Por qué las impresoras multifunción son mejores que tres máquinas separadas

“Convergencia” ha sido una de las palabras de moda del siglo veintiuno, es decir, la tendencia de aunar en un solo equipo tecnológico que promete hacerlo todo las funciones que en el pasado requerían de un aparato individual. Los teléfonos móviles son quizás el ejemplo más obvio de este cambio en el mercado de los consumibles electrónicos. En la actualidad, los teléfonos móviles inteligentes pueden funcionar como reproductores de música digital, centrales de juegos, lectores de e-books o sistemas de navegación satelital. Otros equipos, como las consolas de juegos o las impresoras multifunción, también nos están haciendo la vida más fácil y menos abarrotada.

Gracias a la convergencia, una impresora de oficina promedio es capaz de desempeñar numerosas funciones: imprimir, escanear, fotocopiar, enviar faxes, enviar documentos digitales y engrampar y apilar papel. En el pasado, era necesario comprar costosos equipos para cada una de estas tareas. Hoy, hasta las impresoras de oficina más pequeñas contienen tres funciones esenciales: imprimir, fotocopiar y escanear, todo en un aparato único que requiere un modesto desembolso inicial.

Una de las mayores ventajas de la convergencia aplicada a las impresoras comerciales, especialmente para las oficinas pequeñas, es que las impresoras multifunción ocupan muchísimo menos espacio que tres máquinas por separado, ni que decir de cinco. Ya que las fotocopiadoras comerciales generalmente son muy voluminosas, las impresoras multifunción pueden ahorrar tanto espacio como para instalar un escritorio adicional, una pequeña área de reunión, una máquina para té/café o simplemente dejar más espacio para el bienestar de tus empleados.

La impresora multifunción también puede ayudar a evitar problemas con una de las máquinas más difíciles de la oficina: la máquina de fax. Aunque los faxes han sido mayormente reemplazados por el email, siguen jugando su rol en las operaciones diarias de las grandes empresas, especialmente cuando se trata de intercambiar documentos firmados entre lugares lejanos. Al combinar la funcionalidad de fax con la impresora, enviar faxes resulta notoriamente más sencillo y permite crear copias de seguridad en tu computadora para futura referencia.

Otra de las ventajas de usar un solo equipo en vez de muchos separados, y que generalmente se pasa por alto, es que también resulta más sencillo entrenar al personal sobre su uso y resolver eventuales problemas que puede presentar el artefacto. Es mucho más fácil, y más conveniente a nivel costos, entrenar al personal para usar una sola máquina hecha por un mismo fabricante, que lograr que todos aprendan a usar diferentes máquinas fabricadas por distintas empresas. Algunos fabricantes utilizan interfaces que son engañosas para las personas que están acostumbradas a usar una máquina del fabricante competidor, lo que causa un sinfín de problemas y confusión en el entorno laboral.

Del mismo modo, combinar diferentes equipos en una sola impresora multifunción puede ayudar a evitar problemas de compatibilidad y reducir las chances de que se presenten inconvenientes cuando los diferentes equipos dejan de estar conectados entre sí. Esto impacta directamente en la productividad, ya sea porque se reduce el período de inactividad de las máquinas, así como también se logra una operación más eficiente, al realizar todas las tareas con un solo equipo.