Cómo manejo mi calendario desde NetSuite – Parte 2

Continuando con el manejo de calendarios desde NetSuite, hoy vamos a explicar como se manejan los eventos y cual es su alcance.

Usted puede crear nuevos eventos y editar los que existen directamente desde la lista de eventos o acceder a través del calendario.

Un evento puede ser una cita, reunión, o cualquier actividad que toma tiempo llevarla a cabo y sobre la cual desea llevar control. Cada evento se muestra en el calendario después de ser creado.

Puede invitar a otra persona o a un grupo de personas al evento. Cuando invita puede enviar un correo con los detalles del evento. Si las personas que usted invita trabajan con usted el evento aparece en el calendario de NetSuite.

En su página principal de NetSuite, los eventos aparecen el día del evento o puede ver los próximos eventos.

El programador de eventos es conveniente cuando programa un evento para un grupo. Desde su calendario, puede hacer cambios o borrar eventos que usted ya tiene creados.

Cuando crea eventos se maneja información como:

Nombre del evento Sitio en donde se realizará Fecha, si es todo el día o si es a determinadas horas Si quiere que este evento reserve tiempo durante el día o no Tipo de recordatorio que desea manejar, existen tres tipos: ninguno, a través de email o directamente en el Browser

Ejemplo de Browser

Cada cuanto desea que le recuerde la actividad a realizar El evento maneja tres estados: completed, confirmed, tentative El evento se puede dejar public, private o shows as busy Cuenta con espacio alida sipara detallar el evento Se indican los asistentes al evento los cuales pueden ser notificados por emial. Al seleccionar al asistente el sistema valida si esta disponible para el día y la hora en que se esta programando el evento.

Creación de evento

La persona que recibe la invitación al evento puede aceptar el evento, aceptar el evento y anexar respuesta, declinar la invitación o declinar la invitación y enviar una respuesta. También puede entrar y revisar en detalle la información del evento. En el email enviado aparece toda la información del evento. Este email se envía automáticamente al momento de salvar el evento, siempre y cuando indique que se quiere notificar al asistente a través de un email en caso contrario no lo envía.

Envío de email

Si el usuario registra un evento para el día en que ya estaba programado otro evento, el sistema muestra que no puede realizar el evento e indica con cual entra en conflicto.

Evento en conflicto

Se pueden adicionar los recursos los cuales previamente deben ser definidos, como pueden ser sala del curso o reunión, computadores, tableros, proyector, etc. en donde el sistema valida si esta disponible o no.

Disponibilidad de recursos

Se puede definir con que periodicidad o recurrencia se realiza el evento. Se pueden armar grupos de personas como por ejemplo el grupo de ventas, de planeación, de mercadeo, etc. e invitar al grupo. Puede invitar a personas como prospectos, proveedores, etc. Se pueden crear eventos como privados y solo los puede visualizar el organizador y las personas invitadas.