Consejos de administración del tiempo para quienes trabajan en casa

8 tips que te impulsarán a alcanzar el éxito.

Tip  # 1. Hazlo simple. Este principio aplica tanto para la administración del tiempo como a muchas otras cosas en la vida, si vuelves una tarea demasiado complicada, no querrás hacerla. Mientras que muchas personas tienen excelentes resultados utilizando un sistema formal de planeación de tiempo, (con sistemas como “DayTimmer”, “DayRunner”, “FranklinPlanner”, etc.), otras personas pueden hacer lo mismo, o incluso más con menos.

Tip  # 2 Fijar Metas. Encuentra un lugar cómodo para trabajar, prepara tu bebida favorita y consíguete una buena libreta y un bolígrafo. Piensa acerca de dónde te gustaría ver  tu negocio dentro de un año, luego dentro de cinco años, aun mejor luego de 20 años. Escribe tu plan de negocios tan específicamente como sea posible, es muy importante que sean medibles y alcanzables, las mejores metas son aquellas que te representan un reto sin que te sientas sobrecargado  mientras luchas por el éxito y progreso de tu negocio. Tus metas escritas te darán las bases y el marco adecuados para todas tus decisiones y actividades de negocios.EJEMPLOS:

En  __ meses voy a iniciar un negocio.

En un año las ventas de mi negocio serán ___________________.

En un año el número de clientes de mi negocio será ___________.

En un año habré dado _____ presentaciones públicas y _____ seminarios.

En un año seré miembro de la cámara de comercio de mi área.

Nota importante, ¡No permitas que te paralice el miedo a no alcanzar tus metas!, muchas investigaciones han mostrado que aquellos que escriben sus metas tienen más progreso en un tiempo determinado que los que no las escriben, independientemente de las metas que sean, ¡Escríbelas! Y cuando tomes una decisión pregúntate a ti mismo si aquello te acercara o alejara de la meta.Revisa tus metas periódicamente.

Tip #3 Considera tu ritmo personal. Admitámoslo, todos somos diferentes, y un sistema de administración de tiempo que funciona para una persona podría por completo confundir a otro. Es apropiado entonces pensar en ti mismo primero al iniciar cualquier plan de administración de tiempo, pensar en tu reloj biológico interno y en tu rutina diaria. ¿En qué horario sientes más energía para trabajar, por la mañana, por la tarde o por la noche? ¿Trabajas mejor con un ambiente tranquilo o prefieres el bullicio como música de fondo? ¿Sientes que un tiempo a solas es esencial o necesitas tener siempre a alguien con quien interactuar? Pronto descubrirás en que horario y con qué estilos de trabajo eres más productivo.

Tip #4 Sigue de cerca tus  actividades durante una semana. Al igual que un presupuesto no puedes hacer rendir el tiempo de forma significativa a menos que sepas exactamente en que lo estás gastando. Mucha gente descubre que una herramienta visual les ayudará a poner las cosas en perspectiva.  Utiliza un organizador o crea uno a tu conveniencia con los días de la semana en la parte superior y en un lado las horas del día con incrementos de 15 minutos. Al final de este documento hemos incluido para ti una plantilla de tiempo en grafica, utilízalo, imprímelo. Utiliza marcadores para rellenar los bloques de tiempo que no están disponibles o que ya están comprometidos en algo fijo como dormir, comer, familia, etc. Esto te dará una imagen fuerte del tiempo real que tienes para trabajar, conforme avanza tu proyecto.Apunta todo lo que haces durante una semana. Si, parecerá un ejercicio tedioso y aburrido, pero es la única manera de darte cuenta de dos cosas muy  importantes: 1) te forzara a valorar una actividad cuando sepas que tienes que escribirla y 2) Iluminara claramente aquellas áreas de tu día y de tu semana en las que el tiempo no fue utilizado sabiamente.

Tip # 5 Toma tu tiempo para planear por escrito tu día.Sé que habrás escuchado esto más de un millón de veces, pero a menos de que lo experimentes por ti mismo y comiences a guardar un poco de tiempo para planear las actividades que realizaras al siguiente día, estarás perdiendo mucho de este valioso recurso y contradiciendo lo que todos y cada uno de los maestros del manejo del tiempo aconsejan. Algunas personas prefieren tomar 15 o 20 minutos al final de su día de trabajo para planear las tareas pendientes para el día siguiente, otras personas prefieren hacerlo justo antes de ir a la cama alegando que pueden descansar mejor si saben que no olvidaran hacer nada de lo planeado al día siguiente pues ya ha sido escrito en papel, también existen aquellos que prefieren hacerlo justo al despertar por la mañana para tener una visión más fresca. No existe una manera correcta o incorrecta de hacerlo, mientras hagas de esto un hábito.Ahora es tiempo de crear tu lista de “Cosas por hacer”, ve agregando a la lista las cosas conforme vayan viniendo a tu mente, no trates de ponerlas en orden todavía, solo déjalas fluir. Si quieres puedes hacer una columna para las cosas personales y otra para los asuntos de negocios, pero incluso esto no es necesario. Experimenta varios tipos de lista hasta que encuentres una con la que te sientas completamente cómodo. Asegúrate de revisar siempre la lista del día anterior para no olvidar o dejar de lado las tareas que no lograste completar.

Tip # 6 Evalúa las prioridades de la lista. Cuando ya has terminado de escribir todas las cosas por hacer es momento de acomodarlas según su importancia poniendo al lado de cada oración los números subsecuentes usando el 1 para la actividad con mayor importancia. Solo te tomara uno o dos minutos hacer todos los arreglos. Si comienzas a enredarte con las prioridades entonces pon un uno (1) al lado de las actividades que son completamente necesarias y definitivamente no puedes dejar de hacer, un dos (2) para aquellas menos necesarias pero también importantes y un tres (3) para aquellas de menor importancia que pueden ser fácilmente cargadas en la lista del día siguiente.Ahora viene el truco mas difícil ¡LLEVARLAS A CABO! Comienza por las numero 1, cuando hayas terminado estas sigue con las numero 2 y si te queda tiempo continua a las marcadas con el numero 3. En el mundo real algunas veces terminaras algunas actividades marcadas con 2 y 3 antes de terminar con todas las marcadas con 1 pues encontraste un tiempo entre una y otra para hacer las tareas menores, pero trata de apegarte al plan lo más posible para no terminar el día con actividades numero 1 pendientes.Otra manera más colorida de hacerlo, para las personas más visuales, es usar colores en vez de números para marcar las actividades, por ejemplo, usar rojo en vez de 1, amarillo en vez de 2 y verde en vez de 3 para hacer alusión a los colores de los semáforos, o puedes usar los colores que prefieras mientras recuerdes muy bien cuál es el código a usar. No importa el método que tengas para priorizar las actividades, dibujitos, colores, números, letras o lo que se te ocurra, lo importante es que lo hagas y te apegues lo más posible a tu plan.

Tip # 7 No te conviertas en un perfeccionista. Tratar de ser perfecto solo te llevara a la frustración. Se flexible. Habrá ocasiones en que no podrás apegarte a la perfección a tu plan, así que en vez de hacer una rabieta lo mejor que puedes hacer es planear un espacio en tu agenda para los imprevistos. Si por algún accidente o situación no planeada te vez forzado a interrumpir tus actividades el consejo de nuestro amigo y consultor Alan Lakein es: “Pregúntate a ti mismo -¿Qué es lo más importante que podría estar haciendo en este momento?” Esto te ayudara a volver al camino con más rapidez.

Tip # 8 Aprende a decir NO. Esta palabra puede ser muy fácil de decir para algunos, pero para otros significa un verdadero reto. El secreto está en aprender a decir “NO” con gracia y amabilidad. Aguántate las ganas de comenzar a dar explicaciones y pretextos cada vez que alguien te pide hacer algo que no quieres o no puedes hacer, simplemente aprende a decir “NO”. Si la palabra aun te parece muy dura puedes utilizar otras como “Lo siento, ya tenía otro plan”, “Me halaga que me invites pero no sería justo para las personas que me esperan” o frases por ese estilo que te permitirán decir que no sin sonar arrogante. Algunas veces podrás ofrecer alternativas que te permitan mantener la invitación sin sabotear tu plan para el día, por ejemplo “No creo poder asistir a la reunión del comité de inauguración,  pero creo que puedo hacer una contribución a la fundación o publicarla en mi página web para darle publicidad”.Trata de no aceptar ningún compromiso sin haberlo considerado por lo menos 24 horas antes. Esto te permitirá valorar los pros y los contras de incluirlo en tu agenda sin la presión de tener a alguien esperando por una respuesta.Si hacer al mismo tiempo todos estos ejercicios te parece abrumador, comienza con uno a la vez y ve incorporando los demás poco a poco hasta que puedas manejar el sistema completo. Si necesitas un refuerzo u otras herramientas, visita nuevamente esta página para recordar lo aprendido. La sensación de control que iras adquiriendo al seguir estos consejos te hará sentir una persona organizada y con poder sobre tu propia vida, lo que te permitirá sentir el control también de tu trabajo en casa y te ayudara a llevarlo al éxito con más facilidad.