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Almacenamiento de archivos en mini bodegas

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Almacenamiento de archivos en mini bodegas

La renta una mini bodega ha sido una alternativa segura, confiable y eficiente de almacenamiento de archivos. Es una forma efectiva  de gestionar el almacenamiento de archivos y documentos importantes de su negocio.

El archivamiento de documentos puede adaptarse a cualquier negocio con necesidad o requisito legal de volúmenes de archivos. Algunas entidades exigen que ciertos documentos deben ser almacenados hasta por 40 años, en industrias específicas, la inversión de un archivo de almacenamiento significa que la liberación de espacio en su oficina.

Rentar una mini bodega es popular en las siguientes industrias:

Legal Contabilidad Arquit ectura Medicina Finanzas Química Mark eting y ventas

El uso de mini bodegas le dará una ventaja real a través de métodos tradicionales de almacenamiento. Muchos especialistas en archivos indican que la contratación de una mini bodega es una herramienta útil para  mantener y conservar documentos importantes, además permite a las empresas acceder rápidamente a sus archivos históricos.

Sin embargo es esencial  prestar atención al medio ambiente de la mini bodega, muchos proveedores de mini bodegas ofrecen entornos especializados para los archivos y algunos se especializan únicamente en su archivo. Tenga cuidado usar el servicio de mini bodegas sin experiencia en almacenamiento de archivos.

Coloque los documentos en mini bodegas que tengan control de temperatura, la humedad e inclemencias del tiempo dañaran irreparablemente sus archivos.

Si está pensando archivar grandes volúmenes de documentos en una mini bodega, le ahorraría tiempo contratar a una persona que se encargue de la depuración de documentos en lugar de hacerlo por su cuenta. Muchas mini bodegas se especializan en almacenamiento de archivos, ofrecen el servicio por un costo adicional.

Hay unidades especializadas en donde se incorpora estantería o bien se le da la opción de adquirir cajas tipo archivos listas para su uso. El control del clima se debe tener en cuenta siempre que se busque utilizar especialmente en la construcción de mini bodegas.

Muchas personas cometen el error de no planificar el espacio que necesitan para almacenar sus archivos después de realizar la depuración, es importante asegurarse de etiquetar cada caja y construir pasillos dentro de la mini bodega para facilitar la visualización y acceso.

La ubicación de la mini bodega es importante ya que si requiere información al instante necesitará que la mini bodega se encuentre cerca de su oficina. En algunos casos existen acuerdos para que usted llame a la compañía de mini bodegas y a través de fax o correo electrónico le haga llegar la información que usted solicite vía telefónica.

Tania Altamirano con información de Self Storage

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