Gestión y mantenimiento de base de datos ¿problema o solución?

La base de datos es la llave del marketing contemporáneo, basado en el diálogo con el cliente.  Las nuevas tecnologías de la información y la comunicación permiten identificar al cliente y anticiparse a sus deseos, gustos y necesidades, contribuyendo a su fidelización mediante información, ofertas y obsequios especiales.  Muchas tareas del manejo de la base de datos se realizan automáticamente, pero para otras es imprescindible la atención personalizada.

Para empezar, es importante saber algunas cosas acerca de la base de datos.  No es raro recibir un llamado telefónico o un correo electrónico con ofertas comerciales que nos obligan a preguntarnos ¿de dónde obtuvieron nuestros datos? Como los clientes confían en nosotros, y atentos a la legislación que existe al respecto, debemos asumir la obligación de preservar los datos sensibles.

Un aspecto a tener en cuenta es que una “buena base de datos” es en realidad el resultado de un lento trabajo de mantenimiento y actualización, y no un conjunto de un millón de direcciones de correo electrónico compradas por Internet.  La experiencia indica que una campaña de marketing a través de correos electrónicos pertenecientes a este tipo de bases de datos ¡está irremediablemente condenada al fracaso!

La forma de obtener los datos es mediante el diálogo y, por supuesto, el consentimiento del cliente.  Internet ofrece múltiples herramientas, como encuestas, suscripciones a boletines, registros y mucho más.  El otro aspecto importante es que la base de datos debe permitir la “segmentación” de clientes, de acuerdo a datos demográficos, hábitos y volúmenes de compra, y lo que tu imaginación te dicte.  Así sabrás quiénes son tus “mejores clientes”,  cuáles podrían llegar a serlo, qué deberías hacer para fidelizarlos, y podrás diseñar programas para aumentar las ventas e investigar por qué algunos clientes compran poco si, de acuerdo a tus datos, podrían gastar un poco más…

Gestionar y mantener una base de datos implica integrar sistemáticamente información relevante sobre los clientes, para después analizarla e interpretarla estratégicamente. Para conseguir este objetivo, no solamente se debe contar con la tecnología adecuada, sino también con colaboradores capacitados para llevar a cabo las tareas correspondientes.   A veces las organizaciones no otorgan al mantenimiento de la base de datos la importancia que merece, asignando la tarea a personas que a la vez deben cumplir otras múltiples funciones.  Sin embargo, los errores –muy frecuentes- en las bases de datos, dificultan la comunicación con el cliente, pueden llevar a la no resolución satisfactoria de una queja o conflicto y desembocar en la pérdida de ese cliente.  Y si un cliente contento comenta su satisfacción con dos o tres personas, uno descontento… ¡transmite su impresión por lo menos a diez de sus conocidos! Eso, sin contar las Redes Sociales…

Como te darás cuenta, todo el trabajo de gestión y mantenimiento de la base de datos se realiza mediante herramientas informáticas y utilizando las TICs.  Es decir que perfectamente puede ser realizado en forma remota, contratando los servicios de un/a Asistente Virtual (VA).  La ventaja es que contratarás un/a profesional calificada, acostumbrada a involucrarse con el trabajo, a la que sólo deberás abonarle las horas que destine a la tarea.  Un/a Asistente Virtual puede:

• Ingresar información en la base de datos
• Combinar los datos y realizar seguimientos
• Enviar cartas y mantener la comunicación con los clientes
• Monitorear los datos mediante un programa de seguimiento
• Responder correos electrónicos de los clientes incorporando nuevos datos a la base
• Enviar recordatorios a los clientes
• Verificar y corregir datos erróneos
• Mantener periódicamente informado a su contratista acerca de los avances y mejoras en la base de datos
• Segmentar datos y proporcionar información

y mucho más que podrás averiguar poniéndote en contacto!

Si tu misión en la compañía está relacionada con la gestión y mantenimiento de la base de datos de los clientes, te invitamos a analizar juntos las funciones que se deben realizar y cómo es posible que mediante la colaboración de un/a Asistente Virtual (VA), la base de datos se convierta en una solución antes que un nuevo problema.