¿Son las Hojas de Cálculo la Mejor Herramienta para Administrar su Negocio? – Parte 2

Tener una compañía fuera de dimensión ya sea por exceso o por defecto trae consigo consecuencias desagradables, este desbalanceo no se puede solucionar simplemente fabricando inventarios para almacenar debido a los altos costos que conlleva administrar dichos inventarios (almacenamiento, obsolescencia, alistamientos, etc.).

El objetivo es nivelar la oferta con la demanda futura de los productos y simultáneamente disminuir los costos asociados a la administración del inventario, en otras palabras aumentar el nivel de servicio disminuyendo el inventario, un pronóstico adecuado contribuye a alcanzar estos objetivos y tener un sistema productivo bajo control.

Limitaciones al Pronosticar con Hojas de Cálculo

Actualmente muchas compañías pasaron de elaborar el pronóstico de forma manual (lápiz y papel) a la elaboración del pronóstico en hojas de cálculo electrónicas. Al introducir estas hojas de cálculo en el proceso de pronostico se introducen también los factores de riesgo asociados al uso de esta herramienta (tendencia al error, dificultad de mantenimiento y sub optimización de los resultados), las fallas en el uso de esta herramienta se ven reflejadas en los resultados que a su vez se ven reflejados en un pobre desempeño de los recursos.

Es de anotar que el desarrollo de un sofisticado algoritmo de pronóstico en una hoja de cálculo implica un gran esfuerzo, tiempo y conocimiento. Cuando la demanda real no corresponde a lo pronosticado, los analistas buscan respuestas en los algoritmos y en los eventos que tuvieron lugar, entonces a posteriori se trata de ajustar de forma manual las celdas de la hoja de cálculo para forzar el resultado. Sin control, estos ajustes no garantizan que el rango de celdas este actualizado en futuros análisis y en estas circunstancias lo que realmente se está haciendo es remendar un síntoma en lugar de resolver el problema.

La exactitud del pronóstico se ve altamente beneficiada por el esfuerzo conjunto de toda la cadena de suministro, sin embargo el hecho de que haya múltiples actores que administran la información en un sin número de hojas de cálculo independientes, hace demasiado compleja la consolidación de dicha información y queda en evidencia las limitaciones de las hojas de cálculo como herramienta de apoyo para el proceso.

La mejor manera de Pronosticar la Demanda

Basado en un estudio realizado en un gran número de corporaciones en Estados Unidos, Sanders y Mandrotdeterminaron que una mayoría aplastante de estas compañías utilizan hojas de cálculo como su software de pronóstico. Este estudio también concluye que el uso de software especializado en pronósticos obtiene mejores resultados que las hojas de cálculo, debido a que son documentados, controlados, probados, auditados, producen resultados que se pueden replicar y en general han sido diseñados para resolver muchos de los problemas reportados en las hojas de cálculo. El uso adecuado de mecanismos de retroalimentación y colaboración aumentan la precisión del pronóstico; en esta área se encuentran soluciones exitosas como los VMI (Vendor Managed Inventory) y CPFR (Continues Planning Forecasting Replinishment) dichas soluciones le permite a los usuarios de la cadena de suministro conectarse electrónicamente y compartir información en tiempo real, logrando mejorar los niveles de inventario en toda la cadena de suministro.

No es claro por qué las compañías evitan la implementación de tecnologías probadas; lo que sí es claro es que aquellas compañías que han adoptado un proceso de pronóstico formal apoyado en una herramienta especializada, obtienen una mejor información para tomar mejores decisiones, y lograr una ventaja competitiva.

De acuerdo con un comunicado de 2007 de American Air Filter International, esta compañía ha incrementado el nivel de exactitud en el pronóstico al pasar de un 60% a un 90%, gracias a que ahora utiliza una solución especializada en el proceso de pronóstico.

En conclusión el proceso de pronóstico es demasiado crítico, como para correr el riesgo de soportarlo en una herramienta no especializada que no ofrezca la funcionalidad necesaria para poder tomar decisiones acertadas.

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