Guia Basica para la Presentacion de Proyectos de Desarrollo Local

Conscientes que en estos tiempos la ayuda oficial al desarrollo exige demostrar pertinencia, relevancia, economía, oportunidad y efectividad en los proyectos de intervención en comunidades, Aldesarrollo.org está al tanto de esta realidad y se convierte en la respuesta acertada en el manejo de herramientas que permitan estos objetivos.

Los proyectos  sociales de desarrollo local que analizamos constituyen las acciones estratégicas que realiza un ejecutor para mejorar una realidad social en forma concreta, consciente y realista, generalmente conducida por personas que tienen un compromiso y vocación de servicio social. Esto se refiere a un trabajo de personas para impactar personas, dentro de un enfoque de desarrollo humano.

La presente guía describe los requisitos mínimos que debe contener una propuesta de proyectos de desarrollo local de intervención en comunidades para ser presentada a recursos de cofinanciación, entendiendo que cada Entidad que otorgue de recursos tiene sus propios modelos y requisitos puntuales o adicionales a los mostrados.

Para realizar una propuesta de proyecto de desarrollo local básicamente se necesita:

1               INFORMACIÓN DEL PROPONENTE DEL PROYECTO

2                IDENTIFICACION DE LOS BENEFICIARIOS

3                INFORMACION GENERAL DEL PROYECTO

4                DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO

4.1                        Justificación y Antecedentes

4.2                        Problemática a Solucionar o demanda del mercado

4.3                        Diagnósticos de los beneficiarios

4.4                        Matriz de Marco Lógico

4.5                        Base del presupuesto

4.6                        Descripción de Asistencia Técnica

4.7                        Flujo de Fondos

INFORMACIÓN DEL PROPONENTE DEL PROYECTO

Primero los datos básicos del proponente de la propuesta: nombre o razón social, Nit, registro de cámara de comercio, fecha de constitución, resumen objeto social, tipo de entidad proponente, perfil institucional del proponente, dirección, teléfonos, fax, página web y correo electrónico.

Nombre, profesión y datos de contacto del representante legal y del equipo principal de la entidad proponente.

Breve resumen de la experiencia específica del proponente.

Información Financiera del Proponente, correspondiente a resumen de estados de resultados y Balance General de Últimos dos años.

Finalmente para este apartado informar de que entidades y bajo cuales proyectos ha recibido anteriormente Recursos de Cofinanciación

2. BENEFICIARIOS

El proyecto consiste un conjunto de acciones de los cuales se pasa de una situación inicial (situación sin proyecto) a una situación final mejorada (situación con proyecto. Ambas situaciones deben ser claramente definidas en la propuesta.

Se debe describir a las personas que se van a mejorar su situación para esto se coloca: el nombre de  su comunidad, barrio, sector, localidad, etc, y caracterizar donde se ubica en la ciudad y luego en el departamento, indicando un breve resumen de sus datos principales. En lo posible colocar un mapa de ubicación, bajo el supuesto que se accede a esta funcionalidad (Internet).

Colocar la población a impactar con el proyecto tanto directa como indirectamente y sus características demográficas básicas.

3. INFORMACION GENERAL DEL PROYECTO

TITULO: Colocar el Titulo, que debe ser concreto y claro; respondiendo a las preguntas:

a) ¿Qué va a realizar?

b) ¿A quién va a beneficiar?

c) ¿Dónde esta ubicada la población beneficiaria?

PROPÓSITO O ACCION CONCRETA: Diferenciándolo de la meta del proyecto (la transformación social o impacto en el desarrollo humano de la comunidad, a partir de la solución de un problema, punto 4,2), en este apartado se debe describir que es lo que en realidad se va hacer, lo que se adquiere (uso real) con los flujos de dinero del proyecto. Por lo cual en este momento se debe tener claro cuánto es el valor total que se necesita para realizar el proyecto, se debe hacer un breve párrafo que exprese:

Acción general, transformación concreta Situación Inicial Situación Final Número de personas beneficiarias Tiempo de Ejecución

CONVOCATORIA: Luego la línea o convocatoria especifica en que se desea participar, indicando la entidad o entidades que se desea financien la propuesta, teniendo claro que existan las condiciones para ello, ej, tiempo de aplicación, presupuesto, etc. Colocar cuanto se desea que se financie por entidad y finalmente el valor total que se necesita para realizar el proyecto.

4. DESCRIPCION DEL PROYECTO

Debemos analizar y definir los resultados o componentes que necesitamos para que se cumpla el propósito mencionado anteriormente y limitar las acciones para adecuarlas a la realidad, oportunidad, efectividad, economía, pertinencia, relevancia y directriz estratégica tanto de la entidad proponente como de las entidades aportantes, es decir, se detalla porque, como, cuando, con quien y con que se realizan las acciones.

4.1 ANTECEDENTES Y JUSTIFICACIÓN

ANTECEDENTES: Se debemostrar en este apartado un resumen de estudios, encuestas o investigaciones realizados en la población en el tema objeto de la propuesta con información cuantitativa. Se debe mencionar indicadores o estados actuales claros y concisos. Estos se usaran para el monitoreo y la evaluación, donde se presume habrá una mejora con las acciones del proyecto. Si no se tiene un estudio claro, se debe realizar una investigación previa en la comunidad donde se tomaran los datos que se colocaran en este apartado.

JUSTIFICACIÓN: Se debe colocar un párrafo que conecte la visión de la entidad proponente y sus competencias técnicas con la situación final que se lograra con la propuesta,

Se debe especificar si la propuesta forma parte de un proyecto o es continuación de proyectos anteriores. Si es así, se debe puntualizar sobre los resultados obtenidos independientemente de la fuente, de lo contrario, especificar que la propuesta es novedosa. Así mismo, presentar información existente con relación a la actividad económica, estudios sectoriales realizados, cuál ha sido la atención recibida.

Adicionalmente, se debe explicar por qué es importante intervenir en la solución del problema. Puede considerar aspectos de pertinencia regional y sectorial como aporte en productividad, competitividad, generación de empleos o ingresos, articulación con las políticas regionales y nacionales, compatibilidad con el medio ambiente, etc.

4.2 . PROBLEMÁTICA A SOLUCIONAR O DEMANDA DEL MERCADO (META GENERAL)

En este punto se debe definir la problemática u oportunidad de mercado que se va a atender mediante la ejecución de la propuesta (describir la necesidad específica a atender). Tenga en cuenta que la problemática es una situación negativa puntual que permite determinar la situación actual o insatisfactoria.

4.3 DIAGNOSTICO DE LOS BENEFICIARIOS

Al momento de presentar una propuesta se debe tener claramente identificados a los beneficiarios, esto es requisito importante.

Se debe identificar las características, situación y necesidades específicas de la población que se van a atender. Se debe especificar las razones por las que se eligieron, las limitaciones percibidas, la pertinencia de la propuesta frente sus necesidades y debe presentar datos cualitativos y cuantitativos  con relación a los aspectos que se pretenden intervenir.

4.4 MATRIZ DE MARCO LÓGICO

La Matriz de Marco Lógico, nos permite pensar mejor en las actividades que conducen a los resultados o componentes, los resultados que conducen al propósito (objetivo general) y el propósito que alcanza la solución del problema.

Propósito: Efecto directo que se logra después de completar la ejecución del proyecto. Representa el cambioque fomentará el proyecto y se expresa como resultado.  El título del proyecto debe derivarse de lo expresado en el propósito. Debe ser único en el proyecto[1].

Resultados: Son los componentes específicos o productos que son necesarios para llegar al propósito.  Los componentes se definen como acciones terminadas.  Se recomienda máximo 4 resultados y deben responder a las siguientes preguntas:

¿Son suficientes para alcanzar el objetivo del proyecto?

¿Son los necesarios para alcanzar el objetivo del proyecto?

¿Son realizables?

¿Pueden ser medidos con indicadores tangibles?

¿Están en orden lógico, secuencial y coherente?

Actividades: Son aquellas tareas o acciones que deben realizarse para llevar a cabo cada resultado.  Es importante que sean detalladas y se encuentren en orden cronológico.

Sistema de Evaluación y Seguimiento (S&E)

La definición de metas e indicadores permite llevar a cabo un sistema de evaluación y seguimiento.

El Seguimiento y Evaluación S&E hace referencia a las actividades, unidades de medida, mecanismos, instrumentos y procedimientos que se utilizarán para conocer y verificar los avances, los resultados, efectos e impactos de los proyectos cofinanciados, durante y al finalizar su ejecución.

a) Meta programada: Son aquellas que permiten medir los objetivos, resultados y actividades en términos de cantidades (cuánto?), calidad, (de que tipo?), y tiempo (para cuando?).  Ejemplo: A diciembre 15 de 2011 la empresa ha sido certificada por INVIMA en BPM.

La meta explica:

A nivel del Propósito (Objetivo General) cómo será el impacto. A nivel de los Resultados (Objetivos Específicos), cuáles serán los efectos concretos que alcanzará el proyecto (productos finales). A nivel de Actividades, los productos que ofrece el proyecto para alcanzar los resultados (productos intermedios).

b) Fecha planeada de inicio: escriba la fecha en la cual se espera iniciar la ejecución de la actividad.

c) Fecha planeada de terminación: escriba la fecha en la cual se espera terminar la ejecución de la actividad.

d) Tiempo planeado: tiempo en días, semanas o meses en el cual se alcanzará cada meta, es decir, el tiempo transcurrido entre la fecha planeada de inicio y la fecha planeada de terminación.

e) Indicadores de logro: son medidas específicas que dan cuenta del avance o cumplimiento de las metas durante el tiempo que se adelanta el proyecto y permiten la comparación de metas con los logros obtenidos. Las variables a utilizar para medir estos indicadores son: meta programada, meta lograda, tiempo planeado, tiempo real.

f) Fuentes de verificación: cada indicador debe prever una fuente de donde se tomará la información para que el indicador sea factible. Ejemplo: informes, registros, plan operativo, actas de reuniones, etc.

4.5 BASE DEL PRESUPUESTO

Este formato tiene el propósito de mostrar la forma como se calcularon los valores de los productos y servicios a pagar para realizar cada una de las actividades. Se debe especificar la descripción, unidad, cantidad, valor unitario y valor total los componentes que conforman cada actividad.

a. Código Actividad: corresponde al código asignado a cada una de las actividades en el cuadro Matriz de Marco Lógico.

b.  Nombre del recurso: Se entiende como recurso el personal, los materiales  y demás conceptos de gasto relacionados directamente con el desarrollo de una actividad.

c.  Unidad: para cada recurso, indique la unidad de medida en la  cual se va a expresar la cantidad de recurso a utilizar. Por ejemplo: en capacitación, horas; en honorarios, meses; en viajes, pasajes; en viáticos, días; en procesos, unidades de producto, etc.

d. Cantidad: escriba el número de unidades del recurso, presupuestadas para la ejecución de la actividad.

e. Valor unitario: escriba el valor por unidad de recurso

f. Valor total: es el valor resultante de la multiplicación de las columnas d. y e.

g. Rubro: corresponde al código asignado a cada rubro dentro de las políticas de la entidad donde se aplica la convocatoria.

h.  Fuente de financiación: desagregue el valor de cada recurso de acuerdo con  la(s) fuente(s) de financiación:

Contrapartida efectivo: indique el monto del recurso que cubrirá la contrapartida en efectivo pagada por la entidad ejecutora. Contrapartida especie: indique el monto del recurso que cubrirá la contrapartida en especie aportada por la entidad ejecutora. Otras: indique el monto del recursos que será cubierto con  otras fuentes de financiación. Ejemplo: aporte de entidades gubernamentales, beneficiarios,  u otras empresas.

i. Observaciones: presente las observaciones que considere necesarias para aclarar o complementar la base de cálculo del  proyecto.

4.6 DESCRIPCIÓN ASISTENCIA TÉCNICA O ASESORÍA

En este cuadro se coloca la asesoría o asistencia técnica (personal) y el perfil que requerirá para llevar a cabo las actividades descritas en la matriz de marco lógico, incluyendo al Director del proyecto. Básicamente se incluye los conocimientos, competencias y experiencias necesarias para realizar las actividades con la calidad requerida.

Tipo de asistencia técnica

Descripción del perfil requerido

Profesión

Especialidad

Conocimiento Especializado

Experiencia profesional

Experiencia relacionada

Tiempo dedicado (hr)

Adicionales u observaciones

4.7 FLUJO DE FONDOS

En términos generales se debe tener claro cuando se obtendrán los recursos para asegurarse que las actividades se harán en el tiempo y costo planeados.

El cuadro de flujo de fondos se detalla cuando se tendrá efectivamente los recursos, pues cualquier desajuste en el pago de los rubros puede afectar el cumplimiento de los objetivos, aumentando costos o disminuyendo efectividad.

Dependiendo de la fuente, se debe asegurar el ingreso de recursos según lo planeado de las fuentes que apoyen el proyecto, con documentos que  demuestren la efectiva destinación presupuestal para el momento acordado y colocarlos en un cuadro como el que sigue, para un ejemplo de 18 meses de un proyecto que tiene varias fuentes de financiación:

Cada mes debe coincidir con las necesidades de efectivos para cubrir los rubros de las actividades en el mes respectivo en forma anticipada.

La casilla Valor Total que debe coincidir con el valor del proyecto.

5. DOCUMENTOS ANEXOS

Finalmente se debe anexar los documentos que soporten la propuesta:

1      Certificado de existencia y de representación legal de Cámara de Comercio (no mayor a 90 días).  .

2      Estados financieros (Balance General y Estado de Pérdidas y Ganancias) de los dos (2) últimos años, acompañados de fotocopia del certificado de matrícula del Contador o Revisor Fiscal que los suscribe.

3          Copia del RUT del proponente.

4          Acta o comunicación de la Junta Directiva, donde aplique.

5     Certificado de contrapartida: el representante legal de la empresa y el contador deben certificar el monto de los recursos de contrapartida para el proyecto (acompañado de la tarjeta profesional del contador).

6     En caso de incluir recursos provenientes de fuente diferente al proponente, se deberá anexar las cartas firmadas por el ordenador del gasto de las entidades aportantes, especificando por tipo de contrapartida (especie o efectivo). Para el caso de las entidades públicas se deberá anexar la carta de intención y de ser aprobado el proyecto para la contratación correspondiente deberá contar con el CDP correspondiente.

7     Hoja de vida con las respectivas certificaciones de experiencia y estudios del Director del Proyecto.

8     Términos de referencia para la contratación de consultoría cuando se contemple en la propuesta, incluyendo el perfil del consultor requerido.

9     Metodología de las actividades a realizar, con el fin de ampliar la información sobre la atención propuesta.

[1] Guía de Presentación de Proyectos de Fomipyme

http://www.aldesarrollo.org

ALDESARROLLO-ASOCIACION LATINOAMERICANA DE PROFESIONALES PARA EL DESARROLLO LOCAL se crea en Cartagena de Indias en agosto de 2008 mediante la matricula No. 09.250791.28 de la Cámara de Comercio de Cartagena (CIIU 9199) y Nit 900244962-2, para promover el desarrollo humano integral sostenible, mediante la participación en proyectos y programas con fines sociales y los orientados a los Objetivos de Desarrollo del Milenio (ODM).