Consejos para organizar mejor un viaje de negocios

Planificar con antelación, fijar objetivos y prestar atención a la cultura del lugar que se visita son algunos de los tips ofrecidos por los ejecutivos expertos. Las dos cosas que nunca pueden faltar.

La globalización hizo de los viajes de negocios una necesidad para grandes empresas y pymes con vocación de expandirse al mundo. Por año, las compañías de todo el mundo invierten 1,1 billones de dólares con este objetivo, según la Global Business Travel Association (GBTA). Sólo en América latina, unos US$ 58.000 millones son destinados a viajes de negocios. Sin embargo, un mayor gasto no se traducirá necesariamente en una mejor experiencia. El éxito de las travesías también depende de aprender a planificar, priorizar lo importante y dejar lugar para las experiencias en la ciudad que se vistan.

Dos ejecutivos, que cuentan en sus cuentas de viajero frecuente con millones de millas acumuladas, se animan a hacer unas cuatro sugerencias. Son todos pasos sencillos que harán que su próximo viaje de negocios sea más provechoso y menos estresante.

1) La planificación. “Los planes son inútiles, pero la planificación lo es todo”, decía el expresidente de Estados Unidos Dwight D. Eisenhower. Nada más cierto cuando se trata de viajes de negocios. Su éxito y disfrute no arrancan en el momento de despegue del avión, sino mucho antes. O al menos, un poco antes. Si su compañía cuenta con un buen servicio de gestión de viajes, como el de American Express Corporate, es probable que no deba preocuparse por los vuelos, los traslados y su estadía en un hotel confortable y bien ubicado. Pero de usted dependerá revisar que los cronogramas de reuniones sean realistas, que privilegien lo importante y no generen un estrés adicional.

Planificar un viaje no debería llevar mucho tiempo y no es diferente a otras planificaciones que cualquier ejecutivo o empresario hace durante el año. Todo comienza en definir un objetivo y una meta “de mínima”. Luego, se trazará la línea de acción para conseguirlo y el cronograma de actividades ligado a ese plan. Las actividades complementarias se agregarán a lo último. Otro punto clave es dejar un espacio de tiempo para imprevistos y oportunidades, porque siempre suceden y también se pueden planificar.

2) Lo más importante. Existe una duda extraña y molesta que suele aparecer entre los viajeros no frecuentes: “Siento que me olvido de algo”. Surge en el momento exacto en el que el chofer arranca el auto camino al aeropuerto. Casi en la totalidad de los casos, esta sensación termina desapareciendo con el correr de los minutos sin que se pudiese recordar qué es ese artefacto o papel indispensable que uno, supuestamente, está olvidando. No habrá secuelas graves, pero sí unos minutos desagradables que parecen no terminar jamás.

Para estos casos, existe un consejo que suelen dar los viajeros más expertos: “Concéntrate en lo importante, es lo único que puedes controlar”. ¿Qué es lo más importante? Para ellos, “dinero y documentos”. Su razonamiento es válido: son las únicas dos cosas que uno no puede reemplazar con otras y que además garantizan todas las otras. Una tarjeta de crédito permitirá comprar cualquier artículo que se haya dejado detrás y claro está que sin pasaporte, el viaje de negocios quedará trunco. Entonces, cuando otra vez le aparezca la duda, pregúntese: ¿Llevo dinero y documentos? Si la respuesta es afirmativa, ya puede viajar tranquilo.

3) Apertura mental. Intentar conocer la cultura del lugar al que se va no sólo permite que el viaje sea más enriquecedor, divertido y menos estresante, también facilitará hacer negocios. En todas las culturas existen formas de relacionarse diferentes, que resultan claves a la hora de sentarse en una mesa para negociar. La realidad es que los aspectos personales y culturales tienen un rol fundamental en los negocios. Hacer el esfuerzo por conocer las tradiciones o animarse a decir algunas palabras en el idioma que se usa en el destino permite romper barreras, estrechar vínculos y hacerlos más profundos y sinceros. Muchas compañías organizan cenas o convivencias para ayudar a ablandar el vínculo. En ese caso, el consejo es aprovecharlas, aunque con los límites que impone guardar la imagen profesional.

4) Maximizar. No importa que tan alto haya llegado en la empresa ¿Quién no quiere ahorrar y aprovechar las recompensas? Muchas empresas dan beneficios a los empleados que viajan a menudo, por lo que el consejo es, primero conocerlos, y luego saber aprovecharlos, maximizarlos.  Aquí se incluyen puntos en programas de lealtad, beneficios como noches gratis, regalos, pasajes y upgrade. Incluso, las tarjetas corporativas suelen brindar promociones o beneficios en el extranjero.

Los principales destinos para hacer negocios o participar en convenciones son los más requeridos por políticas activas locales para atraer a los visitantes. Estas incluyen devoluciones de impuestos, entradas gratis a espectáculos y museos, servicios hoteleros y de relax y hasta los suvenires. Saber aprovecharlos y sacarles partido es una rutina para los que están entrenados.

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