Tecnologías de la Información y Comunicaciones en las Secciones de Crédito de las Cooperativas

La ley de Sociedades Cooperativas de España (Ley 27/1999) en su artículo 5. expone: “ Las cooperativas de cualquier clase excepto las de crédito, podrán tener, si sus Estatutos lo prevén, una Sección de crédito, sin personalidad jurídica independiente de la cooperativa de la que forma parte, limitando sus operaciones activas y pasivas a la propia cooperativa y a sus socios.

Operativa

Los socios de la Cooperativa utilizan los servicios de la Sección de Crédito como auténticos bancos, con la única imposibilidad de enlazar directamente con el sistema bancario español. Los productos habituales son: cuentas de ahorro, cuentas corrientes e imposiciones a plazo fijo. Estos pasivos servirán para financiar a los socios y a la propia Cooperativa. Los préstamos, generalmente a medio o largo plazo, y los créditos, anuales, ayudan a los socios a conseguir la financiación necesaria para la explotación de sus fincas o actividades. Otras Secciones de la Cooperativa (tienda de suministro, gasolinera, …) que facturan al socio pueden realizar los cargos a las cuentas-Sección de los mismos. De igual modo los abonos (ventas de las cosechas, subvenciones, nóminas) también podrán ser anotados.Las ventajas son evidentes para la Cooperativa: cobra intereses por el aplazamiento de los pagos, controla el total del riesgo del socio y consigue una tesorería más desahogada. Una última ventaja es la fidelización con nuestro socio-cliente.El problema anteriormente mencionado sobre la imposibilidad de acceder al sistema bancario puede ser resuelto, y de hecho lo esta, utilizando el sistema de “doble cuenta”. La Cooperativa firma un acuerdo de colaboración con un banco o caja. Por cada cuenta en la Sección se apertura una en la otra entidad. Sobre las cuentas-banco se logra acceder al sistema bancario (transferencias, pago pensiones, telefonía etc.). Diariamente los saldos de las cuentas-banco son igualados a una cantidad fijada y las diferencias son abonadas o cargadas en la cuenta general de la Sección mantenida en el banco. La solución informática para la correcta gestión de la Sección de crédito no se reduce a una contabilidad con liquidaciones de intereses, va mucho más allá. Prácticamente opera como un Banco o Caja aunque con características que la diferencian de estas. Partiendo de estas premisas los planteamientos de salida para el desarrollo del aplicativo serán: la normalización, parametrización y visión de producto abierto al grupo de clientes.

2. Implantación TIC´s (Hardware, Software, Comunicación, Formación y Asistencia) en una Sección de CréditoTecnologías de la información y comunicaciones (Tic´s) ha sido y será imprescindible para incrementar la competitividad y la productividad de las empresas. La gran banca fue un sector pionero en informatizar su negocio. Grandes sistemas hardware y miles de líneas de código movían las cuentas y operaciones de sus clientes. Frente a estas fuertes inversiones, las Secciones pequeñas y disgregadas eran incapaces de cubrir estos costos (provincialmente hubo algún intento fracasado de aglutinar su informática).

Descartados los grandes centros de cálculo, será con la aparición de los Pc´s cuando se hace accesible para las Secciones soluciones informáticas. La evolución en las prestaciones del hardware y su abaratamiento nos ha conducido a entornos gráficos y a solicitar a los sistemas cada vez “más”: más operatoria, más personalización, más integración, más comunicación, más seguridad. En la actualidad, las soluciones globales (hardware + software + conocimiento ) como la que presenta Gregal Soluciones Informáticas, S.L http://www.gregal.info destinadas específicamente a las Secciones de Crédito dotan de armas con las que luchar en el competitivo mercado financiero.

Hardware y Software base

La arquitectura debe adecuarse a tres factores: tamaño (número de usuarios concurrentes y volumen de datos), distribución (uno o varios centros) y previsión de crecimiento. Resulta absurdo sobredimensionar con dispendios que nunca repercutirán en beneficio para la cooperativa. Atendiendo al número de usuarios y centros de trabajo se ha optado por una solución hardware escalable.Para una Sección mínima con un usuario solo será necesario un PC o pequeño Servidor con sistema operativo Windows Vista o Server 2008 (recomendado). En cuanto el número de usuarios aumenta iremos hacia una topología Cliente-Servidor formado por un Servidor Central provisto de Windows Server 2008 y PC´s con Windows Vista. El servidor central cumplirá las siguientes funciones: 1) Servidor de Seguridad – Acceso, Usuarios ….; 2) Servidor de Aplicaciones; 3) Servidor de Base de Datos; y 4) Sistema de backup. Finalmente, si la cooperativa dispusiera de varios centros, añadiríamos una Red Privada Virtual (RPV) que nos garantizara la comunicación y seguridad adecuada.

Funcionalidad Software

Podemos categorizar las funcionalidades en seis grupos:

1. Mantenimiento (aperturas, modificaciones, cancelaciones, extractos de comunicación de operaciones), periodificación y liquidación de: libretas ahorro, cuentas corrientes, cuentas créditos, imposiciones y préstamos.

2. Caja o ventanilla con la introducción de movimientos de cargos y abonos sobre las cuentas, tanto operaciones de metálico como de no metálico: pago de cheques, pago y cobro de recibos, ingresos de cheques otras entidades, transferencias, traspasos entre cuentas etc. Consulta de: saldos, personas relacionadas, extractos movimientos por pantalla y por impresoras, domiciliaciones, cheques asignados etc.

3. Operaciones de compensación: Operaciones de cargo/abonos de documentos físicos: recibos, facturas etc. Mediante dos métodos: por cuentas o por remesas (cargos/abonos múltiples de la misma operación sobre muchas cuentas.)

4. Truncamiento: Gestión de movimientos cargo/abono sobre cuentas recibidos mediante soporte electrónico formatos correspondientes a la Asociación Española de Banca http://www.aebanca.es/. CSB 19, 34, 43 etc. Conciliación bancaria, recibos domiciliados, cheques, transferencias, cargos y abonos.

5. Generación de ficheros al exterior para abonar o cargar operaciones a través de otra entidad financiera o gestionar la “doble-cuenta”.

6. Otros procesos: Inventarios mensuales de todo tipo de cuentas, informes de gestión y de auditoria, fin de día automático, tratamiento automático de la cartera de préstamos, liquidación y renovación automática de plazos fijos, diario de operaciones, cartas de notificación de operaciones, conexión con contabilidad, declaraciones fiscales (123, 126,181,191,193, 196 y 347) y obligaciones de carácter autonómico.

Comunicación Electrónica

Las tradicionales cartas enviadas por la Sección de crédito a los domicilios de los titulares adolecen de defectos: tardanza, acceso físico, costes elevados ….Internet (utilizando tecnologías Web. Apache, Tomcat) nos puede ayudar a reducir estos costes y ofertar a nuestros socios-clientes la comunicación de las posiciones y datos fiscales desde cualquier navegador conectado a la red. https://test.ispsecciondecredito. com/Esta peculiar Sección electrónica toma los datos del servidor de Sección de Crédito. La información es comprimida y tras validarse el administrador con usuario y contraseña en el navegador se sube encriptada con un protocolo SSL 128. Ya en el servidor de Internet la Base de datos se descomprime y pone en producción.Este funcionamiento OFF-LINE garantiza la seguridad en el servidor de la Cooperativa, no es accesible, y además facilita a la cooperativa el paro de la presentación de movimientos.Los usuarios al igual que los administradores deben entrar validando su usuario y contraseña. Las operaciones a realizar serán: consultas de cuentas de ahorro, corriente, créditos y sus históricos, consultas plazos consultas préstamos y cartera consultas fiscales, solicitud de transferencias.

Modelo Formativo

La formación tanto teórica como operativa es fundamental para la competitividad de la Sección de Crédito, no debemos olvidar que en el mercado financiero la innovación de productos esta a la orden del día. Es indudable que en una implantación inicial el modelo clásico presencial profesor alumno es el más adecuado. Pero la continúa evolución del producto obliga a formar de una manera continúa efectiva y económica.El actual modelo formativo utiliza los medios: presencial, telefónico, correo electrónico, hipertexto y la hipermedia. Ha sido precisamente la hipermedia (video, animaciones, grabaciones) una de las mejoras que han sido más agradecidas por los usuarios. Mediante los videos el operario puede comprobar exactamente como son los procesos y elecciones para ejecutar. Añadir que para procesos cuya frecuencia es escasa (anuales, trimestrales) las grabaciones son la mejor herramienta para una correcta explotación de los datos.Los Sistemas Interactivos de Enseñanza y Aprendizaje abren unos nuevos horizontes en el ámbito formativo. Mediante una Arquitectura de Hipermedia Adaptativa se permite la autoformación personalizada en multisesiones. El nivel inicial, puesto de trabajo, preferencias o navegación son factores que gestionarán los flujos (orden y cantidad) de la información.

Actualizaciones y mantenimiento

Objetivo de Gregal es dar el mejor servicio reduciendo los costes temporales y económicos. Los servicios de Internet de nuevo se ponen a disposición de las Secciones.Las tareas de actualización (descarga y auto instalación) de la aplicación se automatizan. La descarga de los ejecutables se hace desde servidores seguros de Internet a petición de los usuarios. Para las tareas de mantenimiento por parte de Gregal las conexiones por terminal remoto y accesos a los puestos de trabajo aceleran los tiempos de respuesta.3.

Corolario

El modelo presentado aplicando Tic´s ofrece a la Sección de crédito todos los aspectos: el software y hardware, comunicaciones, el asesoramiento operativo y funcional.La reducción de costes y evolución de las tecnologías de comunicación han conducido a la explotación y mantenimiento de las aplicaciones por conexiones remotas reduciendo drásticamente los tiempos de respuesta y costes en la inclusión de mejoras o resolución de incidencias.

Direcciones Internet

 www.secciondecredito.com Sección de Crédito

www.gregal.info Gregal Soluciones Informáticas, S.L.

www.boe.es Boletín Oficial del Estado.

www.aeat.es Agencia Estatal Tributaria.

www.aebanca.es Asociación Española de Banca.

Artíclo publicado en revista CIDEC  http://www.uv.es/cidec/documents/noticiascidec/NotCIDEC_52_tema.pdf