Optimiza el tiempo

Es muy importante optimizar el tiempo cuando se lleva a cabo un proyecto. Es algo que distingue a la gente emprendedora de éxito.Según la regla de Pareto, el 80% de nuestros resultados se obtienen con el 20% de nuestro tiempo dedicado a ello. Y en muchos casos, el 90% de resultados conseguidos con el 20% del tiempo empleado para ello.Es decir, que si trabajamos 10 horas al día para conseguir algo, en realidad, solo dos horas de esas 10 horas son realmente productivas, el resto del tiempo se va en tareas que aporta muy poco valor añadido para obtener los resultados esperados.En las fábricas, una de las luchas continuas del director de producción es hacer que las actividades de poco valor añadido disminuyen en relación con las que sí aportan valor. Es ahí donde está la diferencia entre obtener resultados significativos para diferenciarnos de la competencia.Pongamos un ejemplo en la vida real, ¿No es cierto que casi siempre llevamos puesta la misma ropa el 80% del tiempo con el 20% de prendas que tenemos en el armario?Ahora que somos conscientes de lo que representa en nuestro negocio la falta de gestionar de forma adecuada el tiempo, es hora de aplicar medidas.Se deben testear cuáles son las actividades que mejores resultados aportan. Durante un tiempo se trabaja introduciendo un cambio, estudiando qué diferencias aporta y luego se añade otro cambio. De esta forma los cambios se hacen de uno en uno para poder identificar cuál es el factor que ha determinado el cambio en los resultados. Aunque en nuestras actividades diarias no hace falta aplicar términos matemáticos. Seguramente que por nuestra experiencia ya sabemos cuáles son las tareas prioritarias y las que lo son menos.Escribir una lista de las tareas del día ordenada según las prioridades puede resultar de gran ayuda para no desviarnos de nuestro objetivo. Puede parecer sencillo mantener el plan, pero en el día a día es difícil no dejarse llevar por las distracciones. Por ejemplo, la llamada de alguien que nos mantiene media hora al teléfono sabiendo que con 2 minutos hubiera sido suficiente para gestionar el tema.La planificación de tus actividades escritas al principio del día, que en principio podía parecerte perder 10 minutos, ahora pasarán a ser una prioridad para ti. Quizás, de esos 10 minutos dependa que el 80% de tu tiempo sea productivo, con lo que habrás ganado en cuadriplicar resultados en el mismo tiempo.

Jorge Martín

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