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martes 23 de julio del 2019
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Excel, una herramienta poderosa a la mano de los Contadores Públicos

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Excel, una herramienta poderosa a la mano de los Contadores Públicos

¿Serán los Contadores Públicos conscientes de lo importante y poderosa que es una herramienta como Excel en sus manos? Respóndase la pregunta. A la respuesta, agréguele que es es difícil encontrar un buen curso de Excel. Se necesita entonces crear un fuerte impulso que efectivamente haga que los profesionales de la contaduría miren el Excel más allá de lo que hace una calculadora y que se concentren un poco más en aprender.

Excel prácticamente pone todo en sus manos para facilitar las tareas. La misma DIAN se vale del Excel para crear el prevalidador tributario y otras herramientas que pone a disposición de los contribuyentes como el archivo ayudarenta.xls. Aplicaciones como esa pueden ser creadas por cualquier profesional, como un Contador Público, por ejemplo. Y no es para nada difícil, porque cada vez el mundo de los sistemas se acerca más a los usuarios. El profesional contable que domina las macros de Excel prácticamente se ríe de todas las adversidades.

El lado oscuro en este tema es la presión a la cual se enfrenta un Contador Público a diario, ya que no permite que se enfoque o preste atención 100% cuando se enfrenta a una herramienta como Excel. Desafortunadamente el Contador se acostumbró a estar apagando incendios en lugar de prevenirlos.

No se estanque… aprenda a usar Excel

La prevención, la logística, la organización, implementación de nuevas técnicas, son metodologías que hay que desarrollar para lograr el éxito. Un inconveniente de algunos es que evidencian problemas en comprensión de lectura o falta de atención. También hay algunos profesionales que se acostumbraron a un asistente que les haga hasta los más mínimos cambios a un cuadro en Excel.

Alejandro Quiceno, Contador Público, experto en manejo de Excel y creador de excelmaquial.com tiene detectados aspectos que hay que atacar para que la mentalidad cambie

“Conocí áreas en las cuales solo por sostener la misma se crea la imagen de la importancia y necesidad de personas a cargo y que no están dispuestas a aceptar metodologías revolucionarias como las que brinda Excel, porque supone perder el trabajo, o perder sus asistentes. Por eso es que la modalidad de ‘outsourcing’ ha tenido tanto éxito, pues esta demuestra que lo que antes hacían veinte lo pueden hacer cinco”.

La falta de pro actividad es otro gran enemigo del Excel. Solo usted tiene el poder de generar el cambio. No le entregue todo el trabajo a la persona que más sepa de Excel en su oficina, hágalo usted mismo e incremente su potencial. A la larga, el propio empleado es el que se ve beneficiado pues mejora su desempeño profesional, acrecienta sus técnicas, habilidades y talentos.

Un par de recomendaciones

A la hora de estar utilizando Excel una recomendación que se puede dar es el uso de los atajos del teclado. Estos, incrementan el rendimiento frente a no usarlos. En Estados Unidos, por ejemplo, se le enseña a los empleados a ser dos o tres veces más rápido con el teclado, que estar pegado y serle fiel al mouse del computador.

La otra recomendación es que hay que verificar todo lo que se hace.

“La primera vez que apliqué la fórmula Sumar. Sí, formula que suma todo lo que cumple cierta condición, cometí el error de que además de señalar ciertas filas que necesitaba con unas “x”, me dio por marcar otras con asteriscos. Cuando le di sumar, me aparecieron además sumadas todas aquellas que también tenían los asteriscos y por apresurado presenté el informe así que quedé como zapato, además de que fui objeto de una buena reprimenda “por ponerme a inventar”. Esto me sucedió porque desconocía que el asterisco actúa como un comodín”.

La lección: hay que ser más cauto antes de entregar el producto de su trabajo a su destinatario, cuidando que todo esté bien calculado.

Dos reflexiones

“Desafortunadamente el Contador siempre tiene la excusa de que no tiene tiempo e incluso que no tiene dinero. También hay unos que piensas que el Excel es un programa para asistentes. Además, la mentalidad negativa del “malo si no sé, y malo si sé también” debe desterrarse”.

“No conozco un Contador, Auditor y Revisor Fiscal que no se sirva de prácticamente casi todos los informes que hace, de una hoja de cálculo tal como Excel, Lotus, Open Office, etc. La comunidad de contadores de pronto no ha caído en la cuenta de cuan importante es el Excel”, Alejandro Quiceno.

Alexander Garcia Yepes

www.gyaserviciosyconsultoria.com

lider@gyaserviciosyconsultoria.com

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Acerca del autor

Alexander Garcia Yepes Lider G & A SERVICIOS Y CONSULTORIA Asesoria empresarial,reestructuracion financiera,capacitacion,software contable. Cra 14 No 16-31 Oficina 202 Telefono: 7326326 www.gyaserviciosyconsultoria.com lider@gyaserviciosyconsult

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