Ladrones del tiempo

En este artículo voy a hablarte de los principales ladrones del tiempo: externos, internos, y de coordinación y equipo.

Los ladrones externos son: interrupciones en general, telefónicas, del correo electrónico (avisos de Outlook o estar mirando frecuentemente el correo), visitantes inesperados que pasan cerca o vienen a preguntarnos algo, la burocracia o papeleo, las reuniones (cuando están mal planificadas o sin objetivos claros). Las reuniones mal planificadas además tiene el inconveniente de que multiplican la pérdida de tiempo por el número de asistentes.

Cada interrupción cuando estamos enfocados en una tarea requiere después al menos 20 minutos para volver a centrarnos tanto como estábamos antes de la interrupción. Por eso, te recomiendo intentar minimizar estas interrupciones, quitando las alertas de e-mails, utilizando contestadores automáticos, trabajando en bloques de tiempo ininterrumpidos, etc.

Los ladrones internos son, falta de disciplina o dejadez que puede tener muchas causas.La mente mono o cháchara mental, una cadena de pensamientos que nos va perdiendo, como un mono que se va por perdiendo por las ramas. Nos distraemos mentalmente y un pensamiento lleva otro. Al final no sabemos como hemos acabado e algo completamente diferente. Y miramos al reloj y vemos que han pasado cinco minutos y es tiempo perdido en divagaciones. Podemos controlar esto desarrollando la conciencia del momento presente, así cuando nos distraigamos somos capaces de observar la distracción en el momento preciso y pararla a tiempo.

Hacer multitarea, hacer varias cosas a la vez, aunque aparentemente creamos que estamos siendo más efectivos, que ganamos tiempo, en realidad estamos menos concentrados y no hacemos bien ninguna de las tareas. Según algunos estudios (concretamente un estudio del Instituto de psiquiatría de la Universidad de Londres en 2005) hacer multitarea afecta a la concentración y a la capacidad de rendimiento como fumar marihuana. Además, podría estar relacionado con el trastorno de déficit de atención, según el Dr. Edward Hallowell, autor de "CrazyBusy".

Otro problema que nos hace perdernos es la falta de planificación y organización en general. Y también empezar con mucho entusiasmo una tarea y poco a poco y perdiendo la energía (ir perdiendo fuelle, motivación). También querer hacer demasiado, querer abarcar mucho. Para combatir estos ladrones podemos hacer ejercicio físico, yoga, meditación, actividades que desarrollen la percepción del momento presente, el poder de concentración y nos conecten con nuestro cuerpo. También podemos practicar ir aumentando la capacidad de concentración en periodos crecientes de tiempo. Y otra herramienta es visualizar los resultados tanto de cómo nos vamos a sentir haciendo la tarea como tras conseguir los objetivos propuestos, así evitamos la mala planificación y la falta de motivación.

Los ladrones de gestión son problemas de coordinación del equipo, falta de procedimientos claros, responsabilidad y autoridad confusa, delegación de tareas ineficaz, dar malas instrucciones o de manera poco clara, falta de comprobación de que se ha comprendido las instrucciones. En definitiva se resumen en problemas de falta de información y mala comunicación entre los elementos del equipo.

Esta ha sido mi presentación de algunos de los ladrones de tiempo. Lo importante es aprender a reconocerlos para poder empezar a hacerles frente de la manera mejor posible.

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