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domingo 24 de junio del 2018
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La movilidad impulsa las posibilidades de la gestión documental

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El diseño de dispositivos electrónicos cada vez más compactos y con funcionalidades más avanzadas, como es el caso de los teléfonos inteligentes y las tabletas, y el desarrollo de tecnologías que permiten cada vez mayores opciones de conectividad, han impulsado la movilidad empresarial más allá de lo que pudimos imaginar en un inicio. Estos avances tecnológicos, sumados al reciente auge de los servicios en la nube, han originado que, en los últimos años, la oficina se traslade a cualquier lugar, con un impacto lógico en las compañías: un aumento de la productividad, al permitir a los empleados trabajar desde cualquier ubicación y en cualquier momento.

Considerada hasta ahora como un elemento diferencial, la movilidad se está convirtiendo con el tiempo en prácticamente una exigencia para las empresas, es decir, en una tendencia que obligatoriamente deben seguir para no quedarse descolgadas del mercado. Acceder a las principales aplicaciones de negocio desde los smartphones o las tabletas agiliza el trabajo y aporta inmediatez, reduce los tiempos muertos y facilita las tareas que deben realizarse, lo que, en definitiva, supone un mayor aprovechamiento de los recursos de la empresa.

Las grandes corporaciones conocen todo este potencial y no dudan en dar cada vez más pasos para orientarse hacia la movilidad. Una de las últimas pruebas de ello ha sido la decisión de HP de desvincularse de su negocio de ordenadores, lo que ratifica un hecho que muchos auguraban desde hace tiempo: el PC, tal como se concebía décadas atrás, ha muerto. El que es actualmente el primer fabricante mundial de ordenadores personales separa ahora esta división de la empresa, para poner su foco en las aplicaciones de negocio, en un momento en el que las ventas de equipos están cayendo en beneficio de las tabletas. El camino hacia la movilidad es, por tanto, ineludible para cualquier empresa que quiera afianzarse en un mercado tcada vez más cambiante y acelerado.

Un cúmulo de posibilidades para la gestión documental móvil

También en el ámbito de la gestión documental, las posibilidades de este tipo de software se multiplican cuando se permite el acceso desde cualquier dispositivo portátil. Tanto es así que cada vez está más en boga el concepto de gestión documental móvil (mobile document management, en sus siglas en inglés), una práctica que está desempeñando un importante papel en el panorama tecnológico actual. Los beneficios, además, llegan prácticamente a cualquier empresa y a todo tipo de usuarios, pero especialmente a  empleados móviles, personal comercial y trabajadores del sector de logística y distribución, para quienes la idea de movilidad cobra auténtico sentido.

Aplicada al software de gestión documental, la movilidad abarca numerosas dimensiones. Utilizar este tipo de soluciones desde terminales móviles permite, por ejemplo, gestionar los documentos asociados a entregas y recogidas en tiempo real, una funcionalidad sumamente útil en el sector logístico por cuanto que permite ahorrar tiempos y automatizar procesos que antes requerían un trabajo más manual.

No solo en el sector de la distribución se aprecian los beneficios de la gestión documental móvil. Para cualquier área de actividad, ahora resulta posible recuperar y almacenar, desde un teléfono inteligente, documentos electrónicos en cualquier formato, incluso aquellos que no han sido creados específicamente para su trabajo en movilidad. Entre otras opciones, es posible visualizar, modificar y reenviar documentos mediante un dispositivo móvil, como es el caso de formularios y facturas, para su consulta en cualquier lugar.

Pero las posibilidades de visualización son solo una pequeña parte de lo que puede conseguirse mediante el uso de software documental desde dispositivos en movilidad. Junto a las opciones de consulta, es viable también la impresión móvil sin necesidad de descargar software o asignar impresoras. Son varios los dispositivos, tecnologías y servicios que apuntan a esa dirección: desde impresoras portátiles y terminales de impresión de etiquetas que permiten imprimir desde el puesto de trabajo, hasta servicios que posibilitan el envío de documentos por email a una impresora o a un servidor en la nube, para su impresión posterior.

Un futuro prometedor espera a las empresas que adopten de gestión documental móvil

A medida que el tiempo avanza, la combinación de software documental y tecnología móvil permite opciones aún más desarrolladas. Es posible, por ejemplo, crear documentos desde un móvil, mediante el uso de la cámara y de un software OCR; o digitalizar algún artículo para compartirlo en nuestro gestor documental con el resto de los trabajadores de la organización. Si, a todo esto, unimos también las ventajas de la firma electrónica, las capacidades documentales aumentan: entre las alternativas posibles, se puede autorizar compras y realizar trámites desde los dispositivos móviles, como firmar formularios y documentos electrónicos con total validez jurídica.

No hay duda de que el futuro será cada vez más móvil y de que las aplicaciones de software documental se dirigirán a todo tipo de plataformas. Posiblemente, todo ello requiera un desembolso económico extra para adecuar las infraestructuras de las empresas o adquirir terminales que permitan llevar a buen término todas estas posibilidades. No obstante, dado que la información es un recurso vital en las organizaciones, las compañías son cada vez más conscientes de que asegurar un acceso rápido y desde cualquier lugar a los documentos no es tanto un gasto, sino una inversión para el negocio.

El compromiso con la gestión documental móvil

En los últimos años, cada vez más empresas demostradan su fuerte compromiso con todas las tecnologías que permiten aprovechar al máximo las posibilidades del software documental. Acorde a esta filosofía, las compañías entiended la movilidad como un paso más en este camino, con el claro objetivo de ayudar a las organizaciones a mejorar su productividad y sacar todo el provecho posible de sus recursos.

Nuevas tecnologías como “Ipanema”,  permitan poner todas las posibilidades del software documental al alcance de cualquier usuario con un terminal móvil. Facilitar la generación, el acceso y la modificación de los documentos de la empresa desde cualquier teléfono inteligente o tableta es la base del objetivo: aplicar al software documental todas las opciones de movilidad para proporcionar respuestas a las necesidades que se generan día a día en las empresas.

Una vez más, la tecnología se pone al servicio de las organizaciones, para ayudarlas a optimizar sus procesos y a multiplicar el rendimiento empresarial.Todo ello, gracias a las avanzadas capacidades documentales que continúan desarrollándose para terminales móviles.

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