Motor de reservas, definición y beneficios para un hotel

Para poder entender los beneficios que puede aportar un motor de reservas o sistema de reservas a un establecimiento hotelero, es necesario entender el significado del concepto (motor de reservas). Entendemos por motor de reservas aquel sistema informàtico que de forma automatizada, se encarga de la gestión de las reservas realizadas a través de Internet, este sistema también es el encargado facilitar al hotelero información sobre las reservas realizadas a través del mismo.

Una vez entendemos el concepto y antes abordar las ventajas de estos sistemas (sistemas o motores de reservas), es recomendable comprender los motivos que propiciaron la creación de este tipo de software. Los sistemas de reservas fueron pensados inicialmente por las compañías aéreas para suplir sus amplias demandas de venta de billetes online y sus necesidades organizativas de información. Dadas estas necesidades, las compañías desarrollaron sistemas que, una vez pensados y pulidos, gestionaban de forma automática toso el proceso de gestión de billetes online, desde el momento de su reserva hasta la entrega. Todo este proceso de aprovechamiento y adaptación de las reservas a las nuevas tecnologías desemboco en nuevas formas de venta las cuales fueron adoptadas por otros sectores tales como el hotelero.

Este tipo de sistemas de reservas online a lo largo del tiempo se han ido especializando en distintos ámbitos, uno de ellos el de los hoteles, dando como resultado un conjunto de funcionalidades muy diversas orientadas a la gestión de reservas y a su optimización. Para no generalizar de forma innecesaria, se comentarán alguna de las ventajas que se han considerado más representativas de un motor de reservas para un hotel:

• Sustitución de los tradicionales formularios de reservas por interfaces de reserva bien estudiadas, las cuales se integran en la página del hotel y todo, orientado a facilitar y maximizar las reservas online.
• Debido a que los motores de reservas suelen estar pensados para muchos tipos de establecimientos, suelen presentar suficiente flexibilidad para adaptarse a cualquier modelo de negocio de hotel.
• Disminución del trabajo debido a que gran parte de la gestión de las reservas se relega a un sistema automático. Este tipo de sistemas permiten a un cliente ver la disponibilidad, ver los precios, ver las condiciones de reservas y finalmente formalizar la reserva, y todo ello sin intervención del hotelero. Cabe destacar que estos sistemas son automáticos hasta cierto punto, estos sistemas siempre tienen un cierto grado de mantenimiento de la información por parte del hotelero.
• Posibilidad de reservar las 24 horas. Al tratarse de un programa el que gestiona las reservas, se dispone de un trabajador incansable que trabaja las 24 horas.
• Disponibilidad de un panel de control desde el que consultar y modificar datos de las reservas. Los datos de este tipo de paneles suelen estar presentados de forma que agrupen un conjunto de información resumida y representativa para que el hotelero tengo una visión general y eficaz del estado de las reservas.
• Alto grado de seguridad. En toda reserva se pueden manejar datos delicados (datos personales, números de tarjeta, números de cuenta, etc) estos sistemas suelen contar con una estructura pensada para suplir estas necesidades de seguridad.

Pese a estas ventajas, no todo motor de reservas tiene porque funcionar igual de bien para un mismo hotel. Para evaluar parcialmente el rendimiento de estos sistemas, habría que ver si realmente se ha producido un incremento de ventas y, en caso de que así sea, calcular el beneficio del incremento y restarle el costo de la herramienta, si en estas circunstancias sigue habiendo un beneficio, al menos en lo que respecta al incremento de ventas se puede decir que la herramienta cumple con su función. Otro factor a tener en cuenta es la disminución del trabajo producto de la instalación del motor, esto se debe a que una cantidad menor de dedicación es lo mismo que una disminución en el costo de trabajo. 

A modo de resumen, podemos decir que las formas de vender evolucionan y que cada vez más, es una necesidad adaptarse a ellas. Una de esas nuevas formas de venta reside en los sistemas o motores de reservas, os cuales pueden ofrecer todo un conjunto de ventajas para un establecimiento hotelero. Pero no todos los motores de reservas cumplen de la misma forma con su cometido, por ello lo mejor es estudiar y evaluar distintos de estos sistemas para encontrar el que mejor se adapte al modelo de negocio y expectativas del hotelero.