Workflow - La optimización de los procesos críticos en empresas y administraciones públicas

En el contexto actual, uno de los principales retos, tanto para las empresas como para los organismos públicos, es alcanzar la agilidad y flexibilidad necesarias para adecuarse a los continuos cambios del mercado. Cada día más, empresas y organizaciones mejoran sus procesos gracias a la implantación de software de gestión y control de los flujos de los procesos de negocio, conocido como sistemas o solucionas workflow.

La efectividad en una organización mejora considerablemente con la implantación de soluciones de gestión de procesos, conocido comúnmente bajo el término inglés aplicaciones o software “workflow”, ya que facilitan la implantación de procesos estandarizados y brindan una visión detallada de cada área, así como una perspectiva global de la situación. Pero antes de seguir vamos a hacer una breve explicación del término “workflow”

¿Qué es Workflow?

Workflow se refiere al flujo de trabajo a seguir para la consecución de una tarea o trabajo predeterminado. Se define como un sistema de secuencia de tareas de un proceso de negocio. Su definición y control puede ser manual, informatizado o mixto. Organiza y controla tareas, recursos y reglas necesarias para completar el proceso de negocio.

Las nuevas tendencias, a la hora de regular las organizaciones, hacen del Workflow una herramienta clave para lograr mayor agilidad y aumentar la descentralización de las actividades administrativas y comerciales.

La evolución de Workflow consiste en buscar la máxima automatización de los procesos de trabajo y el control total de las diferentes etapas, durante las cuales los documentos, la información o las tareas pasan de un participante a otro, según unas normas o procedimientos previamente definidos.

A lo largo del tiempo, se han ido desarrollando diversas aplicaciones de software, muchas de ellas han evolucionado a partir de sistemas de gestión de imagen, sistemas de gestión de documentos, sistemas de correo electrónico o de bases de datos.

En el mercado existen diversos tipos de herramientas Workflow, las principales son: Workflow Corporativo, Workflow de Aplicación, Workflow Documental y Workflow de Producción. Algunos de ellas se limitan a su área en particular y otras permiten la comunicación con aplicaciones externas de manera síncrona (esperando la respuesta antes de proseguir) y/o asíncrona (solamente deja un "mensaje" y recupera la respuesta más adelante).

En la actualidad existen nuevas herramientas y sistemas muy sofisticados, que logran mayores incrementos en la eficacia de los procesos de negocio, nos referimos a las relacionadas con las "herramientas de trabajo en grupo" que incluyen piezas claves de automatización de procesos administrativos (Workflow) y de gestión de documentación.

Ejemplos son soluciones que automatizan y optimizan los procesos que se llevan a cabo en una organización, de modo que se puede controla y llevar seguimiento total de los flujos de trabajo, claves para la organización.

Aumento en la agilidad empresarial

Las empresas necesitan constantemente adaptar y mejorar sus procesos mediante nuevas estrategias que aumenten la eficacia del negocio y les impulsen a alcanzar el nivel de competitividad que demanda el mercado.

Las soluciones de disponibles hoy en día hacen posible definir, diseñar, modelizar, monitorizar y llevar un completo seguimiento de cualquier proceso de negocio, permitiendo a las compañías aumentar su capacidad de análisis, detectando cuellos de botella o sobrecargas departamentales, y construir una empresa en consonancia con su modelo de gestión.

Así, procesos como el de aprobación de facturas de proveedoreso la gestión de compras, que pueden resultar largos y costosos, se agilizan considerablemente y se contribuye a la creación de un entorno empresarial eficiente y sólido.

Mejora continuada en el sector público

En el marco de mejora de los servicios y de los proyectos de tramitación de la Administración Pública, las soluciones de “workflow” o “gestión del flujo de procesos” para la gestión electrónica de expedientes se convierten en una herramienta fundamental para la optimización de la operativa interna y el aumento de la calidad en la atención al ciudadano.

La gestión de los flujos de trabajo permite automatizar los procesos de las Administraciones Públicas de principio a fin, de tal modo que se realicen lo más rápido posible, sean ejecutados por las personas adecuadas y se lleven a cabo en el orden establecido.

Asimismo, se puede asociar documentación, información y datos a las distintas etapas del proceso, pudiendo registrar, archivar, distribuir y recuperar los documentos. De este modo, se facilita la accesibilidad y búsqueda de los documentos asociados a un expediente, simplificando el almacenamiento controlado de la información y disminuyendo la dependencia del papel.

En resumen, independientemente de que si se trata de empresas del sector privado u organizaciones de la administración pública, la implementación de software “workflow” para facilitar el la gestión y control del flujo de procesos, se está haciendo imprescindible para mejorar la efectividad de sus procesos de negocio, y consecuentemente ahorrar costes y mejorar su competitividad.