DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTACIÓN - PAUTAS PARA SELECCIONAR LA EMPRESA CORRECTA -

La ley Orgánica 15/1999 de protección de datos y su Reglamento de desarrollo aprobado por Real Decreto 1720/2007, nos proveen a todos de un derecho fundamental en un momento de continua evolución de los sistemas de información formal y virtual.

Las nuevas tecnologías nos facilitan el día a día, pero ¿cuál es su coste en confidencialidad?, ¿quién y para que usaran nuestros datos personales o empresariales?

Si una nevera es capaz de pedir a una tienda los productos que necesitamos, tiene que comunicar nuestros datos personales y datos sensibles como datos bancarios, necesidades, etc., eso abre una puerta dentro de la red a mercenarios en busca de esa información, pero también a voraces empresas de marketing que nos bombardearan con sus ofertas, y ¿como protegemos nuestros datos?

Hay que garantizar el derecho a la protección de datos y asegurarnos de que la destrucción de datos es trazable y segura; y sobre todo que podamos decidir qué datos queremos mantener o destruir confidencialmente incluso de internet con la dificultad extrema que es garantizar estos temas en la red y asegurar nuestro derecho a olvidar al amparo de la nueva legislación europea en la materia.

Un Hospital es gran mecanismo gestor de datos  extremadamente  sensibles, que se comunican entre departamentos, consultas, etc., alguna vez nos hemos preguntado como nos aseguramos de que esos datos sean tratados de forma confidencial, la  Ley 41/2002  nos ampara, pero como podemos asegurarnos que las antiguas historias clínicas, radiografías, etc. se destruyen confidencialmente una vez finalizada su utilidad, ¿alguien ha visto publicada información al respecto sobre la destrucción confidencial y segura de estos datos?, nadie se preocupa porque prima la atención sanitaria, pero ¿sabemos si cumplen al 100% con la protección y destrucción confidencial de datos ?.

La destrucción confidencial en formato físico  de esas historias clínicas es tan importante como su mantenimiento o salvaguardia, entonces porque no nos preocupamos.

Debemos saber que  NO solo la seriedad de los profesionales nos garantiza el correcto tratamiento o destrucción confidencial de nuestros datos, además es imprescindible que la empresa a la que contractemos nos  documente que realmente es una empresa especializada en el sector de la destrucción de documentación. Tenemos que tener cuidado!

Las empresas de este sector son cartoneros o chatarreros adaptados por necesidades, en este periodo de crisis

¿Cuándo tenemos que desconfiar?

Tendremos que tener cuidado:

•  Cuando sea un autónomo quien nos de la información telefónica, no te fíes de donde pueden acabar tus documentos.
•  Cuando les solicitemos la documentación que acredita la actividad de destrucción de documentación y no disponga de ella o seguros para que en caso de accidente cubran cualquier dato que se pueda perder.
• Cuando les solicitemos información sobre el proceso y no sepa dárnosla correctamente o nos cause desconfianza.
• Cuando nos digan únicamente que destruyen los documentos como exige la normativa Din 66399. Ya que es la típica frase que se aprenden las empresas poco especializadas y juegan con el desconocimiento de las personas que contratan este servicio,  dándoles una información sin saber de lo que hablan.
• Cuando nos expliquen que su servicio va con un certificado de destrucción, ya que ese certificado si no está homologado por las ISO 9001/14001/15713  tiene la misma validez que el que puede emitir mi hijo de 10 años, vamos ninguna.
• Cuando intenten inventar un proceso de destrucción que no sea el estipulado por los niveles de corte que exige la agencia española de protección de datos como por ejemplo la destrucción química, quien ha homologado esta manera de eliminación de documentos.

Que debemos solicitar a una empresa de destrucción de documentación.

Lo primero que debemos preguntar:

¿Donde tienen la planta de destrucción de documentos?

 ¿Experiencia que tienen con esta actividad?

¿Los vehículos son de caja cerrada?

¿Los empleados tienen los Tc1? En caso afirmativo que los envíen

¿Si pueden ir presencialmente y por sorpresa a ver como es el proceso de destrucción de documentos?

¿Si cumplen alguna normativa que documente la trazabilidad de los trabajos que ofrecen, como en este caso la normativa en buenas prácticas en la destrucción Une15713?

Con estas preguntas lo que podremos detectar fácilmente el tipo de empresa que se está contratando, ya que si contestan rápidamente a este pequeño cuestionario podremos intuir con la documentación que nos envíen que realmente estamos dejando nuestros documentos  en buenas manos y si les cuesta responder o nos niegan alguna de las preguntas que les hemos realizado lo mínimo que debemos hacer es sospechar que nos podemos meter en un lio contratando estos servicios con esta compañía.

Recuerda que en el mundo en que vivimos la información tiene un valor incalculable y nuestros datos tienen que ser destruidos por nosotros mismos o por empresas que realmente nos den confianza y tranquilidad en los trabajos que nos ofrecen.