La tradicional secretaría y la actual asistente

Como la mayoría de los trabajos, con el paso del tiempo se ha producido una evolución entre la idea tradicional y las funciones que desempañaba la secretaria y el actual rol que se  da  a las asistentes personales o asistentes ejecutivas. Este cambio se ha producido principalmente por la necesidad  que tienen los puestos de mando de delegar ciertas funciones extremadamente importantes pero que perfectamente pueden ser asumidas por profesionales del secretariado con una buena formación. Este nuevo enfoque de la asistencia del secretariado implica también un cambio desde un rol más pasivo, como respuesta a las necesidades operativas de los directivos, a un papel eminentemente proactivo, capaz de sugerir nuevas ideas y aportar mejorar en la gestión del día a día.

Las  asistentes actuales son profesionales polivalentes que abracan muchas más funciones de las que se puede pensar. En este sentido a demás de ser capaces de gestionar llamadas y organizar unas complejas agendas de trabajo, deben cumplir otros muchos requisitos. Por ejemplo deben poseer amplios conocimientos tanto tecnológicos como sociales que les permitan adaptarse a cualquier entorno y marco de trabajo. En lo operativo realmente existe un aspecto novedosos en las asistentes que las diferencia netamente con la idea tradicional de secretaria: Las funciones de comunicación. La asistente personal moderna debe estar perfectamente capacitada para  representar a su jefe en cualquier momento y lugar, y con la solvencia necesaria. Este ámbito supone que la asistente personal se convierte en una prolongación del directivo al que representa a nivel de imagen y de discurso lo que implica una comprensión plena entre ambos. Además la asistente personal debe ser capaz de gestionar los imprevistos tal y como lo haría su superior, intentando que la solución propuesta sea similar a la que daría el directivo si se encontrara en la misma disyuntiva.

Por tanto podemos decir que la clave de una buena asistente, así como de las empresas de telesecretariado y secretaria virtualque ofrecen servicios similares, es establecer un nexo de confianza con el cliente-directivo para asumir las funciones de comunicación cuando sea necesario y hacerlo con garantías y eficacia.

Una formación más extensa y profunda es necesaria para ejercer las funciones de la nueva asistente que piden las empresas.