La administración del Tiempo en el Proyecto

Fernando Vazquez redactor de la Sección "Monumento al Pm desconocido" del Blog Lider de Proyecto escribe este interesante artículo sobre la administración del tiempo en el Proyecto.

En una ocasión me invitaron a participar en un curso sobre liderazgo en el que los instructores serían el director de capacitación para Latinoamérica y el director de capacitación para Europa, África y el Este medio dentro de nuestra compañía. Ellos eran de nacionalidad mexicana e inglesa respectivamente. Ambos directores eran muy diestros en el área de liderazgo y técnicas de capacitación.

El plan del curso estaba muy bien construido y nos fue comunicado al inicio del primer día. Los directores se habían organizado para cubrir los temas alternando sus intervenciones, es decir, un tema lo cubría uno de ellos y otro tema el otro y así sucesivamente. A la hora de la comida del primer día me di cuenta de que la agenda no estaba siendo cubierta de acuerdo al plan y como buen Project Manager empecé a preguntarme ¿cómo le harían para terminar a tiempo?, ¿recortarían el alcance del curso (proyecto)? Desde luego que no había la opción de fast track ni de utilizar la técnica de crashing del cronograma, ¿como le harían?.

Más aún, con ánimo de dar con la causa raíz del problema me puse a pensar, ¿que provocó ese retraso de tiempo? Dado que no era mí proyecto no me había puesto a pensar en eso, pero me pareció interesante. Me puse a observar el desempeño de ambos directores con más detalle y pude observar como el instructor de nacionalidad inglesa cumplía cabalmente con todos sus compromisos de tiempo sin menoscabo de calidad. Por otro lado, el instructor mexicano era muy cálido y anecdótico, pero siempre y subrayo siempre terminaba a destiempo. Incluso, en ocasiones en que el instructor inglés estaba en su exposición, el mexicano interrumpía para aclarar algún punto que no tenía ningún sentido aclarar, entorpeciendo así el progreso del curso.

Por favor no me malinterpreten, yo soy mexicano y de ninguna manera “malinchista”, simplemente quiero dar fe de mis observaciones.

Al final del primer día pude observar que algunos de los temas que estaban planeados no se cubrieron en la capacitación y pensé que probablemente se cubrirían el segundo día, sin embargo no fue así, los directores recurrieron a un recorte del alcance de su proyecto y a sacrificar la calidad de algunos entregables para cumplir con la restricción de tiempo que ellos mismos se provocaron.

¿No les ha pasado algo parecido en sus proyectos?

El segundo día de capacitación, cerca del final del día me acerqué al instructor de Inglaterra quien parecía preocupado y le pregunté que ocurría y desesperado  me comentó que el mes anterior dieron ese mismo curso en Jamaica y que no entendía por qué en México las cosas llevaban mucho más tiempo. Más allá de concentrarme en la efectividad de los conferencistas o en criticar sus prácticas me quiero concentrar en el tema del tiempo.

Muchas ocasiones he asistido a conferencias en que se habla de administración del tiempo, nosotros mismos hemos usado el término que, a final de cuentas, es un término errado. No es posible administrar el tiempo, es un intangible que no podemos detener o poner más aquí y menos allá. Lo que podemos hacer es administrar nuestras actividades a través del tiempo, administrarnos a nosotros mismos.

Cuando se nos delega la responsabilidad de ser el líder del proyecto, automáticamente nos están delegando responsabilidad sobre diversos aspectos, pero uno de los más importantes es el tiempo.

El líder de proyectos necesita ser puntual, es una de sus banderas, una de sus armas, es una de sus responsabilidades  y uno de los factores por el cual es calificado. No veo a un líder de proyectos llegando tarde a una reunión de trabajo ni saliendo tarde de una junta. No veo a un líder de proyecto haciendo perder el tiempo a su equipo en largas, mal planeadas o impuntuales juntas. Estuve en una compañía en donde el tiempo parecía un recurso ilimitado: infinidad de juntas y pocos acuerdos, todos llegaban tarde y aun esperábamos a que todos estuvieran en la reunión. En una ocasión, un gerente de servicio a clientes entrando a una junta que yo había organizado me dijo “¡Qué bueno que te veo, ¿por qué no está funcionando este módulo del sistema? Mi gente entra, da click y ¡sólo recibe información equivocada!…” puedo escribir 100 líneas más acerca de sus comentarios, todos llegaron a la junta y este individuo continuaba hablando, lo hizo por 20 minutos hasta que terminó diciendo “¿eh? ¡Explícame! ¡No entiendo por qué ocurre eso!”. Debo confesar que me sacó de mis cabales. Yo era un líder de proyecto experimentado en el área técnica, pero inexperto tratando con gente y mi primer respuesta fue “Gilberto, ¿cómo quieres entender hablando? Si te callaras y me escucharas podría explicarte qué es lo que está pasando”. Todos los asistentes se rieron a carcajadas porque conocían la costumbre de acaparar reuniones de este gerente (cuyo nombre real desde luego que he cambiado). No me enorgullezco de mi respuesta, pero logré mi objetivo.

El líder de proyectos es el dueño del tiempo del proyecto, debe ser agresivo e inflexible con él. Con esto no quiero decir que no debe dar lugar a cosas importantes como un tiempo para dar gracias o para hacer “team building”, pero aún estas son actividades del proyecto que deben estar planeadas o tener algún grado de improvisación controlado. Un funcionario, el dueño del proyecto o un ejecutivo de alto nivel no pueden acaparar el tiempo del proyecto porque tal derecho (o poder) se le otorgó al líder del proyecto (mediante el Project Charter) para administrarlo adecuadamente. Al final esos ejecutivos no pedirán cuentas sobre el uso del tiempo, ni se les va a entregar en una cajita todo el tiempo que sobró. Al final ellos esperan resultados dentro de los límites estipulados de tiempo.

Finalmente, el líder de proyecto no debe temer ser criticado por el hecho de ser agresivo con el uso de su tiempo y del de su equipo, al final del día acudimos al trabajo a ser efectivos y a ganar buena reputación profesional para prepararnos para nuestro siguiente reto y, en última instancia, para asegurar el sustento para nuestra familia. Conozco el caso de una persona que invertía más tiempo haciendo amigos en el trabajo y justificando su bajo desempeño que haciendo el trabajo mismo. Cuando lo despidieron de la compañía sus “mejores amigos” no pagaron sus cuentas de luz, agua, gas, renta, colegiaturas, etc.

El tiempo es importante. Administrarnos y administrar nuestro proyecto lo es aún más. El tiempo es vida. Piensa dos veces antes de pedirle a alguien 10 minutos para escucharte, porque en última instancia le estás pidiendo que dedique un pedazo de su vida en ti; haz que valgan la pena esos 10 minutos para ti y para él/ella.