Desafíos que debe superar la impresión de documentos

Cuando un negocio se plantea si tiene optimizado el uso que hace de sus medios informáticos en lo que se refiere a la impresión, es un buen momento para extender esta curiosidad y valorar sobre cómo se está desarrollando el proceso de generar documentos de toda la empresa.

En los últimos tiempos, el panorama de la impresión se ha alterado en función a la realidad económica y a la predecible disminución de impresiones. La orientación del mercado sugiere que cada vez se imprime menos y en cambio se escanea más.

De esta forma, pequeñas y grandes firmas se dan cuenta del cambio de estrategia corporativa a nivel mundial, que implica el paso de la impresión a la gestión documental de la información, lo que supone sin duda alguna el digitalizar documentos de todo tipo, como son albaranes y facturas. Básicamente, en un mercado en el que la cantidad de impresiones decrece, el escáner se ha convertido en un gran aliado en la gestión de los documentos de una empresa.

Redefiniendo la estrategia empresarial en gestión documental

Debido a esta nueva realidad, quienes proveen el hardware de impresión han sido los primeros en replantearse un enfoque empresarial nuevo que plantea de distinto ángulo la impresión en el mercado tecnológico. Para ello, han tenido que prever qué papel jugará en un futuro y su análisis se ha dirigido hacia:

-las tendencias que perfilan como interactuarán más adelante las firmas y los clientes.

-cómo plantean interrelacionarse los consumidores con las impresiones, la redes sociales y medios y, del mismo modo, todos los canales de comunicación.

En concreto, este sector ha constatado que el segmento industrial precisa una renovación rápida si quiere no perder presencia. Y los puntos hacia los que se enfoca se pueden reseñar en la movilidad, la innovación y la impresión cloud de documentos.

Innovación en la gestión documental y la impresión

Aunque crezcan las comunicaciones digitales, algunos datos y documentos impresos siguen siendo vitales en el día a día de toda empresa y, con mayor incidencia, para las empresas medianas y pequeñas.

Obviamente, el proceso de innovación no debería ir exclusivamente en el área de las empresas grandes, sino que las pequeñas y medianas empresas deberían disponer de flexibilidad y movilidad en sus procesos corporativos de la gestión e impresión de documentos. Y, por ejemplo, disponer de la alternativa de decantarse por la impresión móvil una función que otorgan las más recientes impresoras de inyección de tinta.

Un ejemplo a destacar en la innovación inherente a la tecnología de impresión es la llegada de la impresora 3D, que genera un objeto sólido estereoscópico mediante la adición de un material dado o la impresora que facilita borrar la impresión y usar de nuevo el papel hasta 5 veces de Toshiba.

Impresión de documentos y movilidad

Una investigación encargadapor Canon a la empresa RS Consulting en 2012 asegura que casi el 43% de los empleados cree primordial el poder imprimir los documentos de negocio como pólizas de seguros y recibos desde dispositivos móviles. Es curioso que, otro estudio de IDG revela que el 52% de los usuarios que utilizan smartphones para trabajar no tiene como imprimir desde su dispositivo. Por lo que se avisora una inconsistencia. Este desajuste se manifiesta aún más con el vaticinio de esta última consultora, sugiere que para el 2015, el 37,2% de la población activa mundial se etiquetará en la categoría de movilidad.

Algo insólito, hay que mencionar que la empresa coreana LG Electronics ha comenzado a distribuir la impresora de bolsillo “Pocket Photo”, la cual utiliza la tecnología Zink de fotos de alta calidad por vía inalámbrica.

Impresión de documentos en la "nube"

La impresión de documentos también ha llegado a la nube. Según un informe de la consultora RS Consulting anteriormente mencionado, a poco más de la mitad de firmas europeas -exactamente el 51%- le gustaría la capacidad de enviar, procesar y finalmente imprimir documentos directamente empleando aplicaciones cloud. Esto implicaría una mayor eficiencia, menores costes y más rapidez en el proceso de toma de decisiones.

En la mayoría de los casos, la impresión es una parte de la tecnología empresarial que se ignora, pero un buen manejo puede ayudar a las compañías a enfrentarse a sus retos asociados con el coste y la calidad.

André Klein
Consultor Freelance para DocPath
http://www.docpath.com
Innovación en software documental