Trabajar con listas de datos en Excel

Es importante comprender lo que son las listas de datos en Excel y como hay que crearlas. Con demasiada frecuencia, la estructura y los nombres de campo utilizados en las listas de datos no son descriptivos. Esto puede ser causa de problemas a la hora de analizar los datos con las herramientas de Excel (tablas dinámicas, Solver…).

A la hora de crear una lista de datos hay que tener en cuenta lo siguiente:

• Todos los registros de la lista de datos comparten los mismos nombres de campo. Por ejemplo, utiliza nombres de campo para almacenar un solo dato. Por ejemplo, utiliza varios campos (Nombre, Primer apellido y Segundo apellido) en lugar de un solo campo (Nombre completo).

• Todos los valores de cada campo deben ser coherentes. Por ejemplo, si los datos del campo Ventas totales tienen dos decimales, otro registro no debería tener cuatro decimales.

• Ningún valor de los campos debe quedar vacío, incluso si el valor se desconoce. En este caso, introduciríamos el valor 0. Al dejar un valor de datos en blanco, a veces puede resultar difícil hacer los cálculos o los resultados que obtengamos sean erróneos.

• Es preferible crear solamente una lista en cada hoja de cálculo. Tareas como ordenación, agrupación y filtrado funcionan mejor cuando se limitan a listas únicas en una hoja de trabajo único.

• Los nombres de los campos deben ser descriptivos pero sin excederse. Por ejemplo, un campo llamado Nombre es más descriptivo que un campo llamado Campo A. asimismo, un campo llamado Total de Ventas podría ser tan fácil de entender como un campo llamado Venta Total que aparece en la parte inferior de una factura.

Estos consejos nos ayudarán a prevenir posibles errores en nuestros cálculos y nos ofrecerán la posibilidad de utilizar otras herramientas de Excel más eficientemente.

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