y actividades, dentro de actividades se pueden programar llamadas telefónicas, nuevos eventos como reuniones, conferencias. Todas estas actividades que se programan el usuario las puede ver en su calendario.

Creación de oportunidades

Para crear oportunidades desde el registro de lead, se selecciona la tarjeta Sales y luego New Opportunity. La página de manejo de oportunidades se despliega, en la parte inferior se seleccionan los ítems sobre los cuales esta interesado el lead. Al crear la oportunidad cambia el estado a Prospect–Qualified con una probabilidad del 10% de que el prospecto se convierta en cliente.  Esto es importante ya que impacta directamente en los reporte de forecast. El manejo de oportunidades se detallará en un próximo documento.

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