¿Cómo maximizar los resultados de una reunión de negocios?

En mi experiencia, si se tuviesen en cuenta ciertos aspectos relevantes a la organización las reuniones serían provechosas al cien por cien. Voy a tratar de recopilar los puntos más importantes a tener en cuenta durante una reunión:

En primer lugar una reunión debe tener un objetivo claro y preciso, generalmente una reunión cumple dos tipos de objetivos: Informar o Decidir. Sin embargo, muchas reuniones no cumplen ninguno de estos dos objetivos y simplemente son convocadas para “Discutir” y obviamente el “Discutir” no es un objetivo efectivo para una reunión. Por ejemplo no es lo mismo decir: “En esta reunión se va a discutir la estrategia para el producto xxx” (objetivo que no coadyuva a obtener una conclusión concreta) en vez de decir: “Nuestro propósito es determinar la estrategia para el producto xxx”  En este último caso, el objetivo es claro y preciso.

En segundo lugar es importante determinar quienes deberían ser los asistentes a esta reunión, a continuación se presentan unos tips:

1. Evaluar si alguien necesita o no estar presente durante toda la reunión. Recuerda, que si desperdicia el tiempo de los demás, es menos probable que asistan y participen en la próxima reunión que se organice.
2. Respetar los horarios de la gente, pero será más fácil programar una reunión si dice "Por favor asista, y si no le es posible, le ruego avisarme". Siempre indique el objetivo de la reunión, la hora de inicio y la hora de conclusión. Además, recalque que comenzará puntualmente. Existen empresas en las cuales hay una hora máxima para convocar a una reunión, por ejemplo, no se puede tener una reunión más tarde de las cuatro y ésta como mucho puede durar dos horas.
3. En caso de que se tenga que tomar decisiones y las personas que vayan a tomarlas o puedan aportar algo de gran valor no puedan asistir es mejor posponerla que hacer una primera reunión que no resuelva nada y luego convocar otra más.
4. Preparar el orden del día, un orden del día es una lista de los puntos principales que debe tratar para cumplir con su objetivo. Se debe distribuir con la antelación suficiente para que todos los asistentes hayan tenido la posibilidad de preparar los puntos. Si en el orden del día se hace mención a ciertos documentos, éstos tienen que enviarse junto a dicho orden.
5. Es conveniente que los puntos del orden del día estén visibles a todos los asistentes, por ejemplo en una pizarra para que todos tengan claro el orden establecido por la persona que convoca la reunión.

En tercer lugar es importante mantener el control de la reunión, una vez que haya comenzado la reunión, es responsabilidad del convocante mantenerla en movimiento y focalizada. Sé que a veces es complicado y más cuando hay personas de superior orden jerárquico especialistas en reventar reuniones. Aquí van algunas sugerencias para lograrlo:

1. Comenzar a la hora indicada, incluso si hay gente que aún no ha llegado. Si espera hasta que llegue la última persona, está acostumbrando a la gente a que llegue atrasada.
2. Explique brevemente de qué se trata la reunión.
3. Si se ha distribuido un orden del día, asegurarse de que todos lo sigan de manera que cumpla sus objetivos.
4. Si la discusión de un tema se prolonga sin que se tome ninguna decisión, se debe intervenir y decir algo como, "Por el bien del cronograma del proyecto, necesitamos tomar una decisión".
5. Si es evidente que un asunto no se puede resolver, determinar qué se necesitará para resolverlo en el futuro.
6. Control del grupo: tiene que ser firme si el grupo se aparta del camino y sugerir que el asunto se analice en otra ocasión.
7. Programar la próxima reunión al finalizar la reunión actual.
8. La persona que convocó la reunión, es responsable de tomar notas o designar a alguien para que lo haga.

Finalmente como último paso, una vez terminada la reunión se debe:

1. Preparar y distribuir un acta de la reunión resumiendo lo que se trató, lo que se resolvió y las medidas que se deben tomar respecto de los temas que requieren aclaración adicional.
2. Asignar un responsable de ejecución y fecha para su realización a todos los puntos tratados en el encuentro.

Es así, que considerando ciertos pasos antes, durante y después de una reunión es que se logran maximizar resultados de una manera efectiva y eficiente.