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Modelo Para Determinar Las Entradas Autorizadas De Nombre De Autores Caso: docentes de la Universidad Nacional de Colombia

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Desde la imprenta hasta hoy día, el manejo de la información ha requerido de procesos que permitan su organización, gestión y control; todo ello, con el fin de facilitar la recuperación de la información contenida en los libros, documentos, archivos y cualquier otro medio. Para lograr este objetivo se han establecido a través del tiempo procesos de clasificación, catalogación y análisis de la información, que permite a los usuarios/lectores acceder a la información contenida en los fondos bibliográficos de las bibliotecas, unidades de información y archivos, en forma rápida y eficaz, a través de catálogos bibliográficos manuales o automatizados.

El perfeccionamiento y desarrollo de los catálogos bibliográficos aseguran la recuperación documental en forma estricta y pertinente; a su vez, minimizan las búsquedas fallidas de información. Sin embargo, son los catálogos de autoridades los que realmente validan los datos que conforman los registros bibliográficos, como son: autores, títulos, series y materias.

El concepto de autoridad es una forma normalizada de cualquier entrada de un catálogo bibliográfico, registrada en un fichero manual o automatizado. El registro suele contar con datos sobre términos no seleccionados y notas de aplicación y de fuente, como lo describe Marina Jiménez  (Páginas personales de Marina Jiménez Piano, 2007).

De igual forma, una entrada de Autoridad, según lo expone Cristina Herrero (HERRERO PASCUAL, 1999),   es el encabezamiento admitido para usar en todos los registros asociados a una persona, entidad u obra. Está estructurada en una serie de áreas y elementos; de ahí el paralelismo con las ISBDs, de manera que se pueda registrar toda la información relativa a esa autoridad que pueda ser útil para la catalogación de otros documentos y para facilitar la búsqueda al usuario.

El catálogo de autoridad es otro concepto para apropiar. Malinconio (MALINCONIO, 1979) lo define como la autoridad para una práctica unificada, lo que incluye el registro de las decisiones tomadas y de la forma en que se han interpretado las reglas. Se establece como un medio para coordinar las actividades del personal técnico de la unidad documental y para asegurar la uniformidad de todo el trabajo futuro.

Para Jiménez Pelayo (JIMENEZ PELAYO & GARCIA BLANCO, 2002), el catálogo de autoridad es, en cambio, un conjunto organizado de registros de autoridad que contienen los datos relativos a los puntos de acceso de un catálogo bibliográfico. Es el resultado último de un proceso complejo que incluye una extensa secuencia de elementos y operaciones, como son el análisis documental, la constitución de un catálogo bibliográfico, la creación y asignación de puntos de acceso y, finalmente, el control de autoridades.

Lo anterior me lleva a afirmar que los catálogos de autoridad son sistemas vivos y abiertos que se nutren continuamente de nuevos datos, lo que plantea la necesidad de efectuar cambios, modificaciones y revisiones de los registros de autoridad; ya que es un instrumento dinámico y en permanente cambio. De ahí la importancia de su control. Un control de autoridades facilita la identificación y la recuperación de los documentos almacenados, evitando las confusiones a que se puedan prestar los homónimos, sinónimos o la variedad de nombres con los que puede ser denominada una persona, entidad, obra, tema o concepto.

La normalización y la uniformidad de criterios en el manejo de los puntos de acceso utilizados en los registros bibliográficos es un requisito imprescindible para que los resultados de la recuperación de información respondan apropiadamente a los criterios de búsqueda aplicados, los cuales representan las necesidades reales de los usuarios.

No hay que olvidar que dentro de la normativa establecida por la IFLA y sus diferentes grupos de trabajo, es un común denominador crear y conservar catálogos de autoridades que aseguren la normalización de la información documental.  

Lo anterior nos lleva a afirmar que es esencial para todas las bibliotecas la gestión de autoridades desde criterios irrestrictos de control y normalización de la información. Ha sido justamente esta reflexión el punto de partida que me ha llevado a desarrollar un Modelo de Autoridades de Nombre, aplicado a los autores-docentes de la Universidad Nacional de Colombia como resultado de mi investigación sobre la gestión de autoridades.

La Bibliotecología como disciplina de la información debe ser una gestora constante de nuevos caminos en la construcción de modelos más eficaces que coadyuven  a la normalización de las entradas de los diferentes puntos de acceso de un registro bibliográfico. Como bien afirma Barbara B. Tillet (Tillet, 2003, pág. 97) es necesario llevar a cabo proyectos piloto de prototipos de modelos que permitan enlazar las formas autorizadas de nombres, títulos e incluso materias a partir de los catálogos de autoridades.

La gestión de autoridades o el trabajo de autoridades es un requisito cada vez más relevante para la obtención de bases de datos de calidad. Es evidente que la automatización de éstas, no solo no ha solucionado los problemas de la recuperación de información, sino que en cierta medida los ha agudizado. Por tal motivo, es esencial organizar un catálogo de autoridades que permita la creación de entradas unificadas de autores. En el caso de la Universidad Nacional, la unificación de autoridades obedeció a las entradas de autores-docentes.

Unificar entradas desde un criterio de gestión de autoridades permite, como lo expone Jesús Jiménez y Rosa García (JIMENEZ PELAYO & GARCIA BLANCO, 2002, pág. 30) la organización de puntos de acceso idénticos, pero que están de forma distinta. De igual manera, ayudan a diferenciar puntos de acceso distintos que se pueden identificar de la misma manera (Homónimos), convertir el catálogo bibliográfico en una red de relaciones que permitan al usuario moverse con seguridad desde formas no aceptadas como autoridad, a formas aceptadas, y desde formas aceptadas a otras relacionadas, mediante el sistema de referencias. También hace posible dirigir al usuario, mediante notas explicativas, a una clase, categoría o grupo de puntos de acceso que pueden mejorar su búsqueda de información en el catálogo.

La normalización de los puntos de acceso, para el caso de autores, facilita las posibilidades de búsqueda y recuperación de la información requerida, ya que ofrece nuevas formas de trabajo, rapidez y exhaustividad en el tratamiento de la información, recuperación e intercambio de datos. También sirve para aumentar la funcionalidad de los catálogos como elemento indispensable para la recuperación de información documental.

Por lo tanto, es necesario que los autores estén perfectamente identificados para no incurrir en la atribución errónea de unas obras a otros autores distintos que nada tienen que ver con sus publicaciones. Con mucha frecuencia se producen casos de homonimia o personas que desean firmar del mismo modo o coinciden en sus seudónimos. En el caso de las obras editadas, en muchas ocasiones se hace necesario recurrir a los editores para solicitar el nombre completo, el lugar y fecha de nacimiento del autor con el fin de poder deshacer esa homonimia y diferenciar nombres e identificarlos claramente. En otras ocasiones también se pueden distinguir por su profesión o materia sobre la que escriben o son especialistas. Esto último, sólo en el caso de que no hayamos podido averiguar la información biográfica necesaria.

La elección del nombre de un autor personal se basa en la premisa de que sólo debe constituirse en autoridad una sola forma del nombre, independiente de la cantidad de posibilidades bajo las cuales dicho autor haya publicado. La tarea más difícil es la de verificar si un autor que aparece con más de una forma, se trata, en realidad de la misma autoridad o no. Para ello, es indispensable la consulta de las fuentes, utilizar criterios lógicos como la coincidencia en las fechas de publicación y los temas tratados; además de datos biográficos que permitan precisar la entrada normalizada del nombre.

En el caso de la Universidad Nacional, en donde se desarrolló toda mi investigación, es importante comentar que luego de la descentralización de los procesos técnicos en el Departamento de Bibliotecas de la Universidad, en los años 90, se generaron entradas variadas de algunos autores-docentes de la universidad, debido a que los catalogadores en las bibliotecas especializadas no contaban con los catálogos manuales de autoridad, ya que estos se encontraban ubicados en la Sección de Catalogación en la Biblioteca Central.

Esta descentralización de la catalogación dio paso a la creación de bases de datos por bibliotecas especializadas, manejadas en la mayoría de los casos por funcionarios sin conocimientos teóricos ni prácticos en bibliotecología o experiencia en la catalogación y descripción de documentos.

También es necesario anotar que, aunque en la Biblioteca Central existían los catálogos manuales de autoridades de nombre, de materia, de serie y nombres geográficos para ser consultados por los catalogadores; no se consultaban siempre, dando origen a entradas variadas de los autores-docentes de la universidad; como también al uso de encabezamientos no autorizados, lo que desvirtúo el control bibliográfico que se había llevado hasta la fecha.

El trabajo de catalogación realizado en cada una de las bibliotecas especializadas por fuera de las Reglas de Catalogación Angloamericanas y de las políticas establecidas y más aún, sin la consulta previa de las entradas normalizadas, no sólo generó entradas diferentes, sino la duplicación de registros de un mismo documento. Simultáneamente, se presentó que muchos documentos eran recibidos en varias bibliotecas e ingresados al sistema CDS-ISIS, que sólo se podía  trabajar en forma local, es decir, no existía el trabajo en red, que permitiese la consulta para verificar si ya existía el registro bibliográfico del documento y la entrada normalizada del autor.

Esto ocasionó que en el proceso de migración del sistema CDS-ISIS al Sistema de Información Bibliográfica ALEPH, se generaran registros duplicados y entradas variadas de autores-docentes, debido también, a la migración de los datos de los diferentes catálogos, unidos todos, sin una depuración previa que hubiese permitido corregir los errores ya generados.

El objeto de la investigación desarrollada en la Universidad Nacional se orienta a la creación de entradas autorizadas de los autores-docentes para la normalización del catálogo de autoridad de la Dirección de Bibliotecas de la Universidad, con el fin de contar con criterios de unificación de los puntos de acceso dentro de la base de datos y la validación de las autoridades con fuentes autorizadas, como una herramienta para el desarrollo, modernización y cualificación de la base datos institucional. Entiendo por autor-docente los autores, compiladores, editores, ilustradores, prologuistas, traductores asociadas con una obra, que son profesores y docentes de la Universidad.

Se tomó una muestra de 230 docentes de la Facultad de Ciencias Humanas de la Universidad Nacional y la muestra escogida para el desarrollo y prueba piloto se estimó en 69 (sesenta y nueve) autores-docentes, que corresponde al 30% de la población, factor estimado en este tipo de investigación.

El instrumento de recolección de datos que se seleccionó para la ejecución del proceso de investigación fue un cuestionario diseñado específicamente con el fin de obtener la información primaria directamente de los autores-docentes, que permitiera elaborar e ingresar los registros de autoridad en el SIB-ALEPH, teniendo en cuenta que los registros deben cumplir con los estándares de normalización que demandan el control bibliográfico automatizado y la cooperación internacional.

Con el fin de triangular información se crearon registros de autoridad, los cuales tuvieron en cuenta los datos que suministran las páginas Web de cada uno de los Departamentos de la Facultad de Ciencias Humanas, la información que aporta la base de datos administrativa SARA, de la Universidad Nacional de Colombia y la base de datos CvLAC de COLCIENCIAS.

Universidad Nacional

Una experiencia para desarrollar modelos de control de autoridades

Es importante aclarar que no todas la bibliotecas, dentro de su organigrama de gestión de procesos, asumen como principio transversal al trabajo de registro y catalogación, la centralización de los procesos técnicos. Centralizar estos procesos dinamiza la recuperación de la información dentro del mismo Sistema de Información Bibliográfico; a su vez, estimula la creación de un grupo de trabajo cualificado que dirija todos sus esfuerzos a la integración y normalización de cada una de las entradas autorizadas de nombre, título, serie y materias, entre otras. La siguiente propuesta de control y normalización de autoridades, más que un esquema rígido y universal, es expresión de mis reflexiones, investigaciones y trabajo profesional en el campo de la catalogación. Son múltiples las posibilidades que brinda el formato MARC 21 en procura de optimizar la búsqueda y recuperación de la información por parte de los usuarios.

Para la creación del sistema de autoridades de nombre, es necesario parametrizar el Módulo de Autoridades del Software de Información Bibliográfica. Para ello, debe tenerse en cuenta el Formato MARC 21 Conciso para Datos de Autoridad de la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos, emitido por la Oficina de Desarrollo de Redes y Normas MARC, que ha sido traducido al español en colaboración con los integrantes del Consejo Consultivo Latinoamericano para la Cooperación en Catalogación, Proyecto MARC 21 para América Latina, bajo la dirección de Ageo García B., y las Reglas de Catalogación Anglo Americanas (RCAA) 2a. ed. actualizada.

Para el ingreso de los registros de autoridad de nombre en el Software de Información Bibliográfica, se recomienda crear plantillas que contengan información por defecto en algunos campos donde sea necesario, de tal manera que agilice y evite errores en el proceso de digitación de la información requerida. Es necesario también, trabajar con las Reglas Angloamericanas de Catalogación, que permiten determinar la forma. Cabe resaltar que es posible completar datos teniendo en cuenta otras fuentes de referencia.

Los criterios básicos para escoger la forma del nombre son:

§  Las  RCAA 2ª ed. Actualizada, Capítulos 21 a 24 para todo lo relacionado con nombres.

La regla 22.1A, nos pide elegir como base de un asiento para una persona el nombre por el cual se le conoce comúnmente. Este puede ser el nombre verdadero de la persona, su seudónimo, su título de nobleza, el sobrenombre, las iniciales u otro apelativo.

La regla 22.1B, nos pide determinar el nombre por el cual se conoce a la persona comúnmente a partir de las fuentes principales de información de las obras de esa persona publicadas en su propio idioma, como son: la portada, la cubierta, el colofón, etc.

§  Las políticas de la unidad de información en lo relacionado con la normalización de nombres.

§  Las reglas de catalogación RCAA 2ª ed. Actualizada Capítulo  25, para los títulos uniformes.

La autoridad determinada debe tener:

§  Un carácter unívoco

§  Eliminar la homonimia en el caso de los nombres de persona por medio de las fechas asociadas al nombre, los apellidos, nombre religiosos y profesión.

La elección del nombre de un autor se basa en la premisa de que sólo debe constituirse en autoridad una sola forma del nombre, independiente de la cantidad de posibilidades bajo las cuales dicho autor haya publicado.

Consultar las fuentes y utilizar criterios lógicos como la coincidencia en las fechas de publicación o los temas tratados.

Es esencial tener en cuenta los criterios para establecer las referencias cruzadas entre las autoridades por medio de relaciones que puedan ser de equivalencia (véase, úsese  por), jerárquicas (términos genéricos o específicos) y asociativas (véase además). Luego de realizada esta segunda fase, el catálogo de autoridades contendrá dos tipos de registros: los registros de autoridad y los registros de referencia.

Es también necesario contar con criterios para el registro de las autoridades y sus referencias en el formato y software elegido, o la conversión del registro de autoridad a formato de intercambio. De igual manera,  criterios para el mantenimiento del catálogo de autoridades, mediante el control de altas, modificaciones y bajas. Para que el catálogo sea efectivo, el sistema debe ser permanentemente verificado y validado, tanto en relación a las autoridades como a las referencias entre ellas. Es indispensable que el catálogo de autoridad se mantenga de forma coherente porque va a condicionar tanto el acceso a los registros por parte de los usuarios como el trabajo de catalogación en línea que se realiza diariamente.

Como resultado de la creación del catálogo de autoridad se obtiene la consistencia e integridad de la base de datos y es un excelente medio para lograr la precisión en la recuperación de la información, tanto para los usuarios como para los catalogadores.

Se requieren también criterios para el control de autoridades. Éste suministra consistencia e integridad a la base de datos y es un medio que permite la precisión en la recuperación de la  información. Por ello, para Gorman el control de autoridades puede afectar a la propia concepción del catálogo, al que considera “un concepto multidimensional de registros normalizados de documentos que está vinculado a paquetes de información de autoridades no sólo para los nombres sino también para las materias y los títulos de las obras” (FRÍAS, 1997, pág. 98). Difunde una forma de citación normalizada del nombre del autor y la forma normalizada del título de la obra.

Estas formas normalizadas deben actuar como un medio para agrupar la información en estos paquetes que son una especie de registros de autoridad expandidos. La información contenida en los paquetes puede servir como puntos de acceso a la información bibliográfica a través de un sistema de enlace basado en las relaciones bibliográficas:

“El balance sobre los catálogos de autoridad creados por diferentes bibliotecas ha puesto de manifiesto que, si bien es cierto que la mayoría de las bibliotecas han creado sus ficheros de autoridades propios o en red, éstos se utilizan más para normalizar los puntos de acceso que para identificar claramente las distintas autoridades, es decir, se han creado muchas listas de autoridades en las que aparecen sólo los nombres normalizados, y muy pocos catálogos de autoridades con las referencias y explicaciones que prescriben las GARE”. (BEAUDIQUEZ & BOURDON, 1990, págs. 10-12)

Durante el proceso de creación de registros de autoridad se registran ya sean nombres de autores, compiladores, editores, ilustradores, prologuistas, traductores asociados con una obra,  como también los nombres de personas que constituyen un tema o materia de una obra. 

Un ejemplo que encontramos en la Universidad Nacional es el de las obras escritas por Myriam Jimeno, en cuyo caso es autor; y obras sobre Myriam Jimeno en los que es tratado como tema. En ambos casos, la forma del nombre tiene el mismo tratamiento. Para seleccionar la forma del nombre se prefiere la forma más conocida o la más usada por el autor en sus obras.

En relación con los nombres de personas, puede darse el caso de existir varias formas para identificar a la misma persona, como se ilustra en la figura a continuación:

 

Para el proceso de registro de todas las obras de un autor con diferentes denominaciones, se selecciona la forma del nombre que se va a utilizar como forma autorizada del mismo y se establecen las relaciones para las otras formas, con el fin de evitar la búsqueda de una obra por cada una de las diferentes formas del mismo. La figura a continuación ilustra este proceso:

La tipología de nombres distintos para una persona puede incluir nombres de nacimiento, cambio de nombre por matrimonio, seudónimos, nombres artísticos, nombres seguidos de sobrenombre, nombres religiosos, títulos de nobleza y cargos oficiales, entre otros, e incluye también las variaciones idiomáticas y alfabéticas.

Todas estas variaciones requieren el manejo de autoridades en las cuales se establezcan las relaciones entre las diferentes denominaciones, de forma tal que facilita al usuario la localización de todas las obras de un autor bajo una sola denominación.

Se puede concluir que tanto la creación como el control de los catálogos de autoridades, es un trabajo que requiere de esfuerzos, de tiempo y dedicación, ya que como se entiende es un quehacer que nunca finaliza, siempre existen más autores para ingresar en el catálogo de autoridades; además, es indispensable contar con un mantenimiento continuo que permita que el catálogo esté actualizado, tanto en el ingreso de nuevos registros como en la actualización de los registros ya creados, debido a cambios que se puedan dar en el tiempo.

El mantenimiento de las autoridades requiere de una permanente revisión, verificación y validación del sistema, para cargar altas, modificaciones y bajas, actualizando no sólo las autoridades, sino también las referencias cruzadas y sus respectivas relaciones.

Como se aprecia, es esencial conformar equipos a nivel cooperativo que tengan a cargo la creación y control de autoridades (especialmente de los autores regionales, nacionales o autores-docentes de las instituciones universitarias del país), con el objeto de participar en la tarea primordial de la Agencia Bibliográfica Nacional, permitiendo además el intercambio de información que se facilita hoy día, gracias al uso de software que exige el manejo de estándares internacionales como lo son las Normas de Catalogación Angloamericanas y el Formato MARC 21 de Autoridades.

También debe destacarse que el control de autoridades reduce la cantidad de términos controlados que debe manejar el índice invertido del catálogo en línea, ya que las formas variantes de un punto de acceso se almacenan una sola vez en la lista de autoridades, mientras que en el catálogo se almacena una única forma autorizada.

Hoy día,  se considera que el desarrollo de los catálogos de autoridades es un tema que está en la mira de la mayoría de las bibliotecas universitarias y públicas del país. Expresión de ello es su inclusión dentro de los programas académicos en las carreras de Ciencias de la Información y Bibliotecología, que enseñan y transmiten el conocimiento a través de la práctica de las directrices establecidas bajo estándares internacionales para la creación y mejora de los catálogos de autoridad de nombres y de materia. Esto demuestra la madurez de las bibliotecas en la percepción de la necesidad de la normalización.

La creación y el control de los catálogos de autoridades, beneficia la tarea del catalogador en las diferentes unidades de información, ya que permite documentar las decisiones tomadas cuando elige el punto de acceso apropiado para un nuevo registro bibliográfico y cuando formula nuevos puntos de acceso.

El catálogo de autoridades también se debe utilizar para controlar las formas de los puntos de acceso en los registros bibliográficos, que cambian automáticamente cuando lo hacen los mismos registros de autoridad.

Como se observa, los registros de autoridad son el prerrequisito esencial para poder decir que los registros bibliográficos tienen una alta calidad; es decir, si los nombres no están normalizados, si no están representados en un registro de autoridad, ese criterio de calidad simplemente no se cumple. Por lo tanto, para lograr una certificación de calidad de los registros bibliográficos, es necesario capacitar al personal para que pueda hacer registros con formas normalizadas de los nombres de los autores de los materiales bibliográficos. Esto requiere la creación de un registro de autoridad que represente a cada uno de los autores de un documento. Este proceso es sin duda la parte más sofisticada del control bibliográfico, por lo que requiere de recursos humanos altamente capacitados.

De ahí la importancia de contar con manuales estandarizados y didácticos que permitan aprender la norma internacional y aplicarla. El desarrollo de estos manuales es una de las prioridades para lograr la competencia de los catalogadores y excelentes resultados en la instauración de los catálogos de autoridad.

Unido a las reflexiones anteriores, es de vital importancia que las bibliotecas del país den los pasos necesarios para crear y controlar los catálogos de autoridades; ya que una de las ventajas más sentidas es, sin duda alguna, la de facilitar el acceso a los registros bibliográficos, dirigiendo al usuario de la forma del nombre que ha buscado a la forma del nombre utilizada en los registros del catálogo bibliográfico; lo que permite una mayor precisión en la recuperación de información relevante y pertinente sobre los recursos documentales que ofrecen las bibliotecas o unidades de información a sus usuarios.

Para finalizar, debo decir que la existencia de un catálogo de autoridad, no sólo mejora la calidad en la recuperación de la información, reduciendo el riesgo de fracaso en las búsquedas, sino que también es una herramienta válida en otros servicios y tareas de las bibliotecas o unidades de información, como lo son: los servicios de referencia y documentación. Igualmente, al poder verificar con fiabilidad la identidad de un autor o la forma de una materia, permite comprobar en el catálogo si éstos están correctamente representados en los fondos, convirtiéndose así en una ayuda para la evaluación de la colección y la selección de las adquisiciones.

Tomado de: Rosario Valencia.

BIBLIOGRAFÍA

BEAU DIQUEZ, M., & BOURDON, F. (1990). Gestion et utilisation fichiers d'autorité auteurs: bilan et perspectives. Internacional Cataloguing & Bibliographic Control, No. 1 , 10-12.

FRÍAS, J. (1997). El opac y el futuro de los puntos de acceso a la descripción. Boletín de Anabad, Vol. 47, No. 1 , 98.

HERRERO PASCUAL, C. (1999). El control de autoridades. Anales de documentación, No. 2 , 121-136.

JIMENEZ PELAYO, J., & GARCIA BLANCO, R. (2002). Catálogo de autoridades: creación y gestión en unidades documentales. Gijón: Trea.

MALINCONIO, S. M. (1979). Bibliographic data base organization and authority file control. Wilson Library Bulletin, vol. 54 No. 1 , 39 .

Páginas personales de Marina Jiménez Piano. (4 de octubre de 2007). Recuperado el 15 de Febrero de 2007, de http://.www.geocities.com/cienencinas

Tillet, B. B. (2003). Un fichero de autoridades internacional virtual. Principios de Catalogación de IFLA: pasos hacia un codigo internacional de catalogación (págs. 95-107). Madrid: Ministerio de Cultura.

 

 

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Comp. Javier Mejía T. www.exagonobibliotecario.blogspot.com

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