Cómo organizar una conferencia

Una conferencia consiste en reunir a un grupo de personas con intereses comunes y amplios conocimientos en un campo, para compartir sus ideas con un público determinado. Sin embargo, organizar una conferencia no siempre es tarea sencilla, ya que lleva muchos pasos que se deben seguir cuidadosamente para que sea exitosa. Hay que tener en cuenta que existen muchos tipos de conferencia. Las más comunes son las conferencias con propósitos académicos, conferencias de marketing, conferencias industriales y conferencias de grupos religiosos. Organizar una conferencia por primera vez Si es la primera vez que decides organizar una conferencia debes saber que su planificación consta de una larga lista de tareas. Pues es necesario buscar una sala de conferencias, elaborar una lista de participantes o conferencistas, conseguir los implementos tecnológicos para realizar la conferencia en caso de que el lugar que has alquilado no los tenga. Al pensar en una conferencia, debes pensar en una asistencia masiva de personas, por lo que es importante no dejar pasar nada por alto. Aunque resulte ser una misión un poco complicada y con mucho trabajo, la clave para una organizar una conferencia exitosa es realizar una buena planificación y realizar las tareas una a una.

Pasos para organizar una conferencia A continuación, veremos uno a uno los pasos que debes tener en cuenta para organizar una conferencia exitosamente.

1. Selecciona el tema de la conferencia y los conferencistas o participantes especialistas en el tema Es muy importante que el tema trate de algo nuevo, innovador y significativo. Pero a su vez, también debes tener en cuenta que el especialista invitado debe contar con experiencia y pueda dar la talla requerida para el evento. Lo mejor es verificar el currículum del participante. Por otro lado, Thinking Heads es una empresa muy confiable que puede ofrecerte sus servicios para ayudarte a conseguir un conferencista que esté a la altura del evento.
2. Plantea los objetivos de la conferencia El siguiente paso es plantear el propósito, los objetivos o las metas que quieres alcanzar con este evento. Este paso es muy importante, ya que en base a esto podrás desarrollar las siguientes tareas. A pesar de que todas las conferencias se desarrollen de la misma manera, cada una tiene una naturaleza distinta. Por lo que es muy importante tener en cuenta esta característica a la hora de organizar una conferencia.
3. Presupuesto Este es otro punto muy importante, ya que no puedes organizar nada sin saber cuánto dinero es necesario invertir en el evento. De manera que, debes conocer con cuánto dinero cuentas, cuánto debes gastar y qué cambios realizar para cumplir con los objetivos si tu presupuesto se queda corto. Por otro lado, si tu presupuesto no alcanza una excelente alternativa es buscar patrocinadores. Ya que por darles un poco de espacio dentro de la conferencia podrían influenciar positivamente en el presupuesto.
4. Elige el lugar A la hora de elegir el lugar donde se llevará a cabo la conferencia, es importante que se trate de un lugar espacioso. También debes asegurarte de que cuente con las condiciones básicas de seguridad, salubridad, baños en buen estado, así como buena ventilación e iluminación.
5. Hazle publicidad a tu conferencia El siguiente paso es publicitar la conferencia para conseguir el máximo número de participantes. Si se trata de una empresa, puede bastar con enviar algunos correos electrónicos. Pero si es una conferencia abierta al público, la mejor opción es recurrir a las redes sociales.
6. El moderador Es indispensable contar con un moderador en cualquier tipo de conferencia. Esta persona debe contar con los conocimientos suficientes para moderar todo el evento, así como presentar a los especialistas, dirigir la sesión de preguntas y finalizar el evento.