Como realizar correctamente una llamada en el ámbito empresarial

Normalmente la atención telefónica se identifica con la recepción de llamadas telefónicas pero se nos olvida que un profesional o empresa dedicados a la secretaría debe también ser capaz de realizar llamadas salientes manteniendo un mínimo de calidad y etiqueta. En este post vamos a intentar resumir los puntos que, desde nuestra experiencia como empresa de secretaria virtual y telesecretariado,  consideramos como esenciales para realizar correctamente una este tipo de llamadas.

1) El primer contacto debe ser extremadamente educado. Si preguntamos por alguien siempre utilizar la partícula de señor o aquella que se ajuste mejor a la ubicación geográfica dónde realizamos la llamada.

2) Es  muy importante que lo antes posible nos presentemos de forma concisa y clara para que nuestro interlocutor sepa con quién esta hablando. A ser posible debemos presentarnos antes que nos lo pidan para demostrar transparencia.

3) Hay que vocalizar lo más posible y expresarse de forma clara, con palabras correctas pero no pretenciosas.

4) Si al llamar ve que el número no es correcto y la persona que responde no es la deseada nunca cuelgue sin disculparse. Es importante mantener SIEMPRE las formas

5) Nunca deje espera a su interlocutor por demasiado tiempo. SI tiene que consultar algo intente hacerlo sin perder el contacto con el interlocutor por un tiempo prolongado.

6) Sea conciso. Por teléfono es mejor decir las cosas brevemente y sin grandes circunloquios. Además a través de palabras que no sean ambiguas. El teléfono es un medio no adecuado para largas conversaciones y en dónde la falta de paralenguaje puede generar malentendidos.

7) Recuerde: si es educado y transmite la sonrisa telefónica creará el ambiente adecuado para una correcta interacción. Con un poco de esfuerzo y método podemos construir el sustrato adecuado para que la llamada sea productiva para nuestros intereses.

Háganos caso y siga estos puntos ¡Se asegurará que su llamada sea todo un éxito!