La comunicación escrita: Una herramienta eficaz para las empresas de éxito

Un aliado eficaz, aunque poco conocido por las empresas.

No importa el sector a que se dedique, ni su cifra de facturación, ni su tamaño: Todas, absolutamente todas las empresas necesitan comunicarse. Y comunicarse, además, de forma eficiente. De no hacerlo así, la empresa pierde rápidamente el contacto con la sociedad, y, por lo tanto, con su mercado. Llegados a este punto, el fracaso final es inevitable.

Las organizaciones disponen de una amplia variedad de canales de comunicación: Blogs, correos electrónicos, reuniones, cartas, llamadas telefónicas, video conferencias, presentaciones, anuncios publicitarios...

Sin embargo, aunque los canales sean muchos y muy variados, las formas concretas en que las empresas emiten y reciben mensajes siguen siendo básicamente la palabra y la escritura. La escritura asume un papel claramente protagonista en la comunicación empresarial:

- Por la seguridad que proporciona.

- Por su capacidad para contener informaciones complejas.

- Por su aptitud para usarse en momentos y lugares distantes.

Así, la escritura corporativa (también llamada, escritura empresarial, o de negocios) es el conjunto de documentos que una empresa crea en el desarrollo de su actividad. El término se ha traducido del inglés “corporate writing”. Es en Estados Unidos y Canadá, desde principios de los ochenta del pasado siglo, donde se empieza a prestar atención a la calidad de la comunicación escrita, y a considerarla como uno de los factores que determinan el éxito empresarial.

¿Y qué puede hacer este aliado por las empresas?

Pensemos por un momento en la auténtica montaña de papeles que genera al cabo del año hasta el más modesto negocio… ¿Por qué es tan importante para una empresa tener una buena escritura corporativa?

Para responder a esta pregunta, nos fijaremos en cuatro aspectos clave de la gestión empresarial. Veremos cómo la escritura corporativa es una herramienta eficaz, práctica y de bajo coste que puede reportar numerosos beneficios a las organizaciones.

1. Relaciones externas.

Las empresas se relacionan todos los días con personas y entidades muy diversas que genéricamente llamaremos “terceros” (aunque a veces puedan estar muy vinculadas a la compañía). Aquí se incluyen proveedores, inversores, accionistas, prensa, clientes, competidores, Administración, público en general...

Estas relaciones se inician y desarrollan en buena medida a través de documentos, entre otros muchos: Memorias anuales; informes de responsabilidad y gobierno corporativos; revistas profesionales; blogs corporativos, etc., etc.

Presentar unos documentos eficaces y bien elaborados en el fondo y en la forma, producirá, entre otros, estos efectos favorables:

- Fomentar buenas relaciones con el entorno económico y social.

- Mejorar la capacidad de influencia en el mercado.

- Transmitir una imagen positiva y profesional.

- Facilitar nuevas oportunidades de negocio.

2. Relaciones internas.

Un velero no puede llegar a buen puerto sin la cooperación de toda su tripulación. Un equipo de fútbol no puede ganar títulos sin el esfuerzo de todos sus miembros. De igual forma, una empresa no puede progresar si todos sus integrantes no reman en la misma dirección.

Es evidente que para dar directrices, hacer preguntas o plantear soluciones los miembros de las empresas hablan (o deberían hablar) todos los días. Pero también es cierto que los mensajes más importantes, los más complejos, y los que tienen que ser conocidos por todos, deben (o deberían constar) por escrito. Ejemplos de documentos internos: Informes, programas de formación y motivación para empleados, circulares, actas de reuniones...

Una buena escritura corporativa puede mejorar de forma significativa la gestión de las empresas:

– Mejorando el entendimiento entre sus integrantes.

– Facilitando el éxito del trabajo en equipo.

– Fomentando la coordinación y la eficiencia.

– Favoreciendo el aumento de la productividad.

3. Marketing y ventas.

Para cualquier empresa es vital saber presentar sus productos y servicios de forma convincente y atractiva. De esta forma atraerá nuevos clientes y mantendrá a los que ya tiene. Para lograr estos objetivos, la empresa se sirve en muchas ocasiones de documentos. Entre ellos: Folletos promocionales, textos para presentaciones, catálogos, argumentarios de ventas...

La misión de la escritura corporativa consiste en proyectar textos atractivos, centrados en las características y necesidades de los clientes. Los objetivos son:

– Distinguir los productos y servicios de los de la competencia.

– Estimular la atención y el interés de los potenciales clientes.

– Conservar y satisfacer a los clientes que ya se tienen.

– Aumentar las ventas, y por tanto, los beneficios de la empresa.

4. Escritura técnica.

En este apartado incluimos documentos de distinto tipo, pero que tienen en común su carácter funcional y descriptivo. Aunque en muchos casos van dirigidos a terceros, no son documentos comerciales, y tampoco están orientados a las relaciones públicas. Algunos ejemplos: Manuales de instrucciones, normas de procedimiento, pliegos de contratación para concursos y subastas y solicitudes de subvenciones.

En este tipo de textos es especialmente importante, aun más si cabe que en los demás escritos, que la redacción sea clara, coherente y bien construida. Hay un ejemplo en este grupo de especial interés práctico para todo tipo de empresas (incluidas, por supuesto, las PYMES y los autónomos): Las solicitudes de subvenciones y ayudas financieras.

Y es que muchas subvenciones quedan desiertas cada año en España porque los proyectos que se presentan a organismos públicos o entidades financieras no se han redactado de forma adecuada. No es que los empresarios o profesionales carezcan de capacidad para elaborar los proyectos. Lo que sucede es que no están familiarizados con la metodología propia de este tipo de documentos.Por lo tanto, la obtención de una ayuda, un préstamo o una subvención puede depender de la adecuada redacción y presentación de la solicitud.

Pero ¿Quién tiene tiempo de escribir?

Ya hemos visto la gran cantidad de documentos que una empresa genera en el desarrollo de su actividad. También hemos comprobado lo importante que puede ser para una empresa saber escribir correctamente. ¿Quién es la persona más adecuada para ocuparse de la escritura corporativa?

Escribir para la empresa con acierto y eficacia no es una misión imposible. Con dedicación y el aprendizaje de las técnicas adecuadas pueden lograrse mejoras muy apreciables. Sus efectos beneficiosos se notarán en breve tiempo en numerosos aspectos de la organización.

Sin embargo, el gerente, el mando intermedio, el empleado o el emprendedor muchas veces no tienen el tiempo ni la inspiración suficientes. Ocuparse de escribir el informe trimestral, o el artículo para el blog, o el catálogo de productos puede convertirse en una pesada carga. Sobre todo cuando se ha de compaginar esta tarea con el resto de las obligaciones del día a día.

Es aquí donde entra en escena el escritor corporativo. Este profesional independiente es un viejo conocido de las empresas en USA y Canadá, y cada vez está siendo más demandado en los países europeos.

El escritor corporativo suele tener (aunque no es imprescindible) una formación universitaria “de letras” (filología, derecho, periodismo...) lo que le confiere un buen dominio de la expresión escrita. Además, está habituado a trabajar en entornos corporativos, y conoce los problemas y las necesidades de las empresas

Este profesional puede ayudar a la empresa en un momento de apuro puntual (ese discurso del consejero delegado que no sale ni a la de tres...), o bien colaborar de forma más regular, elaborando o supervisando la comunicación escrita de la compañía. También puede realizar funciones de formación ayudando a los empleados a mejorar sus habilidades comunicativas. Si además el escritor conoce otros idiomas puede servir a la empresa como traductor.

Conclusión.

Como vemos, la escritura corporativa, lejos de ser un elemento accesorio o superficial, es en realidad un instrumento eminentemente práctico. El escritor corporativo sin duda es útil en períodos de expansión. Pero también aporta soluciones en cambios de ciclo, cuando la empresa necesita más que nunca destacarse de sus competidoras y racionalizar al máximo sus recursos.

www.textoycontexto.es

Autora: Carmen Bañuls Torres (TEXTO Y CONTEXTO):

Información sobre la empresa: TEXTO Y CONTEXTO ayuda a empresas y profesionales a mejorar su comunicación escrita. Ponemos por escrito cualquier mensaje, dato o información que nuestro cliente nos facilite (correspondencia, informes, solicitudes, contenido web, etc). Nos ocupamos de que la forma y el contenido del mensaje sean los óptimos.

También realizamos traducciones, en especial de documentos legales, mercantiles y técnicos.

Además, ofrecemos un servicio de asesoramiento gratuito a los visitantes de nuestra web.