El secretariado virtual como arma de imagen para PYMES

Una de las grandes barreras de entrada que se encuentran tanto el profesional como la pequeña y mediana empresa es el gran coste que implica disponer de una imagen corporativa de calidad y que abarque todos los aspectos de la organización. En este sentido cualquier empresa incipiente, si quiere ser creíble, debe comenzar con la siempre necesaria inversión en un logo de calidad así como en el resto de aplicaciones que conforman la papelería corporativa. En un segundo nivel existen otro tipo de costes derivados del eventual diseño de diferentes piezas publicitarias o con un fin comercial como pueden ser trípticos o catálogos.

Sin embargo el gasto de imagen no solo se concentra en lo que a diseño gráfico se refiere sino que implica toda la comunicación de la empresa con sus potenciales clientes, proveedores y grupos de interés. Desde esta perspectiva holística debemos resaltar un aspecto importante en la imagen de una organización: la atencion de llamadas. Para dar una imagen potente y sólida al exterior la recepción de las llamadas debe realizarse de forma corporativa, con el nombre de la empresa y un tono de voz que transmita la llamada “sonrisa telefónica”. Evidentemente entre los profesionales y pequeñas empresas no existen recursos ni personal para dedicarse a una gestión corporativa de la recepción de llamadas y muchas veces se incurren en defectos de forma que pueden afear la imagen y en algunos casos más graves pueden acarrear la pérdida de un cliente. Esta escasez de medios anteriormente descrita hace que muchas organizaciones no puedan contratar una secretaria encargada de estos menesteres y por tanto las posibles problemáticas derivadas de una deficiente recepción de llamadas siguen sin resolverse.

En este escenario las empresas de secretaria virtual ofrecen una buena solución en tanto que permiten a las organizaciones empresariales más exiguas disponer de mecanismos de gestión de las llamadas avanzados y altamente personalizados evitando la contratación de personal extra. A través del secretariado virtual vemos, por tanto como autónomos y PYMES pueden solucionar el problema de imagen de sus llamadas mientras respetan su presupuesto.