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lunes 05 de diciembre del 2022
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LA CRISIS QUE CUESTA SUPERAR . Cadenas de distribución e ineficiencia del proceso de devoluciones.

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LA CRISIS QUE CUESTA SUPERAR .

Cadenas de distribucion e ineficiencia del proceso de devoluciones.

Pocas son las Empresas cuya administración no afirme, por lo menos en terminos de externo, que buscan una organización muy flexible a fin de que se pueda adaptar rápidamente a los cambios y condiciones del mercado, ágil para poder reaccionar ante el precio de cualquier competidor, muy innovadora a fin de ser capaz de mantener sus productos y servicios tecnológicamente actualizados, y muy dedicada a su política buscando que la misma rinda al máximo en terminos de calidad y servicio al cliente.

Si los administradores desean compañías libres de obstáculos, agiles, flexibles, competitivas, eficientes, e innovadoras además enfocadas al cliente y rentables, ¿por qué tantas son rígidas, lentas, y poco competitivas? ¿porque son faltas de creatividad, ineficientes (respecto a las necesidades del cliente) y además no son rentables? La explicación está en cómo hacen su trabajo y por qué lo hacen de esta forma. Unos pocos ejemplos podrían ilustrarán el punto que fundamenta el porqué dichas empresas no alcanzan a menudo los resultados que buscan sus administradores.

Una empresa, fija sus metas en entregar rápidamente los pedidos de sus clientes, pero eficiencia es muy difícil de lograr. En todas las industrias se tiene un sistema de distribución de multiples etapas; las fábricas envian sus productos terminados a un depósito central, que es su centro de distribución. El mismo despacha los productos a centros regionales de distribución, los cuales se encargan de entregar los productos a sus clientes; el deposito central en ciertos momentos en terminos de la elasticidad de la demanda, no llega a abastecerlos de forma apropiada. En consecuencia los distribuidores regionales no tienen el inventario (stock) necesario para entregar a los clientes. Por ende el distribuidor particular se enfrenta a la imposibilidad de cumplir con sus pedidos y ordenes de compr por falta de productos, eso se llama ineficiencia.

Es esta la razón, que aun ante un pedido urgente, el proceso de distribución tarda demasiado; es muy burocrático y no cambia en lo mas minimo ante una urgencia o un cambio drastico en terminos de volumen; se juzga a las distribuidoras injustamente, por lo tanto las distribuidoras no toman en la preventa (ordenes de compra) pedidos urgentes. Como resultado, el sistema no funciona. Es importante denotar que con frecuencia, la eficiencia de una empresa se logra a expensas de la eficiencia del trabajo en equipo e interaccion entre los miembros.

A veces, un trabajo que requiere la activa cooperación del personal y la efectiva coordinación entre distintos departamentos de una empresa, no presenta, si la interaccion es eficiente, ninguna de las dificultades que normalmente perjudican a la misma. Por ejemplo, en las devoluciones hechas a una industria de artículos de consumo masivo, intervienen trece departamentos distintos. Cuando un cliente envía los productos en devolución, para que se le acredite el dinero de la compra a su cuenta, en el deposito hacen la recepción y los productos entran de nuevo a la categoria de “ en existencia”, el personal de inventarios pone al día su contabilidad para darle reingreso a los almacenes, el departamento de ventas determina a qué precio se vendió para reajustar las comisiones, el departamento contable general actualiza los datos financieros y así sucesivamente en un proceso practicamente interminable. No hay un departamento que se encargue de este trabajo específicamente.

Para los departamentos que intervienen en las devoluciones, los procesos no son eficientes. No es sorprendente que con frecuencia se cometan errores y los productos terminen por perderse en el almacén y la empresa termina pagando comisiones por productos que en realidad no fueron vendidos. Lo mas grave es que a los minoristas no se les acredita por concepto de ventas lo que tenian presupuestado y terminan, como minimo, muy molestos. En conclusión, se pierde el esfuerzo dedicado al factor ventas e incluso en mercadeo.

Siguiendo con este circulo vicioso, los minoristas inconformes no promocionan los nuevos productos de la empresa, además demoran en los pagos y cancelan lo que ellos creen que adeudan o lo hacen parcialmente, después de deducir sus devoluciones. Esto trae aparejado un gran desorden en el departamento de cuentas por cobrar, ya que el pago que el cliente ha cancelado no concuerda con el facturado; en fin, la empresa termina castigando dichos saldos ante la imposibilidad de determinar que ocurrió. Todo lo anterior por su misma burocracia y falta de dirección. El cálculo de costos por devoluciones llega en muchos casos a numeros rojos, por negligencia e ineficiencia.

Hace tiempo que las empresas vienen tratando de dar solución al proceso de devoluciones, el cual, si bien ha logrado que algunos departamentos tengan mejores resultados, siguen presentándose nuevos problemas, por los ejemplos expuestos se debe trabajar en equipo y hacer claridad sobre instrucciones de gerencia del sector, a fin de tomar cartas en el asunto, creando una mejor organización en los departamentos, identificando donde los costos se pueden reducir y como ser efectivos en el trabajo creativo, hoy en día es inconcebible que en una empresa se cometan este tipo de errores, lo más negativo, sin lugar a dudas, es dejar inconforme a al cliente, destinatario final del producto o servicio ofrecido.

Cuidado amigo empresario, la competencia no espera; aprovecha las debilidades para hacer cambios estructurales que no parecen complicados y consisten solo en trabajar organizados y en equipo. Los resultados finales seguramente serán positivos,

Para Varsis Consulting. Raúl Alberto Rodriguez, Bolivia.

 

 

 

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Varsis Consulting. Consultoría en Primera Persona

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