Implantación de un Sistema de Gestión Documental: beneficios y cómo evitar el fracaso

Desde hace décadas, las grandes organizaciones se enfrentan al desafío de ordenar el ingente volumen de información corporativa en el que se almacenan sus documentos ya sea en papel, archivos electrónicos, bases de datos o portales corporativos. En los años 90, se empezó a desarrollar lo que se denominó como la “gestión del conocimiento”, cuya finalidad era medir y conservar, el capital intelectual de una empresa.

En los inicios del siglo XXI, el objetivo de muchas organizaciones era evitar la generación de este tipo de información en formato papel, pero el desconocimiento inicial ante los sistemas de gestión documental por parte de las grandes empresas conllevó a la coexistencia de los documentos en papel y en formato electrónico ante el miedo a perderlos. Esta duplicidad supuso, en muchas ocasiones, un incremento del tiempo invertido en la gestión, que sin duda repercutió en los beneficios empresariales. A todo ello, se añade el aumento de los contenidos, cuyo crecimiento es exponencial.

Como es evidente fueron las empresas de grandes dimensiones las primeras en implantar tecnologías que dieran una óptima solución a su gestión documental,  tras haber llegado a la conclusión de que la clave para la organización del conocimiento pasaba por identificarlo, garantizar su captura y almacenamiento estructurado, así como su recuperación, distribución e intercambio.

Visión estratégica de la compañía

Una vez que las organizaciones tomaron conciencia de que era preciso ordenar y guardar sus documentos de una manera lógica y estructurada, tanto para su uso diario como para su posterior recuperación, es cuando se puso de manifiesto la necesidad de implantar un Sistema de Gestión Documental Corporativa. El objeto de incorporarlo era proporcionar un modelo de gestión y una herramienta informática que garantizase el acceso y la disponibilidad de la información con el fin de mejorar su productividad, su capital intelectual y su conocimiento.

Los principales beneficios para una gran empresa de implantar un Sistema de Gestión Documental Corporativa se pueden resumir en que: permite compartir la información de la compañía de forma óptima y segura, tanto como si está ubicada en una o varias sedes; preserva el conocimiento de la organización, porque los datos fluyen de una forma fluida; y resuelve la incertidumbre que, a menudo, pueden plantear las versiones de los documentos.

Implantación de la tecnología de un Sistema de Gestión DocumentalA la hora de implantar un proyecto de gestión documental hay que tener en cuenta tanto los aspectos materiales como los inmateriales. Entre los primeros destacan los recursos tangibles con los que cuenta la empresa, como por ejemplo es el equipo informático. Y entre los segundos, hay que considerar los recursos humanos disponibles, su formación documental, así como sus conocimientos informáticos. Además, dentro del coste de la implantación del Sistema de Gestión Documental, también hay que valorar el software y el hardware extra que se va a necesitar, los servicios profesionales externos, si fueran necesarios, sin olvidarse de las horas de dedicación internas de los usuarios y de los responsables del proyecto.

La gestión documental es una “especialidad” relativamente joven en el ámbito de la documentación y por esa razón las organizaciones no suelen disponer de unidades dedicadas a estas tareas. En algunos casos se asignan estas funciones a departamentos ya existentes; y en otros, se crea desde cero una nueva sección con el consiguiente esfuerzo organizativo y presupuestario.

De modo que una medida práctica para garantizar la óptima implantación del software de gestión documental corporativa es la creación de un departamento que se encargue exclusivamente a esta ardua tarea. Esta nueva división, además de liderar esta iniciativa, deberá definir un nuevo modelo de gestión de documentos; determinar las diferentes herramientas que cubrirán los requerimientos funcionales, técnicos y de integración; planificar un “plan de acción”, dentro del que forma parte el proyecto piloto como punto de inicio para la extensión futura al resto de la organización.

La dirección, el equipo informático, los documentalista, los consultores y los usuarios de esa compañía son los protagonistas en la implantación de este complejo proyecto, por lo que es necesario contar con la opinión de cada uno de ellos. Los clientes de la empresa también tienen mucha importancia porque, como consumidores de información, pasan de un perfil pasivo a otro activo, que interactúa desde el primer momento con los documentos, ya que los crean, reciben, gestionan y demandan cantidades crecientes.

La coordinación y colaboración entre todos los actores es básica para el buen desarrollo del proyecto. Desde su principio, se deben definir y asignar las responsabilidades y las competencias vinculadas con su gestión e informar en todo momento a las partes implicadas.

Proyecto piloto de Gestión Documental Corporativa

La implantación de un Sistema de Gestión Documental Corporativa en las grandes organizaciones es más compleja de lo que a priori pudiera parecer, ya que hay que tener en cuenta cientos o miles de empleados, decenas de departamentos, diferentes sedes, así como objetivos y métodos de trabajo heterogéneos.

Que la implantación de una solución corporativa dé una respuesta adecuada y global en un primer momento es realmente difícil. Por ese motivo, hay que comenzar con un Proyecto Piloto, ya que el éxito de la gestión de cualquier iniciativa reside en que se alcance su objetivo en el tiempo preestablecido, ajustado al presupuesto, y de acuerdo con los estándares de calidad acordados.

Como primera fase de la implantación un Sistema de Gestión Documental es recomendable abordar el proyecto piloto en un ámbito reducido, donde se puedan desarrollar todas las tareas derivadas de una implantación de estas características y analizar las buenas y malas prácticas para la extensión futura del mismo. Por un lado, permite asegurar que el modelo documental es el óptimo y la herramienta informática seleccionada la adecuada; y por el otro que se están llevando a cabo correctamente las estrategias de gestión del cambio, fundamentales para vencer la amenaza del rechazo al reto “tecnológico” y ayudar a dominar la ansiedad que provocan los cambios.

La metodología empleada para la implantación de un Sistema de Gestión Documental Corporativa, habitualmente basada en la gestión tradicional de proyectos, debe orientarse a la satisfacción de la organización y de los usuarios que la integran, cuyo papel -a su vez- debe acomodarse hacia un rol más activo.

Puede que el proceso de transformación lleve implícito la resistencia al cambio, que dificulta el rediseño de la cultura documental porque conlleva nuevas formas de trabajo, nuevos estilos de gestión y nuevas competencias. Por ese motivo, es importante que desde la dirección se mantenga informada a la plantilla tanto de las diferentes fases del proceso de la implantación del sistema de gestión documental, como de los logros que se van consiguiendo.