¿Qué hacer cuando no tienes suficiente tiempo?

¿Tienes una presentación con una hora de duración? ¿Estás en medio de una presentación cuando te das cuenta que tu comienzo fue tarde o te hacen muchas preguntas y se te termina el tiempo?

No importa cuál sea el tema que tengas que exponer, siempre se flexible y dispuesto a acortar el tiempo o alargarlo, depende de cada caso. Aquí hay algunos puntos que te permitirán asegurarte de que tu presentación siempre se ajustara a las necesidades del tiempo que te han determinado:

1-Utiliza un esquema del tiempo

Al crear un esquema de tu presentación, incluye el tiempo estimativo al lado de cada una de las secciones, un breve resumen, pon viñetas en la página o si son dos, te resultara más fácil programar el tiempo estimativo de tu discurso.

Practica tu presentación y anota estimativamente el tiempo cada vez que avances, por ejemplo, dos minutos para la apertura, cinco minutos para el primer tema, siete minutos para el segundo tema, etc., al llegar al final, suma todo el tiempo que has anotado y determina si debes agregar o sacar alguna de las secciones que te alargan tu discurso más allá del tiempo que te han asignado.

Si tienes que modificar seriamente algún punto para llegar al tiempo que te dieron, y tu presentación se ve afectada negativamente, es posible que desees desarrollar por separado cada punto, con intervalos cortos, medianos o más extensos, de acuerdo a la importancia de cada tema que quieres desarrollar.

2-Ten en cuenta la prioridad de la información.

Si te das cuenta cuando estás dando tu discurso que se te está acabando tu tiempo, quizás tengas que cambiar de repente un poco el contenido que tenías establecido. Si tienes puntos importantes que están al final de tu presentación, y todavía te falta desarrollar algunos temas, quizás sea el momento de hablarlos, antes de que te digan que tu tiempo termino. Cambia el orden de tu presentación.

Al escribir tu presentación, practícala, siempre es una buena idea si te imaginas como seria manejar este tipo de situaciones. El diseño de tu esquema te tiene que facilitar ver cuáles son los temas con mayor importancia. Si tienes que dejar de lado algún tema primordial, y quieres lograr una buena impresión, escribe tu dirección de mail en un pizarrón para que los interesados te envíen sus correos electrónicos y puedas enviar la información que quedo pendiente.

3-Reparte algunos folletos.

Por lo general hay cierta información que queremos compartir, pero que no necesariamente tiene que incluirse en la presentación en vivo. Es posible que tengas algunos cuadros o gráficos que no tienes ni tiempo ni tecnología para que se proyecte en vivo.

Utiliza los folletos de manera inteligente. El material no tiene que ser revisado durante tu presentación, lo puedes dejar sobre una mesita a la salida del auditorio para que la gente lo agarre cuando sale. Si los dejas sobre los asientos para que los vea antes de que empieces, puede suceder que el público no te preste demasiada atención porque está leyendo y no escuchará tu apertura.

Los folletos siempre deben incluir información para que te puedan contactar, como por ejemplo, un teléfono, una dirección de mail o la de tu página web. Asegúrate de que todos los recursos y referencias sean claras y fáciles de leer, ya sea que tenga gráficos o si tiene demasiados espacios en blanco. No sobrecargues al folleto con demasiada información, que sea conciso y de acuerdo a tu presentación. De lo contrario, terminarán en un cesto de basura.

Es importante que cuides cada detalle de tu presentación, ya sea con las palabras que utilizas o con la proyección de imágenes. El sonido debe ser perfecto, te deben poder escuchar todos, desde la primera fila hasta la última, no te olvides que están ahí porque les interesa lo que tienes para compartir con ellos, que es tus conocimientos. No importa el tiempo que tengas, si es mucho o poco, siempre prepárate como si fuera tu mejor exposición.

Autora:  Ana Varik se especializo en Coaching y motivación personal. Actualmente se dedica al coaching de negocios. Madrid. España.

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