La gestión de información. Su importancia en los Recursos Humanos

Introducción

En el transcurso de la historia, han ocurrido acontecimientos que facilitan el desarrollo humano. El orden social en que vive el hombre está condicionado por el grado de organización alcanzado en el trabajo y la familia, donde éste realiza su actividad ya sea productiva o reproductiva en una etapa histórica y en determinados roles; la aparición de las organizaciones sociales se remonta a los propios orígenes del género humano bajo un proceso constante de adaptación y evolución.

En el siglo XX el ritmo de cambio acelerado que vivió la sociedad obligó a las organizaciones a asumir un proceso de transformación constante, en una búsqueda permanente de competitividad con un mayor reconocimiento del lugar que ha ido ocupando la información.

Se habla de la era de la información, sociedad del conocimiento o modo informacional de desarrollo, aspectos que aunque sean considerados prematuros, no dejan de validar, lo que sí es cierto: la información y el conocimiento son hoy, un factor clave para el incremento de la eficiencia y efectividad de los procesos productivos.

La época actual conduce a una fuerte lucha por satisfacer las necesidades de las organizaciones con alto empleo del conocimiento, información e innovación, de forma tal que aumente el valor de los productos y servicios. Todo depende de una gestión adecuada, lo que a su vez, constituye una premisa para el óptimo desempeño de las mismas en las condiciones actuales. El mundo de hoy, tan cambiante y exigente impone generar cambios culturales y organizacionales, capaces de alcanzar el ritmo requerido.

La supervivencia y cumplimiento de objetivos de una organización dependen en gran medida de la generación de ideas que permitan la productividad y eficiencia, no conformarse con buscar la solución esperada, sino sugerir alternativas variadas con cierta creatividad innovadora dirigida a la mejora de la calidad de la organización.

La era de la información evolucionará hacia otras etapas superiores y este paradigma provocará una transformación fundamental: la información y el tiempo son aspectos claves al plantear las estrategias de las organizaciones para que sean más eficaces y dirigidas al mercado; las estrategias de comunicación con el usuario hacen incorporar a éstos en el diseño y ejecución de sus ofertas.

La obtención de la información, así como sus análisis, interpretación y organización ayuda a percibir cambios en el ambiente con el fin de maximizar el cumplimiento de los objetivos en función de estos cambios, estimulando la capacidad de aprender, y la combinación de conocimientos presente en toda organización para llevar a cabo una gestión apropiada, teniendo en cuenta la inteligencia.

La información juega un rol determinante en la toma de decisiones oportunas, y esto sólo será posible cuando se conozca y domine el papel que juegan las tecnologías de información y comunicación, así como la adecuada gestión de la información y del conocimiento.

El conocimiento constituye el recurso básico y fundamental para el desarrollo, se puede decir que solo la gestión de información y del conocimiento en función del aprendizaje organizacional con el empleo de las nuevas tecnologías de la información y las comunicaciones en la institución educacional, pueden permitir la realización del análisis prospectivo como un arte sobre la base del conocimiento del pasado y del presente y con métodos científicos.

La revolución científico técnica necesita de hombres capaces de consultar un gran volumen de información en corto plazo y aplicar ese caudal de conocimientos en la solución adecuada de los problemas que se le plantean de manera creadora, formando parte ya del quehacer cotidiano.

La información es la base de la educación, pues la eficiencia del sistema educacional se traduce en la preparación del hombre para la vida laboral y social.

El desarrollo científico técnico es uno de los factores que más influyen en la sociedad contemporánea y le han proporcionado al hombre un extraordinario poder para actuar en la naturaleza, en la sociedad y sobre sí mismo, teniendo como base el empleo de la información.

La utilización de la información se va volviendo algo cada vez más usual e indispensable en el mundo actual; ya es prácticamente imposible concebir una actividad humana en que la misma no esté presente, en una u otra medida. Esto hace que se haya convertido en parte habitual de la vida, lo mismo cuando se trabaja, se aprende, se juega o se descansa.

El uso de la información determina un aprendizaje efectivo, para ello es necesario que la misma se gestione de forma tal que garantice el empleo eficiente de la misma.

La información continúa ocupando un papel protagónico en la sociedad actual. Son innumerables los beneficios que la misma aporta al desarrollo social y se manifiesta entre otras cosas, por el desarrollo de las nuevas tecnologías de la información y las comunicaciones por lo que resulta importante reflexionar en torno a las condiciones actuales de un mundo globalizado y desigual, donde es preciso garantizar el desarrollo de la información en aras de lograr beneficios a favor de toda la humanidad.

Nadie niega hoy en día que la información sea un medio facilitador para el aprendizaje, pero su alcance depende de su gestión y del papel que se le otorgue en el proceso de desarrollo, ya que ésta constituye un rol fundamental en la sociedad.

El desarrollo futuro no depende solo de disponer de mayor cantidad de recursos energéticos, minerales o financieros, sino de la información y de las tecnologías suficientes, lo que favorecen tanto en lo individual como en lo colectivo a aspectos primordiales como son: la educación, la formación, el incremento del nivel de conocimiento y de la capacidad para adquirirlos.

Las instituciones como organizaciones que son, para conformar el universo siempre cambiante, deben contar con la información necesaria, adecuada y oportuna, así como su intercambio para elevar constantemente la efectividad del sistema.

DESARROLLO

La información representa un rol determinante en la humanidad, su desarrollo depende en gran medida del nivel educacional y cultural que exista. Se han apreciado cambios significativos en cuanto al uso de la información, la necesidad de combinar adecuadamente la cantidad y calidad de la información, la exigencia de la efectividad de los servicios, múltiples alternativas y puntos de vista para estructurar la información, demanda informativa, así como variados criterios para la interpretación del significado de información.

Se enfrenta un nuevo modo de información, existiendo un tránsito hacia una economía informacional global y a determinadas sociedades, llamándose este fenómeno sociedades de la información. Sus orígenes se basan en el desarrollo económico y cambios tecnológicos.

La Sociedad Postindustrial ha situado en un primer lugar el empleo de la Información lo que ofrece posibilidades para la educación y el intercambio de conocimiento, así como la enorme y creciente cantidad a la que se puede tener acceso.

El mundo actual se caracteriza por la velocidad con que suceden las transformaciones, la sociedad se ve continuamente involucrada en procesos donde se hace cada vez más necesaria la información.

Los primeros acercamientos se hacían desde dos enfoques, el primero a la información en sí y el segundo abarcaba los recursos de apoyo a la información.

Así mismo resulta vital la relación de la información con los objetivos organizacionales, manifestando el reconocimiento de la información como el punto clave y decisivo para el mejor desempeño de cualquier organización.

A medida que se va introduciendo más información en el proceso productivo y mejor estructurada esté, se van logrando mejores condiciones de competitividad y se van sustituyendo los otros factores de producción, ocupando la información el valor que requiere.

El valor de la información es fundamental, para su activación y desarrollo, la gestión se convierte en una necesidad dentro de toda organización. Cronin, le atribuye a la información valores prácticos y simbólicos, estableciendo una tipología:

• Valor de uso

• Valor de cambio

• Valor opcional

• Valor asegurable

• Valor latente

• Valor cubierto

• Valor integrativo.

La información es un elemento fundamental para el desarrollo, adquiere una relevancia adecuada, es un agente importante en la modificación de las conductas existentes en la organización, su adecuada gestión es una herramienta fundamental para la toma de decisiones, la formación del personal, la evaluación de los productos, y el control de los procesos, siendo un recurso vital para el desarrollo de toda organización.

“La gestión de la información no es un fenómeno nuevo, fue algo que siempre le preocupó al hombre, desde el momento mismo en que se dio cuenta que aprovechar únicamente su experiencia le limitaba con respecto aquellos que habían logrado hacerse del conocimiento de las experiencias colectivas y más aun, tener estrategias de búsqueda para poder hacerse del conocimiento.”

El acceso a la información de una manera actualizada y rápida, teniendo en cuenta aspectos económicos, sociales y financieros, garantiza la eficacia del sistema.

“Cuando hablamos de gestión de información nos referimos al proceso mediante el cual se obtienen, despliegan o utilizan recursos básicos (económicos, físicos, humanos, materiales) para manejar información dentro y para la sociedad a la que sirve. Tiene como elemento básico la gestión del ciclo de vida de este recurso y ocurre en cualquier organización. Es propia también de unidades especializadas que manejan este recurso en forma intensiva, llamadas unidades de información.

La gerencia de recursos de información, hoy más bien englobada en el concepto “Gestión de información”, tenía como propósito ofrecer mecanismos que permitieran a la organización, adquirir, producir y transmitir, al menor costo posible, datos e información con una calidad, exactitud y actualidad suficientes para servir a los objetivos de la misma, manifestándose la información como un recurso importante para el cumplimiento de los objetivos de cualquier organización.

Surgieron en este momento los sistemas y redes de información como instrumentos necesarios para procesar y aplicar la información.

Los sistemas de información tienen como objetivo satisfacer las necesidades de información de sus usuarios mediante la integración de los flujos de información existentes en las organizaciones.

Con los avances tecnológicos la información debe estar siempre actualizada, de una forma dinámica y didáctica, al alcance de todos con un fácil acceso a esa información que es la que desarrolla la construcción del conocimiento útil en cada momento con nuevos procesos para la enseñanza- aprendizaje y nuevos entornos educativos.

La tecnología bien gestionada puede y debe ser una ventaja de la empresa sobre sus competidores, Internet y los sistemas de información aportan grandes posibilidades para el desarrollo de una organización, siempre que se tengan en cuenta cuáles son los recursos y necesidades de ella.

La gestión de información debe contribuir con todas las innovaciones que la organización pretenda incorporar en forma rápida y oportuna, y ella misma ser una innovación.

Para desarrollar la gestión de información, se deben seguir los 4 objetivos fundamentales:

• Maximizar el valor y los beneficios derivados del uso de la información.

• Minimizar el costo de adquisición, procesamiento y uso de la información.

• Determinar responsabilidades para el uso efectivo, eficiente y económico de la información.

• Asegurar un suministro continuo de la información.

La información debe de ser gestionada de manera tal que sus costos estén compensados por sus beneficios. Se deben medir tanto los costos como los beneficios derivados de la utilización de la información, el sistema de información se evalúa en función de indicadores globales apreciándose la organización frente a diferentes escenarios de evolución de la misma.

Gestión empresarial

El mundo empresarial actual ha incorporado nuevos conceptos en su gestión:

Internet y las Tecnologías avanzadas, la gestión de recursos humanos y del

Conocimiento, inteligencia empresarial, el mayor poder en el cliente y el cambio,

estos elementos que se van integrando en la gestión empresarial, hacen que el modelo de negocio tradicional evolucione hacia nuevos modelos de gestión mejorando así la competitividad y los resultados empresariales.

Los recursos humanos juegan un papel activo en toda organización y se han de gestionar como tales. El liderazgo y la capacidad para atraer y retener a los mejores profesionales son elementos críticos.

El enfoque al cliente y la innovación pasan a ser indispensables. Estos elementos tienen que ser compartidos por todas las personas de la organización e introducidos en la cultura empresarial.

La gestión de información es uno de los elementos más importantes para el buen funcionamiento de toda organización, el disponer de información puede llevar a conseguir mejores resultados, pero solo si la organización está preparada para usar esa información de forma inteligente.

Es importante tener en cuenta la realización de estrategias, pues:

• Dan una visión de futuro, con carácter activo y anticipante.

• Aportan un marco para la dirección unificada de la organización en función de sus metas principales.

• Orientan los recursos y concentran en el desarrollo de ventajas competitivas.

• Indican la necesidad de adaptación sistemática al entorno.

• Enfatizan en encontrar posiciones más favorables.

• Enmarcan las acciones futuras, considerando diversos y probables escenarios.

• Tienen un impacto final importante.

De esta forma existiría un incremento de la productividad, buscando el perfeccionamiento continuo.

Es necesario además formular metas para proporcionar un sentido de dirección, enfocar esfuerzos y evaluar los progresos.

Recursos Humanos

El éxito de toda organización depende de varios factores como son la selección del capital humano, capacitación, entre otros procesos importantes, partiendo de la necesidad de una correcta gestión de los recursos humanos.

La gestión de recursos humanos se ocupa de la naturaleza de las relaciones de empleo y del conjunto de decisiones, acciones y cuestiones vinculadas a dichas relaciones, aborda las políticas y las prácticas empresariales que consideran la utilización y la gestión de los trabajadores como un recurso de la actividad en el contexto de la estrategia general de toda organización, encaminada a mejorar la productividad y la competitividad.

Se trata de un término que suele describir el enfoque empresarial de la administración de personal, priorizando la participación de los trabajadores normalmente.

En el proceso de gestión de recursos humanos intervienen todos los miembros activos de la organización, tomando a las personas como los recursos activos de las organizaciones.

CONCLUSIONES

En la actualidad, la gestión de información por su gran complejidad requiere la búsqueda constante de alternativas que posibiliten su perfeccionamiento.

Este trabajo abre nuevas posibilidades de aplicación de la gestión de información en las instituciones dentro de la Gestión de los Recursos Humanos.