Cómo sacar más provecho de las ferias comerciales

Muchas empresas están dejando de asistir a las ferias comerciales. El problema es que la inversión y el esfuerzo realizados no siempre justifican el retorno obtenido. Tener un stand atractivo no es suficiente para aprovechar el potencial de captación de referencias comerciales, promoción de la marca y establecimiento de  contactos que ofrecen este tipo de acontecimientos.

¿Cuándo empezar?

En la mayoría de empresas, una feria equivale a un montón de trabajo contra reloj. La logística y la obsesión por presentar novedades se comen el tiempo que deberíamos dedicar a definir nuestros objetivos y estrategias. Idealmente, tendrías que empezar a planificar la próxima feria tan pronto como termine la anterior.

Los objetivos

En primer lugar, debes plantearte qué esperas conseguir de la feria. Estar por estar, o porque todos van, resulta poco inteligente. Establece objetivos cuantificables: conseguir 200 referencias comerciales, contactar con 50 socios potenciales, demostrar el producto a 500 personas, etc.

El stand

Los objetivos te ayudarán a definir el tipo de stand que necesitas. Si se trata de presentar una nueva marca o producto, precisarás un stand grande y vistoso. Cuando el objetivo sea contactar con clientes selectos, opta por un stand discreto con sala de reuniones. Centra el stand en un producto o mensaje para que sea recordado.

La ubicación

Es importante contratar el stand con tiempo para elegir sitio. Hay zonas de las ferias que son un fracaso seguro, como los pasillos secundarios o los pabellones lejanos y a medio ocupar. Pide todo tipo de planos y detalles sobre el montaje, servicios cercanos, itinerario previsible de los visitantes, etc. Y, si puedes, visita el recinto.

Los preparativos

Nunca dejes para última hora los trabajos de diseño, impresión, merchandising, rotulación de gran formato, etc. Siempre acaban saliendo imprevistos que estresan a todo el equipo y cuestan dinero.

El día antes

Si has hecho bien los preparativos, antes de empezar la feria todo debería estar perfectamente controlado. El stand montado o en marcha, los materiales en su sitio, la gente desplazada y preparada. Es el momento de coger fuerzas y repasarlo todo.

El personal

Debes prever suficiente personal para atender a los visitantes durante toda la feria, sin que suponga una paliza para tus empleados. Estar de pie, hablando todo el rato, en un espacio cerrado con aire acondicionado, cansa mucho. Organiza turnos de tres o cuatro horas con horarios de comida y ratos de descanso. Las azafatas y similares pueden ser útiles, pero nunca sustituyen al personal de tu empresa. Imparte una mínima formación a todas las personas que estarán en el stand.

El material

De entrada, no deberías entregar ningún material simplemente porque alguien lo pida. Los folletos, regalos y muestras cuestan dinero: resérvalos para las personas que se manifiesten mínimamente interesadas. Planifica cuánto material consumirás cada día y prevé cómo recibir más si se agota.

Los contactos

Registra todas las visitas que reciba tu stand y los datos de posibles referencias comerciales. Opta por un sistema sencillo y rápido, no pierdas tiempo con formularios. Desde una urna a un lector de acreditaciones o un escáner de tarjetas de visita, existen muchas soluciones que amortizarás en un par de ferias.

El seguimiento

Debes responder las solicitudes de información al terminar la feria o, si puede ser, durante la misma. Si esperas unos días, el contacto se enfría.

El informe final

Para obtener una visión objetiva de los resultados, realiza un informe que incluya al menos: presupuesto invertido, referencias generadas, negocios cerrados, acciones derivadas, inventario del material utilizado y valoración y sugerencias de las personas que han participado en la feria. Y ya sabes, a preparar la próxima...