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viernes 29 de marzo del 2024
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La comunicación en los equipos de trabajo a larga distancia

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Los últimos años de mi desarrollo profesional han sido en actividades donde deba comunicarme con mis jefes fuera del país, donde debes combinar administración del tiempo, un buen ejercicio de liderazgo pero sobre todo una excelente comunicación.

Este articulo decidí escribirlo en esa línea compartiéndote las actividades y operaciones que en lo personal me han funcionado en mis actividades durante el día.

Como parte de este crecimiento una de las herramientas que hace posible la correcta administración del tiempo es llevar una agenda de actividades diaria, verificar los asuntos pendientes, enviar tantos correos sean necesarios, de cada asunto a tratar; un tip al respecto es no trates varios asuntos en un mismo correo, posteriormente los archivaras y no sabrás en que carpeta haya quedado la información o juntaras asuntos que quizá no tengan nada que ver uno con otro.

Dentro de la agenda vale la pena incluir todos los pendientes que se vengan a la mente incluso personales, en muchas ocasiones son los que se olvidan. Cumpleaños de alguien importante en tu vida, hijos, padres, hermanos, reuniones sociales, eventos en las escuelas de los hijos, pagos, etc. Todo, todo es importante para recordar.

Una vez que revisaste al inicio del día tu agenda, puedes solicitar a tu jefe inmediato evalúe si los asuntos que para ti fueron urgentes lo son también para el área de trabajo. Estableciendo en conjunto prioridades comunes. En ese momento si tienes algún asunto personal que debas informarle coméntalo, vivimos con seres humanos y nunca debemos olvidar ese aspecto en nuestra relación laboral. Si necesitaras tomar algunas horas para atender esos eventos podrías indicarlo. Llegando así al cumplimiento de los objetivos y negociando las actividades que deban atenderse de forma inmediata.

La adecuada comunicacióntiene un papel primordial, sobre todo cuando existen de por medio factores diversos que complican la relación; por ejemplo durante el tiempo de primavera cuando aun no cambia el horario llega a existir diferencia hasta de dos horas entre una oficina y otra; cuando en Atlanta son ya las 16:00 y es horario de salida, en la oficina de Querétaro son las 14:00 y es tiempo de ir a comer. Si se quedaron pendientes hasta esta hora seguramente ya  no se atenderán en forma conjunta, sino, hasta el día siguiente.

Cabe destacar que “mientras mejor se conozca a los compañeros de trabajo, mejor se les comprende y mientras mejor se les comprende mejor se trabaja”. El trabajo a distancia tiene sus propias ventajas y desventajas; una ventaja es que si logras identificar el carácter de tu jefe, lo que más le inquieta, sus prioridades, etc. ; te será más fácil llegar a acuerdos que optimicen la relación laboral. Podrás distribuir tu tiempo en la forma en que mejor te convenga; finalmente no esta checandote, no lo tienes en la oficina revisando que haces, a donde vas, a que hora llegas. Una característica que deberás desarrollar entonces es la Responsabilidad, basada en el respeto y la confianza.

 

Deberás crear conciencia de la importancia de tu trabajo, el cumplimiento de tus propios objetivos que al cabo del día debería ir muy relacionados con los objetivos de la compañía.

Una desventaja es que si no logras una efectiva comunicación se crean conflictos de interpretaciones, por lo que un tip al respecto es cuestionar cualquier situación que no te quede clara, preguntar tantas veces sea necesario. Documentar de forma suficiente cada aclaración solicitada; es decir anexar toda la información que consideres puede necesitarse para atender el asunto. Recordemos que la otra persona no se encuentra físicamente en el lugar, ni tiene las herramientas necesarias para tomar alguna decisión. En estas condiciones el correo electrónico y el teléfono son los instrumentos ideales;  pero si no ha quedado clara alguna situación no hay que dudar en hacer una llamada telefónica de inmediato; aun que esta dure en varias ocasiones mas de 30 minutos.

Por lo general hay visitas de control a la oficina una vez al mes, en donde el trabajo cotidiano se intensifica ya que no solo será necesario atender las operaciones diarias, sino, a los invitados que vienen con el jefe. En estos días es donde se puede evaluar que tan eficaz ha sido el trabajo del resto del mes. Ya que cargado de un estrés adicional se tendrán que liberar pendientes, comentar situaciones fuera de lo común, aclarar dudas, solicitudes especiales; en fin. Nuevamente se debe aprovechar el tiempo en que se tendrá contacto con el jefe; si esto no ocurre seguramente tendrá que esperarse hasta la próxima visita, en un mes aproximadamente.

Finalmente este tipo de relación laboral permite desarrollar la habilidad de organización de prioridades, comunicación efectiva, correcto uso de correo, teléfono, integración con el equipo de trabajo.

¿Cual es la importancia  de formar entonces equipos ideales?. Primero es necesario saber que se forma parte de la institución, que el trabajo que cada uno realiza es importante, que se forma parte de un engrane donde cada actividad tiene su propia importancia y a su vez será  motor para otras actividades.

Dentro de estos equipos de trabajo no existe el “no puedo”, se tratan de buscar posibles soluciones, otras personas que puedan ayudar a resolver el asunto, asesores externos, cursos de capacitación, etc.

Una vez que se han cumplido las metas se inicia a trabajar en nuevas metas, recordando que siempre hay algo nuevo y mejor que hacer. Es importante trabajar en conjunto revisando las actividades que se han quedado rezagadas y comunicando a los involucrados para que den posibles soluciones.

Una vez detectados algunos errores, hay que atenderlos de inmediato, tratando de identificar la posible causa, no para señalar culpables sino para en un futuro no repetirlo. Este tipo de quipos se propone cada vez objetivos más altos, “si se pudo lograr una vez, seguramente se podrá lograr de nuevo”.

Quiero compartirles que no ha sido fácil, este tipo de trabajo me ha dejado grandes satisfacciones sobre todo el aprender cosas nuevas cada día, la firme convicción de que es posible mejorar, el espíritu de implementar cosas que mejoren las operaciones cotidianas. Pero sobretodo la grata satisfacción que con una buena comunicación todo se puede lograr, basta tener la confianza y seguridad de que el trabajo bien realizado abre la puerta en cualquier circunstancia.

UNIVA QUERETARO

SANDRA LUZ HIDALGO DIAZ

DESARROLLO GRUPAL

MAESTRIA EN DESARROLLO ORGANIZACIONAL Y HUMANO.

 

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Sandy Hidalgo

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