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jueves 23 de septiembre del 2021
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7 aspectos claves frente a la crisis que debemos exigir a nuestros sistemas de información.

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La situación económica actual está poniendo a prueba las sólidas bases del sector de la ingeniería;un sector de vital importancia en nuestro país, con un notable crecimiento la pasada década y, queestá abordando un serio proceso de reestructuración para afrontar las nuevas exigencias que exige laactual coyuntura económica. Un proceso de renovación en el que, disponer con las herramientas degestión correctas es un factor indispensable en el éxito de nuestra empresa.Escuché alguna vez que en chino el término “crisis” se define con la combinación de losideogramas que indican “peligro” y “oportunidad”.

La Real Academia Española lo definecomo palabra de origen griego con diverso significado: Cambio brusco en el curso de una enfermedad…; Situación de un asunto cuando está en duda su continuación…; Momentodecisivo de un negocio…; Escasez, carestía; Situación dificultosa o complicada. Se trata deun momento de incertidumbre en la que no sabemos muy bien cuál será el desenlace, sólo sabemos que habrá un antes y un después a ese momento.

¿Cuáles son las claves de adaptación del sector que le permitan afrontar con éxito lacrisis actual? ¿Qué debemos pedir a nuestros sistemas de información para que respaldendicho proceso?. Sin duda no hay una fórmula mágica y única, pero en UNIT4 estamos analizando algunos de los ejes fundamentales en los que se está respaldando el sector para evolucionar sus modelos de negocio y mejorar sus capacidades competitivas y, como un adecuado sistema de gestión es un aspecto crítico en dicho proceso de cambio.

Estas tendencias de adaptación podemos clasificarlos en:

1. Orientar internacionalmente el negocio, abrise a nuevos mercados Aprovechando laexperiencia y merecida reputación de las ingenierías españolas tanto en la puesta en marcha deinfraestructuras como en determinados sectores: renovables, construcción… Afrontaresta nueva comercialización internacional de nuestros negocios exige contar con una solución ERP que responda a las necesidades multi-país, multi-moneda, etc…, así como contarcon un socio tecnológico que nos dé la ayuda que necesitamos allí donde estemostrabajando. Debemos contar con una solución que soporte internacional y con un socio implantador que tenga presencia global y experienciaen proyectos similares. Es recomendable gestionarlo con un único implantador,que coordine las localizaciones en los diferentes países y podamos de esa maneracentrarnos en el negocio.

2. Mayor colaboración entre empresas: tanto para acudir a proyectos nacionales comointernacionales en todas sus modalidades: joint-ventures, UTEs, subcontrataciones…Aunar esfuerzos, diversificar riesgos… colaboraciones, todos ellos, items clave paramuchas ingenierías. Es indispensable que el sistema de gestión nos ofrezca la opciónde compartir información con nuestros clientes y crear entornos de colaboracióncon socios y otras ingenierías con las que colaboremos de forma ágil y segura.Debe ofrecernos la posibilidad de compartir documentación crítica e información delavance del proyecto entre los distintos integrantes del proyecto: cliente, partners yproveedores.

3. Eficacia y eficiencia: Eficacia para enfocarnos en lo que tenemos que hacer y no entareas que no aporten valor al negocio y eficiencia para llevarlo a cabo con el mínimo coste.Darles a nuestros colaboradores las herramientas adecuadas, es una inversiónque se recupera rápidamente mediante la eliminación de tareas repetitivas oineficientes. Nuestro sistema de gestión debe llegar fácilmente a todos los miembros dela organización para agilizar tareas como la imputación de costes del proyecto o laentrada de partes de trabajo y procesos de fácil automatización como la solicitud devacaciones o aprobación de gastos de viaje.

4. Control estricto de los proyectos, tanto en su vertiente económica y de costes comoen el seguimiento de la evolución del mismo. La clave de la gestión de una compañíade ingeniería es contar con un control adecuado de los proyectos que estan llevando acabo. Debemos ser muy rigurosos a la hora de seleccionar nuestro sistema de gestiónen este punto, muchos ERP tradicionales nacieron enfocados en la producciónindustrial y no se adaptan a una adecuada gestión por proyectos y procesos comola que es necesaria en este sector. El sistema de gestión debe ofrecernos unaclara visión de todo el ciclo de vida del proyecto, desde el presupuesto y la ofertahasta la facturación del mismo, debe ayudarnos en la asignación de los recursos yproporcionarnos un correcto seguimiento del avance del proyecto.

5. Una buena gestión financiera y de tesorería: Incluso la mejor organización puede llegar a tener problemas si no gestiona adecuadamente sus flujos de caja; agilizar los procesos defacturación es la máxima cuando escasea la financiación. Para ello es importantísimo quecontemos con una herramienta adecuada de planificación y presupuestación que nospueda dar una visión del presupuesto comprometido y fondos disponibles en cada uno delos proyectos para poder tener una correcta previsión de los flujos de caja y gestionarnuestras necesidades de tesorería a nivel global y por proyectos.

6. Capacidad de adaptación y continua mejora de los procesos internos. Un sistema degestión moderno para nuestro sector debe contar con una herramienta BPM (BusinessProcess Management ) que nos permita modelar nuestros procesos de negocio. Escrítico que podamos acceder fácilmente a la definición de dichos procesos, contemoscon herramientas que nos permitan adaptarlo con agilidad -sin programación- y conel mayor nivel de independencia. Eso nos va a permitir responder con inmediatez encualquier momento a los requerimientos de negocio que puedan surgir. Tenemos queexigirle a nuestro sistema de gestión que podamos monitorizar dichos procesos demanera que detectemos ineficacias y cuellos de botella, gestionemos las excepciones yllevemos a cabo procesos de depuración de los procesos mejorando nuestros tiemposde respuesta a lo largo de toda la organización.

7. Agilidad en la toma de decisiones: teniendo la información adecuada, actualizaday disponible en los diversos niveles de la organización, directivo, operativo y deproyectos. Nuestro sistema de información tiene que ser capaz de unificar la información necesariapara ello, que esta información sea coherente, fiable y explotable. Los sistemas de BI(Business Intelligence) no integrados con nuestro ERP suelen pecar de inconsistenciaen los resultados que nos ofrecen porque la información proviene de sistemas y silosde información separados, parciales y de difícil consolidación. Un adecuado sistemade BI debe basarse en el sistema ERP de la compañía y ofrecernos herramientas de búsqueda yexplotación de los datos sencillas y accesibles para los usuarios de negocio, de maneraque no impliquen complejos procesos de datamining y creación de informes, sino quefacilite la explotación de la información y su distribución a las personas clave de laorganización de manera desasistida y navegable por el usuario.

Está claro que hemos expuesto una serie de ejes de mejora que no van a resolver el paradigmade la gestión de nuestra compañía pero que son claves para poder adaptarnos con agilidada un entorno critico como en el que nos encontramos. Podremos avanzar en el proceso decambio de nuestra empresa a medida en que nuestro sistema de gestión nos permitagestionar con agilidad estos puntos clave.

Si ha de seleccionar un sistema de gestión, un sistema ERP para su compañía, invierta en solucionesque dan respuesta a su negocio: con agilidad para adaptar sus flujos de negocio, que lepermita gestionar y controlar sus proyectos, mejorar la productividad de sus colaboradores ydarles la información que necesita en todo momento sin descuidar los aspectos financieros ylegales de su compañía. Valore lo que supone contar con una solución y partner tecnológicoadecuado: un pilar de crecimiento para su compañía.

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