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Documentos electrónicos y la impresión en Internet es responsabilidad conjunta de consumidores y empresas

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¿Cuántas veces al abrir el buzón de casa hemos pensado que se envían demasiadas cartas comerciales? El cambio climático está en la mente de todos y, en muchas ocasiones, este exceso de papel puede preocupar a los consumidores por la incertidumbre que supone no conocer con exactitud la esperanza de vida de los recursos naturales de la Tierra.

Cada día, los ciudadanos recibimos constantemente mensajes sobre la importancia de reciclar ya sea en los medios de comunicación o en las campañas publicitarias de las Administraciones Públicas. Aunque en las últimas décadas los españoles nos hemos concienciado en esta práctica, la cifra global obtenida aún no es suficiente. Desgraciadamente, el buen hacer de unos se ve eclipsado por la falta de concienciación de otros tantos, que continúan haciendo caso omiso a los problemas que nos ocasiona, y ocasionará en un futuro muy cercano, el temido cambio climático.

Según un informe correspondiente al primer trimestre de 2011 publicado por Eurostat, la oficina estadística comunitaria, España está por debajo de la media de la Unión Europea en cuanto a reciclaje de basuras pese a que genera más que el promedio del conjunto de los 27 Estados miembros. Concretamente, cada español produce al año 547 kilos de basura, de los que sólo se reciclan 82. Más de la mitad del total (52%) acaba en vertederos.

Y es que no basta que el esfuerzo se haga únicamente desde las Administraciones Públicas, sino que es necesario que cada uno de nosotros, en la medida de sus posibilidades, intente convertirse en una persona más sostenible.

A pesar de los desalentadores datos, hay un aspecto positivo y es que nuestro país redujo en cinco puntos porcentuales el volumen de desechos que envía al vertedero en comparación con los datos del año anterior. También se ve la luz también al final del túnel al conocer la noticia de que España es uno de los países que lidera reciclaje de envases de Tetra Pack a escala mundial. Entonces, la pregunta es ¿por qué somos sostenibles con unos desechos y con otros no?

El turno de las empresas

Centrándonos en el reciclaje del papel por parte de las empresas, por todos es sabido que, tan sólo, con aplicar el sentido común se reduciría un gran número de impresiones. Enviar a imprimir solamente lo necesario, utilizar las dos caras de una hoja y utilizar papel reciclado son algunos de los consejos más sencillos que se pueden llevar a cabo.

Pero, por otro lado, desde la Dirección también se pueden tomar medidas con las que además de convertir a su compañía en más ecológica también repercuta en el ahorro de costes. Éstas son la implantación de un sistema de control de la impresión, para monitorizar los documentos que se imprimen; la utilización de un software que permita procesar de forma electrónica todo tipo de documentos; el uso de equipos todo en uno capaces de imprimir, copiar, escanear, enviar y recibir documentos electrónicos por email, con los que se reducen los costes y se rebaja el consumo energético; y, cómo no, la apuesta por la eFactura- que tiene la misma validez legal que la tradicional- y facilita una mayor agilidad y reduce los tiempos de respuesta de cara a sus clientes.

Muchas empresas han optado por esta posibilidad, de manera que el usuario puede consultar sus facturas de dos formas: a través del envío de esta documentación por e-mail o consultando en la web de la compañía mediante unas claves, como es el caso de muchas operadoras de telefonía móvil. Así el usuario puede consultar sus facturas “online” e imprimirlos directamente desde Internet, si hace falta. Los beneficios directos de esta práctica de consulta e impresión desde Internet son: que se consigue una comunicación inmediata con el cliente; y un ahorro considerable en la gestión, en el personal administrativo y en la no necesidad de destruir los documentos. Finalmente, para el usuario, consultar sus facturas “en Internet” resulta cómodo y la búsqueda desde Internet mucho más sencillo que en entre pilas de papel

Respecto a la seguridad de esta información, el formato generalmente utilizado para enviar las efacturas es .pdf, que es un tipo de archivo estándar para poder crear documentos electrónicos que pueden ser firmados para asegurar que no sean modificados. Es decir, que el emisor tiene la certeza de que el receptor no va a poder alterar, manipular o rectificarlas.

Consumidores concienciados

Por nuestra parte, los consumidores en casa también podemos aplicar el sentido común y utilizar sólo el papel que sea estrictamente necesario, reciclar todo el que desechemos y acostumbrarnos a guardar la documentación digitalmente -con la misma lógica operativa que utilizaríamos en una oficina- y, si es necesario imprimirla, con papel reciclado.

En general los usuarios de las empresas de los principales servicios de abastecimiento doméstico -luz, agua, teléfono, gas, etc. -desconfían de las facturas electrónicas, pero hay que recordarles que las facturas y extractos electrónicos tienen la misma valía legal que las de papel con la ventaja de no tener que almacenarlas; poder recibir un aviso por e-mail en cuanto esté disponible; tener la certeza de que no se perderán; acceder a ella en cualquier lugar y momento e imprimirlos desde Internet; y, por qué no, con la total tranquilidad de no tener que dar explicaciones a nadie sobre determinados gastos.

Además, es interesante tener en cuenta que el ahorro que supone para una compañía ese volumen masivo de papel, con sus correspondientes gestiones como la impresión, el ensobrado y envío postal, etc., puede pasar la reducción de costes conseguido por to tener que imprimir e inviar los documentos a domicilio, directamente a los clientes o reinvertirlo de nuevo en la empresa para, por ejemplo, ofrecer interesantes promociones especiales disponibles únicamente para sus clientes más sostenibles.

En resumen, aunque sean las empresas los primeros que deben de ofrecer a los usuarios opciones para acceder a sus documentos, como facturas y extractos en forma electrónico, los responsables últimos para que esta iniciativa tenga éxito son los usuarios finales, todavía reticentes en adoptar las opciones de descarga e impresión desde Internet.

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Acerca del autor

Publicado por Andre Klein en nombre de Julio A. OlivaresPresidente y fundador de DocPath Document SoftwareWeb: http://www.docpath.com

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