Conoce todos los detalles acerca del control horario de los trabajadores

El Real Decreto-Ley establece como obligatorio la realización del control horario de los trabajadores. El concepto de control horario hace referencia al conteo de horas que trabajan los miembros de la plantilla de una empresa y de qué manera se han distribuido. En este punto, se recopilan no solo las horas que hallamos entre la entrada y salida de los trabajadores, sino que también se incluyen las extraordinarias y las que no se han realizado.

Actualmente, este sistema de control horario se ha modernizado. Si hace años encontrábamos cómo un trabajador lo realizaba de forma física al entrar y salir de su trabajo a mano con papel y bolígrafo, la realidad actual es muy diferente. El sistema de control horario de antes aumenta la sobrecarga de trabajo que podría enfocarse en otras acciones de la empresa. La cantidad de burocracia que encontraríamos con ello debido al volumen de empleados que puede haber en una empresa podría ser un auténtico caos.

Actualmente, la herramienta del portal del empleado es una solución eficaz, rápida y sencilla para llevar a cabo el control horario de los trabajadores de una empresa. A través de pocos clics, es posible llevar a cabo el registro diario y que permanezca reflejado en dicha plataforma.

¿Qué especifica el Real Decreto relativo al control horario de los empleados? En primer lugar, recoge que las empresas llevarán el registro de la totalidad de los trabajadores independientemente de cuál sea su jornada. Las empresas tendrán la obligación de almacenar el registro horario de los empleados durante 4 años. Este registro estará disponible tanto para los trabajadores como para los sindicatos y los empleados conocerán la distribución y duración de la jornada laboral ordinaria. Respecto a los sindicatos, deberán saber mensualmente las horas extra que realiza la plantilla.

El fin de esta medida es evitar el abuso laboral, así como los fraudes por no pagar y/o compensar las horas extras que se realicen. Es un elemento fundamental para garantizar el buen funcionamiento de las compañías y es lo que define que alcancen los objetivos o no a medio y largo plazo. Este control horario se enfoca en realizar el ingreso y salida de los empleados a sus puestos laborales o cuando se lleve a cabo el teletrabajo. Así, se combate la precarización, se regula el registro de horas extras y se cumple con la ley actual.

Si se teletrabaja, ¿cómo puede llevarse a cabo el control horario? A pesar de que el teletrabajo sigue implantado en ciertos sectores y empresas y no requiere desplazarse hasta la oficina, los empleados deberán registrar también su jornada diaria. Y no solo ello, sino que también cumplirán con el trabajo realizado y adoptarán medidas de prevención de riesgos laborales y protección de datos.

Lo más recomendable es contar con un software de gestión de Recursos Humanos que disponga de versión móvil, aunque existen otras alternativas. En caso de que el trabajador realice su jornada en casa, puede utilizar herramientas que le aporte la empresa, como por ejemplo un software. Asimismo, podrá fichar desde el móvil a través de apps de control horario con geolocalización.

Por otro lado, existen ciertos programas que también pueden rastrear el uso del ratón y del teclado, así como hacer el cronometro de cada tarea realizada por el empleado.

Tips para implementar el control horario

Comunicar a la plantilla la obligatoriedad del control horario, no siempre es una tarea fácil, pero se puede acompañar con ciertos consejos a tener en cuenta.

1. Puedes ofrecer incentivos a los empleados que cumplan con el registro. Dependiendo de la empresa, corresponde a cada una escoger qué tipo de incentivos.

2. Animar a la configuración de recordatorios, como alarmas en el móvil o añadirlo en Google Calendar.

3. Incidir en los beneficios para la empresa influirá positivamente en la concienciación que tienen sobre ello. Se puede saber quién está en la oficina, resulta más productivo el conocimiento de las horas de cada trabajador y genera confianza.

4. Crear un manual del empleado. De esta manera, se pueden implementar las políticas correctas para comunicarlas de manera efectiva. Se incluirá el dónde, cuándo y cómo se debe hacer, de qué forma corregir posibles errores y la manera en que la empresa responderá.

5. Comunicar las consecuencias de no hacerlo. Se puede considerar la opción de advertir verbalmente las consecuencias que pueda tener el no cumplimiento del registro horario. Asimismo, puede comentarse la advertencia por escrito y la suspensión o terminación eventual.

Gestionar el control horario de las empresas es importante para evitar inconvenientes legales. Y no solo ello, sino que también se fomenta una óptima cultura de la gestión del tiempo en la compañía.